Prüfen der Verfügbarkeit

Ausführen einer Terminzeitensuche

  1. Geben Sie in dem zu erstellenden Termin die Benutzernamen und Ressourcen-IDs in das Feld An ein.

  2. Geben Sie den ersten möglichen Tag für die Besprechung in das Feld Anfangsdatum ein.

  3. Geben Sie die Dauer der Besprechung ein.

  4. Klicken Sie Terminzeitensuche auf der Symbolleiste an.

    Die Legende am unteren Rand des Dialogfelds "Terminzeitensuche" zeigt die Bedeutung der verschiedenen Muster "Terminzeit kennzeichnen als" im Raster an.

    Wenn Infosymbol ""Terminzeitensuche" links vom Benutzernamen oder der Ressource angezeigt wird, können Sie im Register "Einzelterminpläne" auf die zu einem Benutzernamen oder einer Ressource gehörende Terminzeit klicken, um sich in dem Feld darunter zusätzliche Informationen anzeigen zu lassen. Damit Sie dies tun können, muss Ihnen der Benutzer oder Ressourceneigentümer jedoch zunächst Terminleserechte in seiner Zugriffsliste einräumen, bevor das Symbol Infosymbol "Terminzeitensuche" angezeigt wird. Weitere Informationen hierzu finden Sie unter Gewähren von Vertretungsrechten als Mailbox-Eigentümer.

    Um einen Benutzer- oder Ressourcennamen von der Suche auszuschließen, ohne ihn zu löschen, klicken Sie auf das Register Verfügbare Zeiten und anschließend auf das Kontrollkästchen neben dem Benutzer- oder Ressourcennamen, um die Auswahl aufzuheben. Das Ausschließen einer Person oder Ressource von einer Suche ist sinnvoll, wenn der Benutzer (vergleichbar mit einem CC-Empfänger) zwar zu der Besprechung eingeladen werden soll, aber nicht unbedingt daran teilnehmen muss. Zur Auswahl eines zuvor ausgeklammerten Benutzers oder einer Ressource klicken Sie auf das Kontrollkästchen neben dem Benutzer oder der Ressource.

  5. Um einen Benutzer oder eine Ressource nach der Suche aus der Liste Zu Besprechung einladen zu entfernen, klicken Sie auf den Karteireiter Verfügbare Zeiten und klicken Sie auf Zu Besprechung einladen. Wählen Sie dann den zu entfernenden Benutzer- oder Ressourcennamen aus, drücken Sie die Entf-Taste und klicken Sie anschließend auf OK.

    Dieses Vorgehen empfiehlt sich beispielsweise, wenn Sie mehrere Konferenzräume in die Suche einbeziehen möchten, von denen einer frei war, und Sie die nicht benötigten Räume wieder entfernen möchten.

  6. Stellen Sie den Termin fertig und senden Sie ihn.

    Wenn Sie eine Suche nach freien Terminzeiten durchführen möchten, ohne zuerst einen Termin zu erstellen, klicken Sie auf Werkzeuge > Terminzeitensuche. Geben Sie die entsprechenden Informationen im Dialogfeld "Terminzeitensuche" ein und klicken Sie anschließend auf OK, um eine Suche nach freien Terminzeiten durchzuführen. Wenn Sie die gewünschte Terminzeit ermittelt haben, klicken Sie auf Besprechung anfordern, um die Informationen zu übernehmen und das Terminlayout zu vervollständigen.

TIPP:Sie können den Suchbereich für einen Termin ändern, indem Sie den Termin mit Werkzeuge > Terminzeitensuche planen und die Zahl im Feld Anzahl der zu durchsuchenden Tage ändern.

Ändern von Suchoptionen für die Terminzeitensuche

Sie können die Standardeinstellungen für den Suchbereich, die Zeit und die Tage für alle Termine im Register Terminzeitensuche in den Datumsoptionen ändern.

  1. Klicken Sie auf Werkzeuge > Optionen.

  2. Klicken Sie auf Kalender > Terminzeitensuche.

  3. Ändern Sie die gewünschten Optionen.

  4. Klicken Sie auf OK.

Weitere Informationen hierzu finden Sie unter Rechtliche Hinweise.