建立休假規則或自動回覆

  1. 按一下「工具」>「規則」,然後按一下「新增」

  2. 「規則名稱」欄位中輸入名稱,例如「休假規則」

  3. 按一下「當事件是」立現式清單,然後按一下「新項目」

  4. 「項目為」旁邊,選取「已收到」。請確定沒有選擇其他的項目來源。

  5. 請勿在「項目類型」下方做任何選擇。

  6. 使用「定義條件」可以為規則新增特定資訊。以下為使用「定義條件」的範例。

    • 若要設定規則生效的期間: 按一下「定義條件」,然後在第一個下拉式清單中按一下「已傳送」,在第二個下拉式清單中按一下「在日期之中或之後」,接著在日期欄位中選取要休假的日期。按一下「結束」立現式清單,然後按一下「與」。在新的一列中,於第一個下拉式清單中按一下「已傳送」,第二個下拉式清單中按一下「在日期之中或之前」。在日期欄位中,選取您休假結束要回來上班的日期,然後按一下「確定」

    • 若要確保只回覆特別傳遞給您 (而非清單伺服器或新聞群組) 的項目: 按一下「定義條件」。如果您已經在該對話方塊中指定資訊,請按一下「結束」立現式清單,然後按一下「與」。在新的一列中,於第一個下拉式清單中按一下「收件者」,第二個下拉式清單中按一下「[ ] 包含」,然後在下一個欄位中輸入您的姓名 (使用顯示於郵件訊息「收件者」欄位時的格式)。

    • 若要確保不回覆自己傳來的項目 (可能因為延遲遞送、代理或其他因素造成): 按一下「定義條件」。如果您已經在該對話方塊中指定資訊,請按一下「結束」立現式清單,然後按一下「與」。在新的一列中,於第一個下拉式清單中按一下「寄件者」,第二個下拉式清單中按一下「[x] 不包含」 > ,並在下一個欄位中輸入您的姓名 (使用顯示於郵件訊息「寄件者」欄位時的格式),然後按一下「確定」

    • 如果只想回覆內部項目: 按一下「定義條件」。如果您已經在該對話方塊中指定資訊,請按一下「結束」立現式清單,然後按一下「與」。在新的一列中,於第一個下拉式清單中按一下「寄件者」,第二個下拉式清單中按一下「[x] 不包含」,並在下一個欄位中輸入「*@*」,然後按一下「確定」

  7. 「動作為」下方,按一下「新增動作」,然後按一下「回覆」

    「回覆」對話方塊即會出現,顯示出「回覆寄件者」已選取 (不能選取「全部回覆」)。如果您希望回覆之中包含寄件者原來的訊息,請選取「包含寄件者的訊息」。按一下「確定」

  8. 輸入一段訊息,例如:

    9 月 3 日至 9 月 10 日,我不在辦公室。在此期間如需任何幫助,請聯絡 Martha Robbins,分機號碼為 1234。

  9. 按一下「確定」

  10. 按一下「儲存」,確保規則旁邊顯示有核取標記 (表示已啟用該項規則),然後按一下「關閉」

會觸發回覆的規則 (例如這個假期規則) 會記錄回覆的收件者,以確保回覆只會送給該收件者一次。

有關更詳細的資訊,請參閱 法律聲明.