Erstellen einer Urlaubsregel oder automatischen Antwort

  1. Klicken Sie auf Werkzeuge > Regeln und dann auf Neu.

  2. Geben Sie im Feld Regelname einen Namen, beispielsweise Urlaubsregel, ein.

  3. Klicken Sie auf die Dropdown-Liste Bei Ereignis und anschließend auf Neue Nachricht.

  4. Wählen Sie neben Und Nachrichten die Option Empfangen. Vergewissern Sie sich, dass keine andere Nachrichtenquelle ausgewählt ist.

  5. Legen Sie im Bereich Nachrichtenkategorien keine Auswahloptionen fest.

  6. Mit der Option Bedingungen definieren können Sie Ihrer Regel bestimmte Informationen hinzufügen. Es folgen Beispiele zur Verwendung der Option Bedingungen definieren.

    • Wenn Sie die Datumsangaben für die Gültigkeit der Regel einrichten möchten: Klicken Sie auf Bedingungen definieren und anschließend in der ersten Dropdown-Liste auf Zugestellt. Klicken Sie in der zweiten Dropdown-Liste auf An oder nach Datum und wählen Sie anschließend im Feld für das Datum das Datum aus, ab dem Sie in Urlaub sind. Klicken Sie auf die Dropdown-Liste Ende und anschließend auf Und. Klicken Sie in der neuen Zeile in der ersten Dropdown-Liste auf Zugestellt. Klicken Sie in der zweiten Dropdown-Liste auf An oder vor Datum und wählen Sie im Feld für das Datum das Datum aus, ab dem Sie wieder zurück sind. Klicken Sie anschließend auf OK.

    • So stellen Sie sicher, dass nur Nachrichten beantwortet werden, die nicht an Listenserver oder Newsgroups, sondern direkt an Sie gesendet wurden: Klicken Sie auf Bedingungen definieren. Wenn Sie in diesem Dialogfeld bereits Informationen angegeben haben, klicken Sie in der Dropdown-Liste auf Ende und anschließend auf Und. Klicken Sie in der neuen Zeile in der ersten Dropdown-Liste auf An. Klicken Sie in der zweiten Dropdown-Liste auf [ ] Enthält. Geben Sie im nächsten Feld Ihren Namen ein, wie er im Feld Aneiner E-Mail-Nachricht angezeigt wird.

    • So stellen Sie sicher, dass Sie nicht auf eigene Nachrichten antworten (dies ist bei verzögerter Zustellung, Vertretungen usw. möglich): Klicken Sie auf Bedingungen definieren. Wenn Sie in diesem Dialogfeld bereits Informationen angegeben haben, klicken Sie in der Dropdown-Liste auf Ende und anschließend auf Und. Klicken Sie in der neuen Zeile in der ersten Popup-Liste auf Von, klicken Sie in der zweiten Dropdown-Liste auf [x] Enthält nicht, geben Sie im nächsten Feld Ihren Namen ein, wie er im Feld Von einer E-Mail-Nachricht angezeigt wird, und klicken Sie auf OK.

    • Wenn Sie nur auf interne Nachrichten antworten möchten: Klicken Sie auf Bedingungen definieren. Wenn Sie in diesem Dialogfeld bereits Informationen angegeben haben, klicken Sie in der Dropdown-Liste auf Ende und anschließend auf Und. Klicken Sie in der neuen Zeile in der ersten Dropdown-Liste auf Von. Klicken Sie in der zweiten Dropdown-Liste auf [x] Enthält nicht. Geben Sie im nächsten Feld *@* ein und klicken Sie anschließend auf OK.

  7. Klicken Sie unter Ausgeführte Aktionen auf Aktion hinzufügen und anschließend auf Antwort.

    Das Dialogfeld "Antwort" wird angezeigt, wobei Antwort an Sender markiert ist. (Die Option Antwort an alle kann nicht ausgewählt werden.) Wenn Sie in Ihrer Antwort die ursprüngliche Nachricht des Senders zitieren möchten, wählen Sie Inklusive Mitteilung des Senders. Klicken Sie auf OK.

  8. Geben Sie eine Mitteilung ein, beispielsweise:

    Vom 3. bis 10. September bin ich nicht im Büro. Wenden Sie sich bei Fragen während dieses Zeitraums bitte unter der Durchwahl 1234 an Martha Roberts.

  9. Klicken Sie auf OK.

  10. Klicken Sie auf Speichern. Stellen Sie sicher, dass neben der Regel ein Häkchen ist, das anzeigt, dass diese aktiviert ist, und klicken Sie anschließend auf Schließen.

Regeln, die eine Antwort auslösen (beispielsweise diese Urlaubsregel), speichern, wem eine Antwort gesendet wurde und stellen sicher, dass eine Antwort nur ein Mal an diesen Benutzer gesendet wird.

Weitere Informationen hierzu finden Sie unter Rechtliche Hinweise.