De beschikbaarheid controleren

Tijden zoeken

  1. Geef in een afspraak die u maakt, de gebruikersnamen en faciliteit-id's op in het veld Aan.

  2. Geef de eerste beschikbare dag voor de vergadering op in het veld Begindatum.

  3. Geef de duur van de vergadering op.

  4. Klik op Tijden zoeken op de werkbalk.

    De legenda onder aan het dialoogvenster Tijden zoeken geeft de betekenis van de verschillende patronen Afspraken weergeven als op het raster.

    Als pictogram Informatie van Tijden zoeken links van de gebruikersnaam of de faciliteit verschijnt, kunt u op het tabblad Afzonderlijke planningen tegenover de gebruikersnaam of de faciliteit op een gepland tijdstip klikken. In het vak onderaan verschijnt dan meer informatie over de afspraak. De gebruiker of beheerder van de faciliteit moet u echter in de lijst Toegang eerst leesrechten verlenen voordat het pictogram pictogram Informatie van Tijden zoeken verschijnt. Zie Machtigingen verlenen.

    Als u een gebruikersnaam of faciliteit wilt uitsluiten voor de zoekopdracht zonder dat u de naam of faciliteit hoeft te verwijderen, klikt u op de tab Beschikbare tijden en schakelt u het selectievakje uit van de gebruiker of faciliteit waarvoor u de selectie ongedaan wilt maken. Het uitsluiten van een gebruiker of een faciliteit van de zoekactie is handig als een gebruiker (bijvoorbeeld een ontvanger op CC) moet worden uitgenodigd voor een vergadering die hij of zij niet noodzakelijk hoeft bij te wonen. Als u de naam van een gebruiker of faciliteit wilt opnemen die eerder was uitgesloten, klikt u op het selectievakje naast de betreffende gebruiker of faciliteit.

  5. Als u een gebruiker of faciliteit nĂ¡ de zoekactie wilt verwijderen uit de lijst Voor vergadering uitnodigen, klikt u op de tab Beschikbare tijden, klikt u op Uitnodigen voor vergadering, selecteert u de gebruikersnaam of faciliteit die u wilt verwijderen, drukt u op Delete en klikt u op OK.

    Dit is handig wanneer u verschillende vergaderruimten in de zoekactie hebt opgenomen om een beschikbare ruimte te vinden en u vervolgens de ongewenste vergaderruimten wilt verwijderen.

  6. Voltooi en verzend de afspraak.

    Klik op Extra > Tijden zoeken als u naar beschikbare tijden wilt zoeken voordat u een afspraak opent. Geef relevante informatie op in het dialoogvenster Tijden zoeken en klik op OK om naar beschikbare tijden te zoeken. Wanneer u een geschikt tijdstip voor een vergadering vindt, klikt u op Afspraak om de informatie naar een nieuwe afspraakweergave over te brengen, waarna u de afspraak voltooit.

TIP:U kunt het zoekbereik voor een afspraak wijzigen door de afspraak te plannen door op Extra > Tijden zoeken te klikken en de waarde in het veld Aantal te zoeken dagen te wijzigen.

De opties voor Tijden zoeken wijzigen

U kunt de standaardinstelling voor zoekbereik, tijd en dagen voor alle afspraken wijzigen in de datum- en tijdopties op het tabblad Tijden zoeken.

  1. Klik Extra > Opties.

  2. Klik op Agenda > Tijden zoeken.

  3. Wijzig de gewenste opties.

  4. Klik op OK.

Voor meer informatie zie: Juridische kennisgevingen.