Acties die een regel kan uitvoeren

U kunt regels gebruiken om items te verzenden, te beantwoorden of door te sturen, verschillende acties uit te voeren op items in uw Postbus en nog veel meer.

Actie

Resultaat

Bericht verzenden

Als aan de regelvoorwaarden is voldaan, wordt een voorbereid bericht verzonden naar de ontvangers die u hebt opgegeven. Stel dat u telkens uw chef op de hoogte moet stellen wanneer u een maandrapport van een andere groep medewerkers ontvangt. U kunt een regel dan een bericht laten sturen zodra u het rapport ontvangt.

Doorsturen

Als aan de regelvoorwaarden is voldaan, worden items doorgestuurd naar een of meer gebruikers. Als u bijvoorbeeld deel uitmaakt van het hoofdteam, kunt via een regel de agendapunten van de volgende vergadering doorsturen naar andere medewerkers.

Delegeren

Als aan de regelvoorwaarden is voldaan, wordt een afspraak, notitie of taak aan een andere gebruiker gedelegeerd. Als iemand bijvoorbeeld uw plaats inneemt terwijl u afwezig bent, kunt u via een regel afspraken, taken of notities delegeren aan die persoon.

Beantwoorden

Als aan de regelvoorwaarden is voldaan, wordt een voorbereid antwoord naar de afzender verzonden. Stel dat u een aantal dagen niet op kantoor komt, dan kunt u met een regel de inkomende items beantwoorden met een bericht waarin u aangeeft wanneer u terugkomt.

Met Voorwaarden definiëren kunt u voorkomen dat antwoorden naar mailservers en andere grote groepen worden verzonden.

Accepteren

Als aan de regelvoorwaarden is voldaan, wordt een afspraak, notitie of taak geaccepteerd. U kunt bijvoorbeeld met een regel alle afspraken met een bepaalde persoon accepteren.

Categorie

Als aan de opgegeven voorwaarden is voldaan, wordt een categorie aan een item toegewezen. Categorieën zijn onder andere Lage prioriteit, Dringend, Follow-up, Persoonlijk en andere door de gebruiker gedefinieerde categorieën.

Verwijderen/weigeren

Als aan de regelvoorwaarden is voldaan, wordt een item verwijderd of geweigerd. Wanneer u bijvoorbeeld op een bepaalde dag van de week nooit beschikbaar bent voor vergaderingen, kunt u met een regel alle afspraken weigeren die voor die dag worden gepland.

Item weggooien

Als aan de regelvoorwaarden is voldaan, worden items uit de prullenbak verwijderd. Via een regel kunt u bijvoorbeeld items uit de prullenbak verwijderen van een bedrijf dat ongewenste e-mail verstuurt.

Verplaatsen naar map

Als aan de regelvoorwaarden is voldaan, worden items naar een map verplaatst. U kunt bijvoorbeeld alle items met bepaalde woorden in het vak Onderwerp naar een gemeenschappelijke map verplaatsen.

Koppelen met map

Als aan de regelvoorwaarden is voldaan, worden items gekoppeld met een of meer mappen. Wanneer u een item koppelt met een map, kunt u het item vanuit meer dan één map bekijken. Als u bijvoorbeeld een item hebt dat betrekking heeft op Marketing en op Personeelszaken, kunt u het in de map Marketing plaatsen en met de map Personeelszaken koppelen. U kunt het item dan vanuit beide mappen openen.

Markeren als privé

Als aan de regelvoorwaarden is voldaan, worden de desbetreffende items gemarkeerd als privé. Door een item te markeren als privé, kunt u voorkomen dat uw gemachtigden toegang hebben tot het item. U kunt met de regel bijvoorbeeld alle items van uw gezinsleden als privé markeren.

Markeren als gelezen

Als aan de regelvoorwaarden is voldaan, worden de desbetreffende items gemarkeerd als gelezen. Als u het overzicht niet meer wilt volgen als u in een gedeelde map een antwoordoverzicht bekijkt, kunt u met een regel alle items in het overzicht markeren alsof ze zijn gelezen, zodat ze niet meer boven aan de itemlijst worden geplaatst.

Markeren als ongelezen

Als aan de regelvoorwaarden is voldaan, worden de desbetreffende items gemarkeerd alsof ze nog niet zijn gelezen. U kunt bijvoorbeeld een door de gebruiker gestarte regel maken om alle items als ongelezen te markeren die u hebt geopend vanuit de manager, om uzelf eraan te herinneren ze alsnog te lezen en ze eventueel uit te voeren.

Verwerking van regel stoppen

Voorkomt dat andere regels worden geactiveerd voor items die voldoen aan de regelvoorwaarden. Regels worden uitgevoerd in de volgorde van de lijst in het dialoogvenster Regels. Als er andere regels zijn die in principe van toepassing zijn op deze items, voorkomt u met Verwerking van regel stoppen dat deze andere regels worden uitgevoerd.

Voor meer informatie zie: Juridische kennisgevingen.