Kontrollere tilgjengelighet

Finne ledige tidspunkter

  1. I en avtale du oppretter, angir du brukernavn og ressurs-IDer i Til-feltet.

  2. Angi den første mulige dagen for møtet i Startdato-feltet.

  3. Angi møtets varighet.

  4. Klikk Søk etter ledig tidspunkt på verktøylinjen.

    Symbolforklaringen nederst i dialogboksen Søk etter ledig tidspunkt forklarer de forskjellige Vis avtale som-kombinasjonene i rutenettet.

    Hvis Ikon for informasjon for Søk etter ledig tidspunkt vises til venstre for brukernavnet eller ressursen, kan du klikke et planlagt klokkeslett overfor brukernavnet eller ressursen på fanen Enkelttidsplaner for å vise mer informasjon om avtalen i boksen nedenfor. Brukeren eller ressurseieren må imidlertid gi deg leserettigheter for avtaler i tilgangslisten før Ikon for informasjon for Søk etter ledig tidspunkt-ikonet vises. Se Gi stedfortrederrettigheter som postkasseeier.

    Hvis du vil ekskludere et brukernavn eller en ressurs fra søket uten å slette navnet/ressursen, klikker du kategorien Tilgjengelige tidspunkter og klikker avkrysningsboksen ved siden av brukeren eller ressursen du vil ekskludere. Å ekskludere en person eller ressurs fra søket er nyttig hvis en bruker (for eksempel en kopimottaker) skal innkalles til et møte, men ikke nødvendigvis må delta. Hvis du vil inkludere et bruker- eller ressursnavn som er ekskludert, klikker du avkrysningsboksen ved siden av brukeren eller ressursen du vil velge.

  5. Hvis du vil fjerne en bruker eller ressurs fra listen Innkall til møte etter søket, klikker du Tilgjengelige tidspunkter og deretter Innkall til møte. Merk brukernavnet eller ressursen du vil fjerne, og klikk Slett og deretter OK.

    Dette er nyttig hvis du vil inkludere flere konferanserom i søket for å finne et som er tilgjengelig, og deretter eliminere rommene du ikke vil ha.

  6. Fullfør og send avtalen.

    Hvis du vil kjøre Søk etter ledig tidspunkt før du åpner en avtale, klikker du Verktøy > Søk etter ledig tidspunkt. Angi informasjonen i dialogboksen Søk etter ledig tidspunkt, og klikk OK for å starte søket. Når du finner et tidspunkt du vil bruke til et møte, klikker du Be om møte for å overføre informasjonen til en ny møtevisning før du fullfører avtalen.

TIPS:Du kan endre søkeintervallet for en avtale ved å planlegge avtalen ved hjelp av Verktøy > Søk etter ledig tidspunkt og endre tallet i feltet Antall dager det skal søkes i.

Endre alternativer for Søk etter ledig tidspunkt

Du kan endre standarder for søkeintervall, klokkeslett og dager for alle avtaler i kategorien Søk etter ledig tidspunkt i alternativene for dato og klokkeslett.

  1. Klikk Verktøy > Alternativer.

  2. Klikk Kalender > Søk etter ledig tidspunkt.

  3. Endre alternativene du vil bruke.

  4. Klikk OK.

Du finner mer informasjon under Juridiske merknader.