الإجراءات التي تنفذها القاعدة

يمكنك استخدام قواعد لإرسال عناصر والرد عليها وإعادة توجيهها وكذلك لتنفيذ إجراءات متعددة على العناصر في "علبة البريد"، وغير ذلك.

الإجراء

النتيجة

إرسال بريد

إرسال رسالة بريدية تم تحضيرها إلى المستلمين المحددين في حالة استيفائهم شروط القاعدة. على سبيل المثال، إذا أردت إعلام رئيسك في كل مرة تستلم فيها تقريرًا شهريًا من مجموعة أشخاص آخرين، يمكنك تحديد قاعدة تنص على توجيه رسالة بمجرد استلام التقرير.

إعادة توجيه

إعادة توجيه العناصر إلى مستخدم واحد أو أكثر في حالة استيفائها لشروط القاعدة. على سبيل المثال، إذا كنت عضوًا في فريق رئيسي، يمكن إنشاء قاعدة لإعادة توجيه ملاحظات الاجتماع إلى أعضاء الفرق الفرعية.

المفوّض

تفويض موعد أو ملاحظة تذكير أو مهمة إلى مستخدم آخر في حالة استيفائه شروط القاعدة. على سبيل المثال، إذا كان هناك شخص يحل محلك في حالة عدم وجودك في المكتب، تستطيع تحديد قاعدة تنص على تفويض المواعيد أو المهام أو ملاحظات التذكير لهذا الشخص.

رد

إرسال رد تم تحضيره إلى المرسل في حالة استيفاء شروط القاعدة. على سبيل المثال، إذا تطلبت ظروفك أن تتواجد خارج المكتب لعدة أيام، يمكن إعداد قاعدة للرد على العناصر الواردة وتحدد موعد عودتك.

يمكنك استخدام تعريف الشروط لمنع انتقال الردود إلى خوادم قوائم البريد أو المجموعات الكبيرة الأخرى.

قبول

قبول موعد أو ملاحظة تذكير أو مهمة في حالة استيفاء شروط القاعدة. على سبيل المثال، يمكن أن تقبل القاعدة كل المواعيد من فرد معين.

الفئة

تعيين فئة لأي عنصر يستوفي الشروط المحددة. تتضمن الفئات فئات ذات أولوية منخفضة وعاجلة ومتابعة وشخصية، وأية فئة أخرى محددة من قِبل المستخدم.

حذف/رفض

حذف أي عنصر أو رفضه في حالة استيفاء شروط القاعدة. على سبيل المثال، يمكن أن ترفض القاعدة أي موعد مجدول ليوم معين من الأسبوع في حالة عدم تواجدك بصورة دائمة لحضور الاجتماعات في ذلك اليوم.

إفراغ عنصر

حذف العناصر من "المحذوفات" في حالة استيفاء شروط القاعدة. على سبيل المثال، يمكن للقاعدة إفراغ العناصر المستلمة من شركة معينة عادةً ما ترسل لك بريدًا غير هام.

النقل إلى مجلد

نقل العناصر إلى مجلد في حالة استيفاء شروط القاعدة. على سبيل المثال، قد تريد نقل كافة العناصر التي تحتوي على كلمات معينة في المربع الموضوع إلى مجلد عام.

ارتباط بمجلد

ربط العناصر بمجلد واحد أو أكثر في حالة استيفاء شروط القاعدة. تتيح لك عملية ربط العنصر بمجلد إمكانية عرض العنصر من أكثر من مجلد. على سبيل المثال، إذا كان لديك عنصرًا مرتبطًا بكل من "التسويق" و"الموظفين"، يمكنك وضعه في المجلد "التسويق"، ثم ربطه بالمجلد "الموظفين". يمكنك حينئذ فتح العنصر من كلا المجلدين.

وضع علامة خاص

وضع العلامة "خاص" على كل العناصر التي تطابق شروط القاعدة. في حالة وضع العلامة "خاص" على أحد العناصر، يمكنك تقييد وصول وكلائك إلى هذا العنصر. على سبيل المثال، يمكنك تحديد قاعدة لوضع علامة "خاص" على كل العناصر من أعضاء عائلتك.

وضع علامة مقروء

وضع علامة على كل العناصر التي تطابق شروط القاعدة كما لو كان قد تم قراءتها. على سبيل المثال، إذا كنت تلقي نظرة سريعة على سلسلة الرد في مجلد مشترك ولا ترغب في تتبعها أكثر من ذلك، يمكن للقاعدة وضع علامة مقروء على كل العناصر الموجودة في السلسلة بحيث لا يتم فرزها في مقدمة "قائمة العناصر".

وضع علامة غير مقروء

وضع علامة على كل العناصر التي تطابق شروط القاعدة كما لو لم تتم قراءتها بعد. على سبيل المثال، يمكنك إنشاء قاعدة يستطيع المستخدم تنشيطها لوضع علامة غير مقروء على كل العناصر التي قمت بفتحها من الإدارة كوسيلة لتذكرتك بإعادة قراءتهم مرة أخرى أو اتخاذ الإجراء المناسب لهم.

إيقاف معالجة القاعدة

إيقاف قيام القواعد الأخرى بمعالجة العناصر التي تستوفي شروط القاعدة. يتم تنفيذ القواعد بالترتيب الذي يتم سردها به في مربع الحوار "قواعد". إذا كانت هناك قواعد أخرى سوف تؤثر بشكل طبيعي على تلك العناصر، يمنع إجراء هذه القاعدة تنفيذ القواعد الأخرى.

لمزيد من المعلومات، انظر الإشعارات القانونية.