Controllo della disponibilità

Esecuzione di una ricerca delle ore libere

  1. Nell'appuntamento in corso di creazione, specificare i nomi utente e gli ID delle risorse nel campo A .

  2. Specificare il primo giorno disponibile per la riunione nel campo Data di inizio.

  3. Specificare la durata della riunione.

  4. Fare clic su Ricerca ore libere sulla barra degli strumenti.

    La legenda nella parte inferiore della finestra di dialogo Ricerca ore libere descrive il significato dei diversi motivi Mostra appuntamento come nella griglia.

    Se l'icona icona Informazioni di ricerca ore libere viene visualizzata a sinistra del nome utente o della risorsa, è possibile fare clic sull'ora pianificata davanti a tale nome utente o risorsa nella scheda Impegni individuali per visualizzare ulteriori informazioni sull'appuntamento nella casella sottostante. Tuttavia, è necessario assegnare diritti di lettura per l'appuntamento all'utente o alla risorsa nei rispettivi Elenchi accessi per consentirgli di visualizzare l'icona icona Informazioni di ricerca ore libere. Vedere Concessione di diritti di utente incaricato come proprietario della casella postale.

    Per escludere un nome utente o una risorsa dalla ricerca senza eliminarla, fare clic sulla scheda Ore disponibili, quindi selezionare la casella di controllo accanto all'utente o alla risorsa per deselezionarla. L'esclusione di una persona o di una risorsa dalla ricerca è utile quando un utente (ad esempio un destinatario CC) viene invitato a una riunione a cui però non deve necessariamente partecipare. Per includere il nome di un utente o di una risorsa che è stato precedentemente escluso, fare clic sulla casella di controllo accanto all'utente o alla risorsa da includere.

  5. Per rimuovere un utente o una risorsa dall'elenco Invito alla riunione dopo la ricerca, selezionare la scheda Ore disponibili, fare clic su Invita alla riunione, selezionare il nome utente o la risorsa da rimuovere, premere Cancella, quindi fare clic su OK.

    Questa operazione risulta utile se si includono nella ricerca numerose sale conferenze per individuarne una disponibile, per poi eliminare quelle non desiderate.

  6. Completare e inviare l'appuntamento.

    Per eseguire una ricerca delle ore libere prima di creare un appuntamento, fare clic su Strumenti > Ricerca ore libere. Specificare le informazioni desiderate nella finestra di dialogo Ricerca ore libere, quindi fare clic su OK per eseguire la ricerca. Quando si trova l'ora desiderata per una riunione, fare clic su Richiedi riunione per trasferire le informazioni a una nuova vista appuntamento, quindi completare l'appuntamento.

SUGGERIMENTO:È possibile modificare l'intervallo di ricerca di un appuntamento pianificando quest'ultimo mediante Strumenti > Ricerca ore libere e cambiando il numero nel campo N. di giorni da cercare.

Modifica delle opzioni di Ricerca ore libere

È possibile modificare le impostazioni di default per l'intervallo di ricerca, l'ora e i giorni per tutti gli appuntamenti nella scheda Ricerca ore libere sotto a Opzioni data/ora.

  1. Fare clic su Strumenti > Opzioni.

  2. Fare clic su Calendario > Ricerca ore libere.

  3. Modificare le opzioni desiderate.

  4. Fare clic su OK.

Per ulteriori informazioni, vedere Note legali.