ルールで実行できるアクション

ルールを使用すると、項目を送信、返信、および転送する、メールボックス内の項目に対してさまざまなアクションを実行するなどの操作を行うことができます。

アクション

結果

メール送信

ルールの条件に合ったとき、作成済みのメールを指定された宛先に送信します。たとえば、他のグループから月間報告書を受け取るたびに、上司に通知する必要がある場合、報告書を受け取ったらすぐにメールを送信するルールを作成することができます。

転送

ルールの条件に合ったとき、1人または複数のユーザに項目を転送します。たとえば、中心的なチームで仕事をしている場合、ミーティングの議事録を他のメンバーに転送するルールを作成することができます。

委任

ルールの条件に合ったとき、アポイント、メモ、またはタスクを別のユーザに委任します。たとえば、オフィスを留守にした間に誰かが仕事を代わってくれる場合、アポイント、タスク、メモをその人に委任するルールを作成することができます。

返信

ルールの条件に合ったとき、作成済みの返信を送信者に送ります。たとえば、数日間出張しなければならない場合、いつ帰ってくるかを受信した項目に対して返信するルールを作成することができます。

返信がメールリストサーバやその他の大きいグループに送信されないようにするために、[条件定義]を使用することもできます。

承諾

ルールの条件に合ったとき、アポイント、メモ、タスクを受諾します。たとえば、特定の人からのすべてのアポイントを受諾するルールを作成することができます。

カテゴリ

指定した条件を満たす項目にカテゴリを割り当てます。カテゴリには、[優先度 - 低]、[緊急]、[フォローアップ]、[パーソナル]、およびその他のユーザ定義カテゴリがあります。

削除/拒否

ルールの条件に合ったとき、それらの項目をすべて削除または拒否します。たとえば、週のある曜日のミーティングにいつも出席できない場合、その日にスケジュール設定されているアポイントをすべて拒否するルールを作成することができます。

項目を消す

ルールの条件に合ったとき、それらの項目をごみ箱から削除します。たとえば、定期的にジャンクメールを送りつけてくる会社からの項目をごみ箱から削除するルールを作成することができます。

フォルダに移動

ルールの条件に合ったとき、それらの項目をフォルダに移します。たとえば、[件名]ボックスにある単語を含む項目をすべて1つのフォルダに移動することができます。

フォルダにリンク

ルールの条件に合ったとき、項目を1つまたは複数のフォルダにリンクします。項目をフォルダにリンクすると、2つ以上のフォルダで項目を表示することができます。たとえば、マーケティングと人事に関連した項目がある場合、その項目を[マーケティング]フォルダに入れ、[人事]フォルダにリンクします。そうすれば項目をどちらのフォルダからも開くことができます。

個人秘マーク

ルールの条件に合うすべての項目に、個人秘マークを付けます。項目が個人秘としてマークされている場合、代理人による項目へのをアクセスを制限することができます。たとえば、ルールを使用して、家族のメンバーからのすべての項目に[個人秘]のマークを付けることができます。

開封済みマーク

ルールの条件に合うすべての項目に、読んだことを示すマークを付けます。たとえば、共用フォルダ内の返信スレッドに目を通していて、履歴を最後まで読みたくない場合、これらの項目が項目リストの上部に表示されないように、履歴の中のすべての項目に読んだことを示すマークを付けるルールを作成することができます。

未開封マーク

ルールの条件に合うすべての項目に、まだ読んでいないことを示すマークを付けます。たとえば、上司から受け取った開封済みの項目すべてに未読マークを付けて、再読するようにしたり、それに基づいて行動するようにルールを作成することができます。

処理中のルールを停止

ルールの条件に合う項目に対して、他のルールがアクションを実行しないようにします。ルールは[ルール]ダイアログボックスのリストの順に実行されます。このアクションを指定することにより、ルールの条件に合致した場合、後に続くルールの実行を中断することができます。

詳細については、「 保証と著作権.