規則可以執行的動作

您可以使用規則傳遞、回覆以及轉遞項目,以及對信箱中的項目執行各種動作等等。

動作

結果

傳遞郵件

當狀況符合規則條件時,將準備好的郵件訊息傳遞給您指定的收件者。例如,如果每次從其他群組人員收到月報時都必需通知您的上司,則您可以設定一個規則在收到報告時立即傳遞訊息。

轉遞

當狀況符合規則條件時,將項目轉遞給一或多個使用者。例如,如果您是核心小組的成員,可以設定規則將會議記錄轉遞給其他的小組成員。

委託

當狀況符合規則條件時,將約會、備忘記事或任務委託給另一個使用者。例如,如果在您外出時有人代理您的工作,您設定的規則可以將約會、任務或備忘記事委託給該代理人。

回覆

當狀況符合規則條件時,將準備好的回覆傳遞給寄件者。例如,如果您需要離開辦公室幾天,便可以設定規則為收到的項目傳遞回覆郵件,指明您回來上班的時間。

您還可以使用「定義條件」,以避免將回覆郵件傳遞到郵件清單伺服器和其他大型群組。

接受

當狀況符合規則條件時接受約會、備忘記事或任務。例如,可以設定規則接受特定人士的全部約會。

類別

為任何符合指定條件的項目指定類別。類別包括「低優先程度」、「緊急事件」、「追蹤」、「個人」及任何其他使用者定義的類別。

刪除/謝絕

當狀況符合規則條件時,刪除或謝絕項目。例如,如果您每週中固定有一日無法參加會議,可以設定規則來謝絕所有該日的約會。

清除項目

當狀況符合規則條件時,從「垃圾筒」中刪除項目。例如,您可以設定規則,清除固定傳遞垃圾郵件公司的傳遞項目。

移動至資料夾

當狀況符合規則條件時,將項目移至某個資料夾。例如,您可能想將「標題」方塊中包含特定單字的所有項目移至常用資料夾中。

連結至資料夾

當狀況符合規則條件時,將項目連結至一或多個資料夾。將項目連結到資料夾可讓您從一個以上的資料夾中檢視該項目。例如,若有某個項目與「市場」和「人事」相關,則您可以將它放到「市場」資料夾中,然後再將其連結至「人事」資料夾。這樣您就可以從這兩個資料夾中任何一個來開啟這個項目。

標示為私人

將所有符合規則條件的項目標示為「私人」。當某個項目標示為「私人」時,您可以限制代理對該項目的存取權限。例如,您可以設定規則,將所有家庭成員傳遞的項目標示為「私人」。

標記為已讀取

將所有符合規則條件的項目標示為已讀取。例如,如果您在快速瀏覽共用資料夾中的回覆線串時想要停止瀏覽,可以設定規則將線串中的所有項目標示為已讀取,這樣項目就不會排列在「項目清單」的頂端。

標記為未讀取

將所有符合規則條件的項目標示為未讀取。例如,您可以建立使用者啟動的規則,將所有從管理員處開啟的項目標示為未讀取,以提醒自己重讀項目或加以處理。

停止處理規則

禁止其他規則作用於符合規則條件的項目。「規則」的執行順序是根據它們在「規則」對話方塊中的排列順序而定。如果有其他的規則會影響這些項目,這個規則動作會使其他的規則無法執行。

有關更詳細的資訊,請參閱 法律聲明.