Podobnie jak inne programy wyszukujące, program wyszukujący GroupWise tworzy indeks zawierający całe wyrazy znajdujące się w przeszukiwanych przesyłkach. Podczas wyszukiwania za pomocą wyszukiwania globalnego program GroupWise porównuje kryteria wyszukiwania i próbuje dopasować je do wyrazów z indeksu wyszukiwania. Funkcja wyszukiwania globalnego szuka całych wyrazów, dlatego nie znajduje ona znaków interpunkcyjnych ani fragmentów wyrazów, chyba że użyte zostaną symbole wieloznaczne.
Funkcja Znajdź rozpoznaje natomiast kolejno występujące po sobie znaki, nawet jeśli nie składają się one na cały wyraz, o ile tylko występują one dokładnie w takiej samej kolejności, w jakiej zostały wpisane w polu wyszukiwania
.Jeśli szukana jest na przykład wiadomość e-mail z tematem „We wtorek spotkanie w sprawie stanu projektu”, można wyszukiwać dowolne lub wszystkie wyrazy z tematu za pomocą funkcji Znajdź lub funkcji wyszukiwania globalnego.
Poniżej podajemy kryteria pomyślnego wyszukiwania, dzięki którym t wiadomość zostanie wyszukana za pomocą dowolnego narzędzia:
Aby uzyskać więcej informacji, patrz sekcja Informacje prawne.