Funkcja Reguły służy do definiowania zestawów warunków oraz czynności, które mają być wykonywane w przypadku, gdy dana przesyłka spełni te warunki. Tworząc regułę, należy wykonać następujące czynności:
Nazwać regułę;
Wybrać zdarzenie (zdarzenie jest wyzwalaczem uruchamiającym regułę);
Wybrać typ przesyłek, którego tworzona reguła będzie dotyczyć;
Dodać czynność. Czynność jest działaniem, jakie podejmuje reguła w momencie jej uruchomienia.
Zapisać regułę.
Upewnić się, że reguła jest włączona.
Można określić wiele opcji ograniczających liczbę przesyłek, których reguła ma dotyczyć. Reguła może na przykład dotyczyć tylko zaakceptowanych spotkań, przesyłek zawierających określone słowo w polu Temat albo przesyłek o wysokim priorytecie. W celu ograniczenia zakresu obowiązywania reguły należy użyć funkcji Definiowanie warunków.
Temat ten zawiera objaśnienia dotyczące czynności, które reguła może wykonać oraz zdarzeń uruchamiających regułę.
Wysyła przygotowaną wiadomość pocztową do odbiorcy, wskazanego w warunkach uruchomienia reguły. Jeśli na przykład użytkownik chce przekazywać informacje swojemu przełożonemu w momencie otrzymywania miesięcznego raportu od pewnej grupy osób, można ustanowić regułę, która będzie wysyłała wiadomość natychmiast po odebraniu raportu przez użytkownika.
Przekazuje przesyłki do jednego lub wielu użytkowników, wskazanych w warunkach uruchomienia reguły. Jeśli na przykład użytkownik pracuje w zespole głównym, może utworzyć regułę, która będzie przekazywała zapiski ze spotkania członkom zespołu rozszerzonego.
Deleguje przesyłkę typu spotkanie, notka przypomnienia lub zadanie do innego użytkownika, gdy zostaną spełnione warunki reguły. Jeśli na przykład ktoś zastępuje użytkownika podczas jego nieobecności w biurze, określona reguła umożliwi przekazywanie tej osobie terminów, zadań, czy przypomnień.
Wysyła przygotowaną odpowiedź do nadawcy przesyłki, gdy zaistnieją warunki uruchomienia reguły. Odpowiednia reguła może na przykład powodować odpowiadanie na przychodzące przesyłki podczas kilkudniowej nieobecności użytkownika, informując o terminie jego powrotu.
Może zajść potrzeba użycia funkcji Definiowanie warunków, aby uniemożliwić wysyłanie odpowiedzi do serwerów pocztowych list dyskusyjnych i innych dużych grup.
Akceptuje spotkanie, notkę przypomnienia lub zadanie, gdy zostaną spełnione warunki uruchomienia reguły. Reguła może na przykład akceptować wszystkie przesyłki ze spotkaniami, które przychodzą od określonego nadawcy.
Usuwa lub odrzuca przesyłkę, gdy zaistnieją warunki uruchomienia reguły. Reguła może na przykład odrzucać wszystkie przesyłki ze spotkaniami planowanymi na określony dzień tygodnia, jeśli niemożliwe jest uczestniczenie w spotkaniach w tym dniu.
Usuwa przesyłkę z kosza, gdy zostaną spełnione warunki reguły. Na przykład reguła może powodować usunięcie z kosza przesyłek otrzymanych od firmy, która regularnie przysyła niepożądane przesyłki.
Przenosi przesyłki do folderu, gdy zaistnieją warunki uruchomienia reguły. Użytkownik może na przykład ustalić przenoszenie do wspólnego folderu wszystkich przesyłek zawierających określone słowo w polu Temat.
Przyłącza przesyłki do jednego lub wielu folderów, gdy zostaną spełnione warunki uruchomienia reguły. Przyłączenie przesyłki do folderu umożliwia jej wyświetlanie z więcej niż jednego folderu. Jeśli na przykład przesyłka związana jest zarówno z marketingiem, jak też z personelem, można ją umieścić w folderze Marketing, a następnie przyłączyć do folderu Personel. Przesyłkę taką można później otwierać z obu folderów.
Oznacza jako prywatne wszystkie przesyłki spełniające warunki reguły. Dostęp pełnomocników do przesyłek zaznaczonych jako prywatne można ograniczyć. Na przykład reguła może oznaczać jako prywatne wszystkie przesyłki pochodzące od członków rodziny.
Zaznacza jako przeczytane wszystkie przesyłki spełniające warunki uruchomienia reguły. Załóżmy na przykład, że użytkownik przejrzał wątek dyskusji w udostępnionym folderze i nie chce dalej go śledzić. Może on zlecić regule zaznaczanie tych przesyłek jako przeczytane, co zapobiegnie wyświetlaniu ich na początku listy przesyłek.
Archiwizuje przesyłki, gdy zaistnieją warunki uruchomienia reguły. Można na przykład archiwizować przesyłki dotyczące określonego tematu. Funkcja archiwizacji nie jest dostępna jako czynność, gdy wywołującym zdarzeniem jest Nowa przesyłka lub Przeniesienie do folderu.
Zaznacza jako nieprzeczytane wszystkie przesyłki spełniające warunki uruchomienia reguły. Można na przykład utworzyć regułę uruchamianą przez użytkownika, która zaznaczy jako nieprzeczytane wszystkie otwarte przesyłki pochodzące od zwierzchnika, tak aby użytkownik mógł je ponownie przeczytać lub podjąć odpowiednie działania.
Zatrzymuje działanie na przesyłki innych reguł, gdy zaistnieją warunki uruchomienia reguły. Reguły wykonywane są w kolejności wyświetlania ich w oknie dialogowym Reguły. Jeśli inne reguły spełniają kryteria dla danej przesyłki, reguła ta zapobiega ich wykonaniu.
Reguła jest uruchamiana w chwili pojawienia się nowej przesyłki w skrzynce pocztowej użytkownika GroupWise
Uruchomienie reguły następuje w chwili umieszczenia przesyłki w określonym folderze. Jeśli folder nie został określony, uruchomienie następuje przy przeniesieniu przesyłki do dowolnego folderu.
Uruchomienie reguły następuje w chwili otwarcia określonego folderu. Jeśli folder nie został określony, uruchomienie następuje w momencie otwarcia dowolnego folderu.
Uruchomienie reguły następuje w chwili zamknięcia określonego folderu. Jeśli folder nie został określony, uruchomienie następuje w momencie zamknięcia dowolnego folderu.
Uruchomienie reguły następuje w chwili uruchomienia programu GroupWise.
Uruchomienie reguły następuje w momencie zakończenia pracy z programem GroupWise.
Regułę taką można uruchamiać wyłącznie ręcznie, klikając przycisk Uruchom w oknie dialogowym Reguły. Na przykład zamiast zlecać regule automatyczne przenoszenie niektórych przesyłek do folderu, można poczekać, aż pewna ich liczba zbierze się w skrzynce pocztowej i dopiero wtedy przenieść je wszystkie razem. Przed ręcznym uruchomieniem reguły należy wybrać przesyłki lub foldery, do których ta reguła ma się stosować.
Symbol znaku towarowego (