A szabályokkal végrehajtható műveletek

Használhat szabályokat tételek küldéséhez, válaszolásához, továbbításához, különféle műveletek végrehajtására a postafiókjában stb.

Művelet

Eredmény

Levél küldése

Az előre elkészített levelet elküldi a címzetteknek a feltételek teljesülésekor. Ha például minden alkalommal tájékoztatnia kell a főnökét, amikor egy másik csoporttól havi jelentés érkezik, akkor egy szabály segítségével a jelentés beérkezésekor automatikusan küldhet egy üzenetet főnökének.

Továbbítás

A tételeket egy vagy több felhasználóhoz továbbítja a feltételek teljesülésekor. Ha például belső munkatársként dolgozik egy csoportban, akkor egy szabály segítségével továbbíthatja a találkozók jegyzőkönyvét a külső munkatársaknak.

Átruházás

A találkozót, feljegyzést vagy tennivalót átadja egy másik felhasználónak, ha a feltételek teljesülnek. Ha például távollétében másra bízta feladatai ellátását, akkor a szabály segítségével a találkozókat, tennivalókat és feljegyzéseket átruházhatja erre a személyre.

Válasz

Elküldi az előre elkészített választ a feladónak a feltételek teljesülésekor. Ha esetleg több napot kell távol töltenie az irodától, akkor a szabály segítségével az összes beérkező tételre küldhető egy válasz, amelyben megadja visszatérésének időpontját.

A Feltételek megadása lehetőség segítségével megakadályozhatja, hogy a rendszer levelezőlista-kiszolgálóknak és egyéb nagy csoportoknak is elküldje ezt a válaszlevelet.

Elfogadás

Elfogadja a találkozót, tennivalót vagy feljegyzést a feltételek teljesülésekor. A szabállyal elfogadható például egy bizonyos feladó által javasolt valamennyi találkozó.

Kategória

Kategóriába sorol bármely, a megadott feltételeknek megfelelő tételt. Létező kategóriák: alacsony prioritású, sürgős, nyomkövetés, személyes, valamint egyéb, a felhasználó által meghatározott kategóriák.

Törlés/Elutasítás

Töröl vagy elutasít bármely tételt a feltételek teljesülése esetén. A szabály elutasíthatja például a hét egy bizonyos napjára szóló találkozókat, ha Ön azon a napon rendszerint nem ér rá.

Tétel kiürítése

A lomtár tételeinek törlése a feltétel teljesülésekor. A szabály segítségével például üríthetők azok a tételek, amelyek kéretlen reklámleveleket küldő cégtől származnak.

Áthelyezés mappába

A tételeket áthelyezi egy mappába a feltételek teljesülése esetén. A szabállyal például elérheti, hogy a Tárgy mezőben egy adott szót tartalmazó minden tétel átkerüljön egy megosztott mappába.

Csatolás mappához

A tételeket egy vagy több mappához csatolja a feltételek teljesülése esetén. Mappához csatolás után a tétel több mappából is megtekinthetővé válik. Például a Marketinghez és a Személyzeti osztályhoz is kapcsolódó tétel elhelyezhető a Marketing mappában, majd csatolni lehet a Személyzeti mappához. Így a tétel mindkét mappából megnyitható.

Magánjellegű

A feltételeknek megfelelő összes tételt magánjellegűvé nyilvánítja. A magánjellegű tételek esetében korlátozható a helyettesek hozzáférési lehetősége. Például egy szabály segítségével a családtagjaitól kapott összes levelet a magánjellegű kategóriába sorolhat.

Megjelölés megnyitottként

A feltételeknek megfelelő összes tételt megnyitottként jelöli meg. Ha például egy közös mappában található üzenetlánc megtekintése során egy bizonyos üzenet után már nem kívánja tovább követni a beszélgetést, akkor a szabály annak valamennyi tételét megjelölheti olvasottként, így azok nem kerülnek újra a tétellista elejére.

Megjelölés meg nem nyitottként

A feltételeknek megfelelő valamennyi tételt meg nem nyitottként jelöli meg. Egy felhasználó által aktivált szabály segítségével például a felettesétől érkező valamennyi tételt megjelölheti olvasatlanként, így emlékeztetheti magát, hogy újra el kell olvasnia vagy végre kell hajtania a bennük leírt feladatokat.

Szabály végrehajtásának leállítása

Megakadályozza más szabályok műveleteinek végrehajtását a feltételeknek megfelelő tételek esetében. A szabályok végrehajtása a Szabályok párbeszédpanelen megadott sorrendben történik. Ha a tételre különben más szabályok vonatkoznak, ez a szabály megakadályozza azok végrehajtását.

További információ a Jogi megjegyzések.