Vapaan ajan tarkistaminen

Vapaan ajan etsiminen

  1. Määritä Jakelu-kenttään käyttäjätunnukset ja resurssit luomaasi ajanvarausta varten.

  2. Määritä Aloituspäivämäärä-kenttään päivä, josta alkaen haluat etsiä vapaata ajankohtaa.

  3. Määritä tapaamisen kesto.

  4. Napsauta työkalurivissä Vapaan ajan etsintä.

    Vapaan ajan etsintä -valintaikkunan alareunassa olevassa selitteessä esitetään ruudukon ajanvaraustyypit.

    Jos käyttäjän tai resurssin nimen vasemmalla puolella näkyy Vapaan ajan etsinnän tiedot -kuvake, saat lisätietoja ajanvarauksesta napsauttamalla Omat aikataulut -välilehdessä käyttäjänimen tai resurssin kohdalla olevaa ajanvarausta. Saat Vapaan ajan etsinnän tiedot -kuvake-kuvakkeen näkyviin vain, jos käyttäjätunnuksen tai resurssin omistaja on antanut sinulle ajanvarauksien lukuvaltuudet Valtuuksien antaminen -luettelossa. Lisätietoja saat kohdasta Käyttövaltuutusten myöntäminen postilaatikon omistajana.

    Jos haluat sulkea haun ulkopuolelle jonkin käyttäjätunnuksen tai resurssin poistamatta sitä, valitse Käytettävissä olevat ajat -välilehti ja poista käyttäjän tai resurssin nimen vieressä olevan valintaruudun valinta. Henkilön tai resurssin poistaminen hausta on esimerkiksi silloin hyödyllistä, kun henkilö (kuten Tiedoksi-vastaanottaja) halutaan kutsua kokoukseen, mutta hänen läsnäolonsa ei ole välttämätöntä. Sisällytä poistettu käyttäjä tai resurssi haettavien joukkoon napsauttamalla nimen vieressä olevaa valintaruutua.

  5. Jos haluat poistaa käyttäjätunnuksen tai resurssin Kutsu kokoukseen -luettelosta haun jälkeen, valitse Käytettävissä olevat ajat -välilehti, valitse Kutsu kokoukseenja valitse sitten poistettava käyttäjätunnus tai resurssi ja paina Delete-näppäintä ja valitse lopuksi Kyllä.

    Tästä on hyötyä, jos etsit sopivaa vapaana olevaa aikaa useista neuvotteluhuoneista ja haluat poistaa ne, joita et halua.

  6. Tee ajanvaraus valmiiksi ja lähetä se.

    Jos haluat tehdä vapaan ajan etsinnän ennen ajanvarauksen luomista, valitse Työkalut > Vapaan ajan etsintä. Määritä tarvittavat tiedot Vapaan ajan etsintä -valintaikkunassa ja suorita haku valitsemalla OK. Kun löydät haluamasi ajankohdan kokoukselle, valitse Tee kokouspyyntö, jolloin tiedot siirretään uuteen ajanvarausnäkymään. Täytä sen jälkeen ajanvarauksen tiedot.

VIHJE:Voit muuttaa ajanvarauksen hakua valitsemalla Työkalut > Vapaan ajan etsintä ja määrittämällä Etsittävien päivien määrä -kenttään haluamasi päivien määrän.

Vapaan ajan etsinnän asetusten muokkaaminen

Voit muuttaa kaikkien ajanvarausten oletuskellonaikoja ja -päivämääriä Vapaan ajan etsintä -välilehden päivämäärän ja kellonajan määrityksissä.

  1. Valitse Työkalut > Määritykset.

  2. Valitse Kalenteri > Vapaan ajan etsintä.

  3. Muuta haluamiasi määrityksiä.

  4. Valitse OK.

Lisätietoja on kohdassa Tekijänoikeustiedot.