Más keresőmotorokhoz hasonlóan a GroupWise keresőmotor is létrehoz egy, a tételekben található szavakból álló indexet. Ha a Globális keresés eszközzel végzi a keresést, a GroupWise összehasonlítja a keresési feltételek a keresési index szavaival, és megpróbál egyezést találni. Mivel a Globális keresés teljes szavakat keres, nem tud központozást és szótöredékeket megtalálni, hacsak nem használ helyettesítő karaktereket.
Másrészről a Keresés felismeri az egymást követő karaktereket (még akkor is, ha azok nem a teljes szót alkotják) mindaddig, amíg azok pontosan ugyanabban a sorrendben vannak, ahogyan azt a
mezőben megadta.Ha például keres egy olyan elektronikus levelet, melynek tárgya a „Találkozó a következő kedden, téma a projekt állapota”, a keresést elvégezheti a tárgy valamely vagy akár az összes szavára mind a Keresés eszközben, mind a Globális keresésben.
Az alábbiakban néhány példát mutatunk be a leghasznosabb keresési feltételekre, amelyek segítségével a fenti tárgyú e-mail mindkét keresővel megtalálható.
További információ a Jogi megjegyzések.