Document Management Services
Os documentos criados com o DMS (Document Management Services) do GroupWise
Tipo e vida útil do documento
Qualquer documento criado com o DMS deve ser associado a um tipo de documento. Essa é a única propriedade padrão do documento que pode ser editada.
Você pode personalizar a utilização de documentos ao definir tipos de documentos. A propriedade Tipo de Documento possui um campo Vida Útil do Documento, onde você deve digitar uma quantidade de dias. Esse número é adicionado à última data de abertura para determinar a primeira data em que o documento estará disponível para armazenamento ou exclusão.
Toda vez que é executada uma ação em um documento, como abertura, gravação ou registro de saída, o valor de vida útil do documento será adicionado à data atual do sistema para determinar a nova data de vencimento do documento.
Um valor de vida útil de documento igual a 0 (zero) indica que o documento está disponível imediatamente para armazenamento ou exclusão.
Os documentos migrados para o GroupWise 6 têm seus valores de data de abertura retidos. Sendo assim, dependendo do valor de vida útil dos documentos e de sua data de criação, eles poderão estar qualificados para armazenamento ou exclusão no mesmo dia de sua migração.
Como a disposição de um documento depende do valor da data de abertura, cada documento importado com um valor de vida útil precisa sofrer uma ação para que o valor de sua data de abertura seja criado.
Disposição de documentos
Quando você executa a opção Armazenar/Apagar Documentos, os documentos das bibliotecas selecionadas que tiverem atingido suas datas de vida útil serão armazenados ou apagados.
Documentos apagados
Os documentos que atingirem sua data de exclusão serão simplesmente apagados do GroupWise. Depois disso, o documento e suas informações de propriedade não serão mais localizados por nenhuma pesquisa. Você pode recuperar os documentos apagados dos backups do banco de dados.
Diretórios de armazenamento
Quando os documentos são armazenados, seus arquivos são movidos para os diretórios de armazenamento. Esses diretórios são denominados arnnnnnn (onde nnnnnn é um número inteiro incrementado com zeros à esquerda) e são criados automaticamente segundo a necessidade. Às vezes, eles são chamados de conjuntos de arquivos. Os diretórios de armazenamento estão localizados em agência_postal/gwdocs/diretório_da_biblioteca/archive.
Quando um documento é armazenado, o GroupWise determina se o blob do documento caberá no diretório de armazenamento atual. Caso o blob não caiba, será criado outro diretório de armazenamento, onde ele será armazenado.
IMPORTANTE: Quando você armazena documentos, eles são fisicamente movidos para um diretório da agência postal no qual o espaço em disco pode ser limitado. Você deve mover regularmente os documentos armazenados para uma mídia de backup (consulte Mover documentos armazenados para a mídia de backup).
Tamanho do diretório de armazenamento
A propriedade Tam Máx do Arquivo define a limitação de tamanho do diretório arnnnnnn. Você deve definir essa propriedade de forma a refletir a capacidade da sua mídia de armazenamento (como fita ou CD). O tamanho deve ser igual ou inferior ao tamanho da mídia de armazenamento.
Consulte os manuais de sua mídia de armazenamento para obter informações que o ajudarão a configurar uma estratégia eficaz de backup. Inclua em sua estratégia conceitos como vários conjuntos de arquivos por mídia de backup ou a reserva de espaço extra para os dados de armazenamento dos arquivos da mídia. Geralmente, uma margem de 10% de espaço extra é suficiente. Por exemplo, se o seu sistema de armazenamento tiver uma capacidade de 100 MB, defina o Tam Máx do Arquivo como 90 MB para os documentos de biblioteca, deixando 10 MB para os dados de armazenamento de arquivos.
Conjunto de Arquivos
Um conjunto de arquivos consiste em documentos em um diretório de armazenamento. Os documentos são armazenados em arquivos .
Geralmente, é melhor manter os conjuntos de arquivos menores que o tamanho da mídia de backup. Isso permite efetuar backups dos diretórios de armazenamento com freqüência suficiente para impedir que o espaço do disco rígido seja consumido muito rapidamente entre os backups. Por exemplo, se o sistema de backup possuir uma capacidade de 100 MB, três conjuntos de arquivos de 33 MB o preencheriam; portanto, o tamanho máximo do arquivo seria definido como 33 MB.
Caso o seu sistema de armazenamento só permita que o backup seja efetuado em uma passada (ou seja, não é possível efetuar backups consecutivos para a mídia, como sugerido no exemplo de 33 MB), o tamanho máximo do arquivo teria que corresponder à capacidade da mídia de armazenamento.
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