À propos des services de gestion des documents

Les documents créés à l'aide des Services de gestion des documents de GroupWise® peuvent être archivés, conservés indéfiniment ou tout simplement supprimés.

Type de document et durée de vie des documents

Tout document créé à l'aide des Services de gestion des documents doit être associé à un type de document. C'est la seule propriété de document dont la valeur par défaut peut être modifiée.

Vous pouvez personnaliser l'utilisation des documents en définissant des types de documents. La propriété Type de document comporte un champ Durée de vie dans lequel vous entrez un certain nombre de jours. Cette valeur est ajoutée à la date de la dernière ouverture du document afin de définir la première date à laquelle ce dernier sera disponible pour archivage ou suppression.

Chaque fois qu'un document fait l'objet d'une opération (ouverture, enregistrement ou emprunt), sa durée de vie est ajoutée à la date système afin de déterminer la nouvelle date d'expiration de ce document.

Une durée de vie égale à 0 (zéro) indique que le document est immédiatement disponible pour archivage ou suppression.

Les documents migrés vers GroupWise 6 conservent leur date d'ouverture. Par conséquent, selon la durée de vie des documents et leur date, il est possible que certains remplissent les conditions d'archivage ou de suppression le jour même de leur migration.

Étant donné que l'état d'un document est lié à sa date d'ouverture, chaque document importé auquel une durée de vie a été affectée doit faire l'objet d'une opération afin qu'une date d'ouverture puisse lui être générée.

État des documents

Lorsque vous exécutez l'option Archiver/Supprimer les documents, les documents des bibliothèques sélectionnées qui ont atteint leur date limite sont archivés ou supprimés.

Documents supprimés

Les documents devant être supprimés sont simplement supprimés de GroupWise ; ainsi, ces documents et les informations relatives à leurs propriétés ne pourront plus faire l'objet d'aucune recherche. Les documents supprimés peuvent être récupérés à partir des sauvegardes des bases de données.

Répertoires d'archivage

Lorsque des documents sont archivés, leurs sont transférés vers des répertoires d'archivage. Ces répertoires ont pour nom arnnnnnn (où nnnnnn représente un nombre entier incrémenté qui contient des zéros non significatifs) et sont automatiquement créés en fonction des besoins. Ils sont parfois appelés ensembles d'archives. Les répertoires d'archivage sont stockés à l'emplacement suivant : bureau_de_poste/gwdocs/répertoire_de_bibliothèque/archive.

Lorsqu'un document est archivé, GroupWise détermine si son blob pourra tenir dans le répertoire d'archivage actuel. Si tel n'est pas le cas, un nouveau répertoire d'archivage est créé, et le blob y est archivé.

IMPORTANT : lorsque vous archivez des documents, ils sont physiquement transférés vers un répertoire au niveau du bureau de poste, où l'espace disque peut être limité. Nous vous recommandons de transférer régulièrement vos documents archivés vers votre support de sauvegarde (reportez-vous à la rubrique Transférer les documents archivés vers le support de sauvegarde).

Taille des répertoires d'archivage

La propriété Taille d'archive max. définit la taille limite du répertoire arnnnnnn. Elle doit être fixée de façon à refléter la capacité de votre support d'archivage (bande ou CD par exemple). La taille doit être inférieure ou égale au support d'archivage.

Consultez les manuels de votre support d'archivage pour obtenir des informations qui vous aideront à établir une stratégie de sauvegarde efficace. Lorsque vous établirez votre stratégie, tenez compte de la possibilité de créer plusieurs ensembles d'archivage par support de sauvegarde, ou prévoyez de l'espace supplémentaire pour les données de stockage des fichiers de votre support de sauvegarde. Un supplément d'espace de 10 % est généralement suffisant. Par exemple, si votre système de stockage a une capacité de 100 Mo, attribuez 90 Mo à la taille maximale des archives pour les documents de la bibliothèque, ce qui laisse 10 Mo pour les données de stockage des fichiers.

Ensembles d'archives

Un ensemble d'archives se compose de plusieurs documents stockés dans un répertoire d'archivage. Ces documents sont stockés dans des fichiers .

Il est généralement préférable que la taille des ensembles d'archives reste inférieure à celle du support de sauvegarde. Vous pouvez ainsi sauvegarder les répertoires d'archivage assez souvent pour éviter que l'espace du disque dur ne soit trop vite utilisé entre les sauvegardes. Par exemple, si votre système de sauvegarde a une capacité de 100 Mo, trois ensembles d'archives de 33 Mo le rempliront, et la taille d'archive maximum sera ainsi fixée à 33 Mo.

En revanche, si votre système d'archivage ne vous permet d'effectuer des sauvegardes qu'en une seule fois (en d'autres termes, vous ne pouvez pas procéder à des sauvegardes consécutives comme suggéré dans l'exemple précédent), la taille d'archive maximum devra correspondre à la capacité de votre système d'archivage.

Documentation en ligne GroupWise

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