Über Dokumentverwaltungs-Services
Die mit dem GroupWise
Dokumenttyp und Dokumentdauer
Jedem mit dem Dokumentverwaltungs-Service erstellten Dokument muss ein Dokumenttyp zugewiesen werden. Nur diese Standarddokumenteigenschaft kann bearbeitet werden.
Durch die Definition von Dokumenttypen können Sie die Verwendung von Dokumenten anpassen. Die Eigenschaft "Dokumenttyp" weist das Feld "Dokumentdauer" auf, in das Sie eine bestimmte Anzahl an Tagen eingeben können. Dieser Wert wird zum Datum im Feld "Geöffnet am" hinzugefügt, um zu bestimmen, an welchem Tag das Dokument archiviert oder gelöscht werden kann.
Jedes Mal, wenn mit einem Dokument eine Aktion durchgeführt wird, wie z. B. Öffnen, Speichern oder Auslagern, wird der Wert für "Dokumentdauer" zum aktuellen Systemdatum hinzugefügt, um das neue Ablaufdatum des Dokuments festzustellen.
Der Wert "Null" (0) bedeutet, dass das Dokument sofort zum Archivieren oder Löschen verfügbar ist.
Dokumente, für die eine Migration nach GroupWise 6 durchgeführt wurde, behalten die Werte für "Geöffnet am" bei. Deshalb können Dokumente je nach Wert für die Dokumentdauer und dem Datum am selben Tag archiviert oder gelöscht werden, an dem die Migration durchgeführt wird.
Da die Verfügbarkeit eines Dokuments vom Wert für "Geöffnet am" abhängt, muss in jedem Dokument, das mit einem Wert für die Dokumentdauer importiert wird, eine Aktion durchgeführt werden, mit der der Wert für "Geöffnet am" erstellt wird.
Verfügbarkeit der Dokumente
Bei der Ausführung von "Dokumente archivieren/löschen" werden die Dokumente in den ausgewählten Bibliotheken archiviert oder gelöscht, die ihre Dokumentdauer erreicht haben.
Gelöschte Dokumente
Die zu löschenden Dokumente werden aus GroupWise entfernt. Danach werden das Dokument und Informationen über die Dokumenteigenschaften bei einem Suchvorgang nicht mehr angezeigt. Sie können gelöschte Dokumente über eine Sicherungsdatenbank wiederherstellen.
Archivverzeichnisse
Beim Archivieren von Dokumenten werden in die Archivverzeichnisse verschoben. Diese Verzeichnisse werden mit arnnnnnn bezeichnet (wobei nnnnnn für eine fortlaufende Ganzzahl mit vorangestellten Nullen steht) und bei Bedarf automatisch erstellt. Sie werden gelegentlich auch als Archivsätze bezeichnet. Die Archivverzeichnisse werden unter Post-Office/gwdocs/Bibliotheksverzeichnis/archive abgelegt.
Beim Archivieren eines Dokuments überprüft GroupWise, ob die Größe der Dokument-Blob-Datei es erlaubt, sie in das aktuelle Archivverzeichnis einzufügen. Kann die Blob-Datei nicht eingefügt werden, wird ein anderes Archivverzeichnis erstellt und die Blob-Datei dort archiviert.
WICHTIG: Wenn Dokumente archiviert werden, werden sie in ein Verzeichnis im Post-Office verschoben, wo nur ein begrenzter Speicherplatz zur Verfügung stehen kann. Sie sollten archivierte Dokumente in regelmäßigen Abständen auf Sicherungsmedien verschieben (siehe auch Archivierte Dokumente auf Sicherungsmedien verschieben).
Größe des Archivverzeichnisses
Die Eigenschaft "Maximale Archivgröße" bestimmt die Größenbeschränkung des arnnnnnn-Verzeichnisses. Wählen Sie den Wert so, dass er die Kapazität des Archivierungsmediums (z. B. Band oder CD) widerspiegelt. Die Größe sollte gleich oder kleiner als das Archivierungsmedium sein.
In der Anleitung zum Archivierungsmedium finden Sie hilfreiche Informationen zu einer effektiven Sicherungsstrategie. Bedenken Sie dabei, dass mehrere Archivsätze auf ein Sicherungsmedium passen, aber noch extra Speicherplatz für das Inhaltsverzeichnis vorhanden sein sollte. In der Regel sind 10 Prozent ausreichend. Hat Ihr Speicherungsmedium z. B. eine Kapazität von 100 MB, sollte die maximale Archivgröße 90 MB betragen und 10 MB für das Inhaltsverzeichnis zur Verfügung stehen.
Archivsätze
Ein Archivsatz setzt sich aus Dokumenten in einem Archivverzeichnis zusammen. Dokumente werden in -Dateien gespeichert.
In der Regel ist es günstiger, die Archivsätze im Verhältnis zur Größe des Sicherungsmediums klein zu halten. Sie können die Archivverzeichnisse somit regelmäßig sichern, ohne dass gleich der gesamte Speicherplatz auf Ihrer Festplatte belegt ist. Hat Ihr Sicherungsmedium z. B. eine Kapazität von 100 MB, können drei Archivsätze mit je 33 MB darauf gespeichert werden. Die maximale Archivgröße sollte daher 33 MB betragen.
Wenn Sie mit Ihrem Archivierungssystem nur in einem Durchgang eine Sicherungskopie erstellen können (d. h., Sie können keine aufeinander folgenden Sicherungen von jeweils 33 MB vornehmen, siehe vorheriges Beispiel), sollte die maximale Archivgröße mit der Größe des Archivierungsmediums übereinstimmen.
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