Vérification de la disponibilité

Recherche des plages disponibles

  1. Pour un rendez-vous que vous créez, spécifiez les noms d'utilisateurs et l'ID des ressources dans le champ Dest.

  2. Dans le champ Date de début, indiquez la première date à laquelle la réunion est susceptible d'avoir lieu.

  3. Définissez la durée du rendez-vous.

  4. Cliquez sur Plages disponibles dans la barre d'outils.

    La légende située dans la partie inférieure de la boîte de dialogue Plages disponibles indique la signification des différents modèles Afficher le rendez-vous comme étant de la grille.

    Si icône Informations sur les plages disponibles apparaît à gauche du nom de l'utilisateur ou de la ressource, vous pouvez cliquer sur une heure planifiée à côté de ces éléments dans l'onglet Agendas individuels pour afficher davantage d'informations sur le rendez-vous dans la zone inférieure. Cependant, l'utilisateur ou le propriétaire de la ressource doit vous donner les droits en lecture sur les rendez-vous de sa liste d'accès pour que l'icône Informations sur les plages disponibles apparaisse. Reportez-vous à Accorder des droits à un mandataire en tant que propriétaire d'une boîte aux lettres.

    Pour exclure une ressource ou un nom d'utilisateur de la recherche sans le supprimer, cliquez sur l'onglet Heures disponibles, puis cochez la case située à côté de la ressource ou de l'utilisateur concerné pour le désélectionner. Exclure un utilisateur ou une ressource de la recherche peut s'avérer pratique si, par exemple, vous devez inviter un utilisateur (comme un destinataire CC) à une réunion mais qu'il ne doit pas obligatoirement y participer. Pour inclure un utilisateur ou une ressource qui ont été exclus, cochez la case correspondante.

  5. Pour supprimer un utilisateur ou une ressource de la liste Inviter à la réunion à l'issue de la recherche, cliquez sur l'onglet Heures disponibles et sur Inviter à la réunion, sélectionnez le nom d'utilisateur ou la ressource à supprimer, appuyez sur la touche Supprimer, puis cliquez sur OK.

    Cette procédure est utile si vous envisagez d'inclure plusieurs salles de conférence dans votre recherche de salles disponibles, puis d'éliminer celles que vous ne souhaitez pas retenir.

  6. Complétez le rendez-vous, puis envoyez-le.

    Cliquez sur Outils > Plages disponibles si vous souhaitez effectuer une recherche de plages disponibles avant d'ouvrir un rendez-vous. Indiquez les informations nécessaires dans la boîte de dialogue Plages disponibles, puis cliquez sur OK pour lancer la recherche. Lorsque vous trouvez une heure qui vous convient, cliquez sur Réunion pour transférer les informations vers une nouvelle vue de rendez-vous, puis complétez le rendez-vous.

INDICATION :vous pouvez modifier la plage de recherche pour un rendez-vous en le planifiant via Outils > Plages disponibles et en modifiant le nombre indiqué dans le champ Nombre de jours à examiner.

Modification des options des plages disponibles

Vous pouvez modifier la plage de recherche, l'heure et les jours par défaut de tous les rendez-vous dans l'onglet Plages disponibles de la boîte de dialogue Options pour la date/heure.

  1. Cliquez sur Outils > Options.

  2. Cliquez sur Agenda > Plages disponibles.

  3. Modifiez les options comme vous le souhaitez.

  4. Cliquez sur OK.

Pour plus d'informations, reportez-vous à la rubrique Mentions légales.