Acerca de los servicios de gestión de documentos

Los documentos creados con los servicios de gestión de documentos (DMS) de GroupWise® pueden archivarse, retenerse indefinidamente o, simplemente, suprimirse.

Tipo y duración del documento

Los documentos que se creen mediante el sistema de gestión de documentos se deben asociar con un tipo de documento. Es la única propiedad de documento que puede editarse.

Puede personalizar el uso del documento definiendo tipos de documentos. La propiedad Tipo de documento contiene el campo Duración del documento, en el que se puede escribir un número de días. Dicho número se añade a la última fecha de apertura para determinar la primera fecha en la que el documento estará disponible para su archivo o supresión.

Cada vez que se realice una acción con un documento, como podría ser abrirlo, guardarlo o realizar un control de salida, el valor de duración del documento se añade a la fecha actual del sistema para determinar la nueva fecha de vencimiento del documento.

Un valor de duración de documento 0 (cero) indica que está disponible inmediatamente para archivo o supresión.

Los documentos que se migren a GroupWise 6 mantienen sus valores de fecha de apertura. Por lo tanto, dependiendo del valor de duración del documento que se les asigne y de la antigüedad de la fecha, es posible seleccionar los documentos para archivo o supresión el mismo día que se hayan migrado.

Dado que la disponibilidad de un documento depende del valor de fecha de apertura, en cada documento que se importa con un valor de duración se debe realizar una acción para crear su valor de fecha de apertura

Disposición de documentos

Cuando ejecute la opción Archivar/Suprimir documentos, se archivarán o se suprimirán los documentos de las bibliotecas seleccionadas que hayan alcanzado sus fechas de duración.

Documentos suprimidos

Los documentos que se deben suprimir se eliminan de GroupWise sencillamente y, a partir de ese momento, tanto el documento como su información de propiedad dejarán de estar disponibles para cualquier búsqueda. Los documentos suprimidos pueden recuperarse de las copias de seguridad de las bases de datos.

Directorios de archivado

Cuando se archivan documentos, los se trasladan a directorios de archivado. Dichos directorios se denominan arnnnnnn (donde nnnnnn es un número entero con ceros a la izquierda que se va incrementando), y se van creando a medida que van siendo necesarios. A veces se hace referencia a ellos como conjuntos de archivo. Los directorios de archivado se ubican en la vía de acceso oficina_postal/gwdocs/directorio_biblioteca/archive.

Al archivar un documento, GroupWise determina si el objeto binario grande del documento cabe en el directorio de archivado actual. Si el objeto binario grande no cabe, se crea otro directorio de archivado y en él se archiva el objeto binario grande.

IMPORTANTE: cuando se archivan documentos, éstos se trasladan físicamente a un directorio de la oficina postal, cuyo espacio en disco puede ser limitado. Es conveniente que se trasladen los documentos archivados a un medio de copia de seguridad de forma regular (consulte Mover documentos archivados a un medio de copia de seguridad).

Tamaño del directorio de archivado

La propiedad Tamaño máximo del archivo establece el límite de tamaño del directorio arnnnnnn. Debería definir esta opción de forma que se refleje la capacidad del medio de archivado (cinta o CD). El tamaño debe ser igual o menor que el medio de archivado.

Consulte en los manuales del medio de archivado la información que le ayudará a establecer una estrategia de copia de seguridad efectiva. Incluya en la estrategia conceptos tales como varios conjuntos de archivado por medio de seguridad o permita que los datos de almacenamiento de archivado del medio tengan espacio adicional. Normalmente basta con un 10 por ciento extra. Por ejemplo, si su sistema de almacenamiento tiene una capacidad de 100 MB, debe establecer en 90 MB el tamaño máximo de archivado para los documentos de biblioteca, dejando 10 MB para los datos de almacenamiento de archivos.

Conjuntos de archivado

Un conjunto de archivado consiste en documentos almacenados en un directorio de archivado. Los documentos se almacenan en archivos de .

Normalmente es mejor mantener conjuntos de archivado pequeños en comparación con el tamaño del medio de archivado. Así podrá hacer una copia de seguridad de los directorios de archivado con frecuencia suficiente para evitar agotar el espacio del disco duro demasiado rápidamente entre una copia de seguridad y la siguiente. Por ejemplo, si el sistema de copia de seguridad tiene una capacidad de 100 MB, lo llenarían tres conjuntos de archivado de 33 MB. Por lo tanto, el tamaño máximo de archivado se establecería en 33 MB.

Si su sistema de archivado sólo le permite hacer una copia de seguridad en un paso (en otras palabras, no puede hacer copias de seguridad consecutivas en el medio como se sugiere en el ejemplo de los 33 MB), su tamaño máximo de archivado debería coincidir con la capacidad de archivado del medio.

Documentación en línea de GroupWise

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