Creazione di una regola di assenza o di risposta automatica

  1. Fare clic su Strumenti > Regole, quindi scegliere Nuovo.

  2. Digitare un nome nel campo Nome regola, ad esempio Regola di assenza.

  3. Fare clic sull'elenco a discesa Quando l'evento è, quindi scegliere Nuovo elemento.

  4. Vicino a E gli elementi sono selezionare Ricevuti. Assicurarsi che non sia selezionata un'altra origine dell'elemento.

  5. Non effettuare selezioni in Tipi di elemento.

  6. Per aggiungere informazioni specifiche alla regola, utilizzare Definisci condizioni. Di seguito sono riportati alcuni esempi di utilizzo della funzionalità Definisci condizioni.

    • Per impostare l'intervallo di validità della regola: Fare clic su Definisci condizioni, selezionare Consegnato nel primo elenco a discesa e In data o Dopo il nel secondo elenco a discesa, quindi selezionare la data di inizio del periodo di assenza nel campo Data. Fare clic sull'elenco a comparsa End, quindi selezionare And. Nella nuova riga fare clic su Consegnato nel primo elenco a discesa, quindi selezionare Alla o dopo la data nel secondo elenco a discesa. Selezionare la data di ritorno dalle ferie nel campo della data, quindi fare clic su OK.

    • Per essere certi che venga inviata una risposta solo agli elementi personali e non a quelli inviati da elenchi di server o newsgroup: Fare clic su Definizione delle condizioni. Dopo aver immesso le informazioni richieste nella finestra di dialogo, fare clic sull'elenco a discesa End, quindi fare clic su And. Nella nuova riga fare clic su A nel primo elenco a discesa e su [ ] Contiene nel secondo elenco a discesa, nel campo successivo immettere il proprio nome, così come viene visualizzato nel campo A di un messaggio.

    • Per verificare che non venga inviata una risposta ad elementi inviati da se stessi (a causa di ritardi nella consegna, utenti incaricati e così via): Fare clic su Definizione delle condizioni. Dopo aver immesso le informazioni richieste nella finestra di dialogo, fare clic sull'elenco a discesa End, quindi fare clic su And. Nella nuova riga, fare clic sul primo elenco a comparsa Da, scegliere [x] Non contiene > nel secondo elenco a discesa e nel campo successivo digitare il nome così come viene visualizzato nel campo Da di un messaggio, infine fare clic su OK.

    • Per rispondere solo a elementi interni: Fare clic su Definizione delle condizioni. Dopo aver immesso le informazioni richieste nella finestra di dialogo, fare clic sull'elenco a discesa End, quindi fare clic su And. Nella nuova riga fare clic su Da nel primo elenco a discesa e su [x] Non contiene nel secondo elenco a discesa, immettere *@* nel campo successivo, quindi fare clic su OK.

  7. In Azioni, fare clic su Aggiungi azione e scegliere Rispondi.

    Verrà visualizzata la finestra di dialogo Rispondi con l'opzione Rispondi al mittente selezionata (non è possibile selezionare Rispondi a tutti). Per includere il messaggio originale del mittente nella risposta, selezionare Includi il messaggio inviato dal mittente. Fare clic su OK.

  8. Digitare un messaggio, ad esempio:

    Sono fuori ufficio dal 3 al 10 settembre Per assistenza, rivolgersi a Marta Ricucci all'interno 1234.

  9. Fare clic su OK.

  10. Fare clic su Salva, verificare che sia presente un segno di spunta accanto alla regola a indicare che l'opzione è attivata, quindi fare clic su Chiudi.

Le regole che attivano una risposta, quale questa regola di assenza, mantengono traccia degli utenti ai quali è stata inviata la risposta affinché venga ricevuta una sola volta.

Per ulteriori informazioni, vedere Note legali.