A Szabályok parancs segítségével feltételek, valamint olyan műveletek adhatók meg, amelyek végrehajtására akkor kerül sor, ha egy tétel megfelel a feltételeknek. Szabály létrehozásához a következőket kell tennie:
A szabály elnevezése.
Jelöljön ki egy eseményt. Az esemény a szabály indítására szolgál.
Válassza ki a szabály hatálya alá tartozó tételtípusokat.
Határozzon meg egy műveletet. A művelet a szabállyal végrehajtatni kívánt eseménysor.
Mentse a szabályt.
Győződjön meg arról, hogy engedélyezte a szabályt.
Számos egyéb beállítással szűkítheti a szabály hatálya alá tartozó tételek körét. Például külön szabályt rendelhet csak az elfogadott találkozókhoz, vagy azokhoz a tételekhez, amelyek Tárgy mezőjében egy adott szó szerepel, illetve a sürgős tételekhez. A Feltételek megadása gombra kattintva tovább szűkítheti a szabály hatáskörét.
Ez a témakör a szabályokkal elvégezhető műveleteket, valamint a szabályok végrehajtását kiváltó eseményeket ismerteti.
Az előre elkészített levelet elküldi a címzetteknek a feltételek teljesülésekor. Ha például minden alkalommal tájékoztatnia kell a főnökét, amikor egy másik csoporttól havi jelentés érkezik, akkor egy szabály segítségével a jelentés beérkezésekor automatikusan küldhet egy üzenetet főnökének.
A tételeket egy vagy több felhasználóhoz továbbítja a feltételek teljesülésekor. Ha például belső munkatársként dolgozik egy csoportban, akkor egy szabály segítségével továbbíthatja a találkozók jegyzőkönyvét a külső munkatársaknak.
A találkozót, feljegyzést vagy tennivalót átadja egy másik felhasználónak, ha a feltételek teljesülnek. Ha például távollétében másra bízta feladatai ellátását, akkor a szabály segítségével a találkozókat, tennivalókat és feljegyzéseket átruházhatja erre a személyre.
Elküldi az előre elkészített választ a feladónak a feltételek teljesülésekor. Ha esetleg több napot kell távol töltenie az irodától, akkor a szabály segítségével az összes beérkező tételre küldhető egy válasz, amelyben megadja visszatérésének időpontját.
A Feltételek megadása lehetőség segítségével megakadályozhatja, hogy a rendszer levelezőlista-kiszolgálóknak és egyéb nagy csoportoknak is elküldje ezt a válaszlevelet.
Elfogadja a találkozót, tennivalót vagy feljegyzést a feltételek teljesülésekor. A szabállyal elfogadható például egy bizonyos feladó által javasolt valamennyi találkozó.
Töröl vagy elutasít bármely tételt a feltételek teljesülése esetén. A szabály elutasíthatja például a hét egy bizonyos napjára szóló találkozókat, ha Ön azon a napon rendszerint nem ér rá.
A lomtár tételeinek törlése a feltétel teljesülésekor. A szabály segítségével például üríthetők azok a tételek, amelyek kéretlen reklámleveleket küldő cégtől származnak.
A tételeket áthelyezi egy mappába a feltételek teljesülése esetén. A szabállyal például elérheti, hogy a tárgyban egy adott szót tartalmazó minden tétel átkerüljön egy megosztott mappába.
A tételeket egy vagy több mappához csatolja a feltételek teljesülése esetén. Mappához csatolás után a tétel több mappából is megtekinthetővé válik. Például a Marketinghez és a Személyzeti osztályhoz is kapcsolódó tétel elhelyezhető a Marketing mappában, majd csatolni lehet a Személyzeti mappához. Így a tétel mindkét mappából megnyitható.
A feltételeknek megfelelő összes tételt magánjellegűvé nyilvánítja. A magánjellegű tételek esetében korlátozható a helyettesek hozzáférése. Érdemes például a családtagjaitól érkező valamennyi tételt Magánjellegűnek nyilvánítania.
A feltételeknek megfelelő összes tételt megnyitottként jelöli meg. Ha például egy közös mappában található üzenetlánc megtekintése során egy bizonyos üzenet után már nem kívánja tovább követni a beszélgetést, akkor a szabály annak valamennyi tételét megjelölheti olvasottként, így azok nem kerülnek újra a tétellista elejére.
Archiválja a tételeket a feltételek teljesülése esetén. Archiválható például minden olyan tétel, amely egy bizonyos témakörhöz kapcsolódik. Az archiválás nem hajtható végre, ha a műveletet kiváltó esemény az Új tétel vagy a Tárolt tétel parancs.
A feltételeknek megfelelő valamennyi tételt meg nem nyitottként jelöli meg. Egy felhasználó által aktivált szabály segítségével például a felettesétől érkező valamennyi tételt megjelölheti meg nem nyitottként, így emlékeztetheti magát, hogy újra el kell olvasnia vagy végre kell hajtania a bennük leírt feladatokat.
Megakadályozza más szabályok műveleteinek végrehajtását a feltételeknek megfelelő tételek esetében. A szabályok végrehajtása a Szabályok párbeszédpanelen megadott sorrendben történik. Ha a tételre különben más szabályok vonatkoznak, ez a szabály megakadályozza azok végrehajtását.
A szabály akkor lép életbe, amikor új tétel kerül a GroupWise
A szabály akkor lép életbe, amikor tétel kerül egy adott mappába. Ha a mappát külön nem határozza meg, akkor a szabály bármely tétel bármely mappába történő áthelyezésekor hatályba lép.
A szabály egy bizonyos mappa megnyitásakor lép életbe. Ha nem határoz meg mappát, a szabály bármely mappa megnyitásakor életbe lép.
A szabály a megadott mappa bezárásakor lép életbe. Ha nem határoz meg mappát, a szabály bármely mappa bezárásakor életbe lép.
A szabály a GroupWise indításakor lép életbe.
A szabály a GroupWise programból való kilépéskor lép életbe.
A szabály csak úgy indítható, hogy a Szabályok párbeszédpanelen kijelöli a szabályt, majd a Futtatás gombra kattint. Például ahelyett, hogy egy szabály bizonyos tételeket automatikusan áthelyez egy mappába, megvárhatja, amíg a tételek összegyűlnek a postafiókban, és így egyszerre lehet áthelyezni azokat. A szabály közvetlen indításához előbb ki kell jelölni a postafiókban vagy a naptárban a hatálya alá eső tételeket vagy mappákat.
A (