Czynności wykonywane przez regułę

Reguły umożliwiają wysyłanie przesyłek, odpowiadanie na nie oraz przesyłanie ich dalej, jak również wykonywanie różnych czynności na przesyłkach w skrzynce pocztowej i wiele więcej.

Działanie

Rezultat

Wyślij pocztę

Wysyła przygotowaną wiadomość pocztową do odbiorcy, wskazanego w warunkach uruchomienia reguły. Jeśli na przykład użytkownik chce przekazywać informacje swojemu przełożonemu w momencie otrzymywania miesięcznego raportu od pewnej grupy osób, można ustanowić regułę, która będzie wysyłała wiadomość natychmiast po odebraniu raportu przez użytkownika.

Prześlij dalej

Przekazuje przesyłki do jednego lub wielu użytkowników, wskazanych w warunkach uruchomienia reguły. Jeśli na przykład użytkownik pracuje w zespole głównym, może utworzyć regułę, która będzie przekazywała zapiski ze spotkania członkom zespołu rozszerzonego.

Oddeleguj

Deleguje przesyłkę typu spotkanie, notka przypomnienia lub zadanie do innego użytkownika, gdy zostaną spełnione warunki reguły. Jeśli na przykład ktoś zastępuje użytkownika podczas jego nieobecności w biurze, określona reguła umożliwi przekazywanie tej osobie terminów, zadań, czy przypomnień.

Odpowiedz

Wysyła przygotowaną odpowiedź do nadawcy przesyłki, gdy zaistnieją warunki uruchomienia reguły. Odpowiednia reguła może na przykład powodować odpowiadanie na przychodzące przesyłki podczas kilkudniowej nieobecności użytkownika, informując o terminie jego powrotu.

Można użyć funkcji Definiowanie warunków, aby uniemożliwić wysyłanie odpowiedzi do serwerów pocztowych list dyskusyjnych i innych dużych grup.

Akceptuj

Akceptuje spotkanie, notkę przypomnienia lub zadanie, gdy zostaną spełnione warunki uruchomienia reguły. Reguła może na przykład akceptować wszystkie przesyłki ze spotkaniami, które przychodzą od określonego nadawcy.

Kategoria

Przypisuje kategorię do dowolnej przesyłki spełniającej określone warunki. Dostępne są kategorie: Niski priorytet, Pilne, Nawiązanie, Osobiste oraz dowolne zdefiniowane przez użytkownika.

Usuń/odrzuć

Usuwa lub odrzuca przesyłkę, gdy zaistnieją warunki uruchomienia reguły. Reguła może na przykład odrzucać wszystkie przesyłki ze spotkaniami planowanymi na określony dzień tygodnia, jeśli niemożliwe jest uczestniczenie w spotkaniach w tym dniu.

Usuń z kosza

Usuwa przesyłkę z kosza, gdy zostaną spełnione warunki reguły. Na przykład reguła może powodować usunięcie z kosza przesyłek otrzymanych od firmy, która regularnie przysyła niepożądane przesyłki.

Przenieś do folderu

Przenosi przesyłki do folderu, gdy zaistnieją warunki uruchomienia reguły. Użytkownik może na przykład ustalić przenoszenie do wspólnego folderu wszystkich przesyłek zawierających określone słowo w polu Temat.

Przyłącz do folderu

Przyłącza przesyłki do jednego lub wielu folderów, gdy zostaną spełnione warunki uruchomienia reguły. Przyłączenie przesyłki do folderu umożliwia jej wyświetlanie z więcej niż jednego folderu. Jeśli na przykład przesyłka związana jest zarówno z marketingiem, jak też z personelem, można ją umieścić w folderze Marketing, a następnie przyłączyć do folderu Personel. Przesyłkę taką można później otwierać z obu folderów.

Zaznacz jako prywatną

Oznacza jako prywatne wszystkie przesyłki spełniające warunki reguły. Zaznaczenie przesyłki jako prywatnej umożliwia ograniczenie dostępu do niej pełnomocników. Na przykład, reguła może oznaczać wszystkie przesyłki od członków rodziny użytkownika jako prywatne.

Zaznacz jako przeczytaną

Zaznacza jako przeczytane wszystkie przesyłki spełniające warunki uruchomienia reguły. Załóżmy na przykład, że użytkownik przejrzał wątek dyskusji we wspólnym folderze i nie chce dalej go śledzić. Może on zlecić regule zaznaczanie tych przesyłek jako odczytane, co zapobiegnie wyświetlaniu ich na początku listy przesyłek.

Zaznacz jako nieprzeczytaną

Zaznacza jako nieprzeczytane wszystkie przesyłki spełniające warunki uruchomienia reguły. Można na przykład utworzyć regułę uruchamianą przez użytkownika, która zaznaczy jako nieodczytane wszystkie otwarte przesyłki pochodzące od zwierzchnika, aby użytkownik mógł je ponownie przeczytać lub podjąć odpowiednie działania.

Zakończ wykonywanie reguły

Zatrzymuje działanie na przesyłki innych reguł, gdy zaistnieją warunki uruchomienia reguły. Reguły wykonywane są w kolejności wyświetlania ich w oknie dialogowym Reguły. Jeśli inne reguły spełniają kryteria dla danej przesyłki, reguła ta zapobiega ich wykonaniu.

Aby uzyskać więcej informacji, patrz sekcja Informacje prawne.