Tietoja säännöistä

Sääntöjen avulla voit määrittää joukon ehtoja sekä toimenpiteitä, jotka ohjelma suorittaa, kun jokin viesti täyttää ehdot. Kun luot säännön, sinun on tehtävä seuraavat toimenpiteet:

Voit määrittää lisää määrityksiä, jotka rajoittavat säännön vaikutuksen tietynlaisiin viesteihin. Voit esimerkiksi käyttää sääntöä ainoastaan hyväksyttyihin ajanvarauksiin, viesteihin, joiden aiheruudussa on tietty sana, tai viesteihin, jotka on määritetty tärkeydeltään suuriksi. Määritä ehdot -suodattimella voit tehdä sääntöihin lisärajoituksia.

Tässä ohjeen aiheessa on tietoja toiminnoista, joita sääntö voi suorittaa, sekä tapahtumista, jotka käynnistävät säännön.

Toiminnot, joita sääntö voi suorittaa

Lähetä sanoma

Lähettää ennalta laaditun viestin määrittämillesi vastaanottajille, kun säännön ehdot täyttyvät. Jos esimerkiksi esimiehesi haluaa sinun ilmoittavan hänelle, kun saat kuukausiraportin tietyltä työryhmältä, voit määrittää säännön, jonka mukaan viesti lähetetään heti raportin saavuttua.

Lähetä edelleen

Lähettää viestejä edelleen yhdelle tai usealle käyttäjälle, kun säännön ehdot täyttyvät. Jos esimerkiksi kuulut ydintyöryhmään, voit määrittää säännön, jonka mukaan kokousmuistiot lähetetään edelleen ryhmän muille jäsenille.

Delegoi

Delegoi ajanvarauksen, muistutuksen tai tehtäväpyynnön toiselle käyttäjälle, kun säännön ehdot täyttyvät. Jos esimerkiksi työtoverisi on luvannut toimia sijaisenasi poissaolosi aikana, voit määrittää säännön, jonka mukaan ajanvaraukset, tehtävät tai muistutukset delegoidaan kyseiselle käyttäjälle.

Vastaaminen

Lähettää viestin lähettäjälle ennalta laaditun vastauksen, kun säännön ehdot täyttyvät. Jos esimerkiksi joudut olemaan poissa työpaikaltasi usean päivän ajan, voit määrittää säännön, jonka mukaan saapuneisiin viesteihin lähetetään automaattisesti poissaolovastaus, jossa kerrotaan, koska palaat takaisin työpaikalle.

Määritä ehdot -ikkunassa voit määrittää, että näitä viestejä ei lähetetä postituslistoille tai muille suurille vastaanottajaryhmille.

Hyväksy

Hyväksyy ajanvarauksen, muistutuksen tai tehtäväpyynnön, kun säännön ehdot täyttyvät. Sääntö voi esimerkiksi hyväksyä kaikki tietyltä henkilöltä tulleet ajanvaraukset.

Poista tai hylkää

Poistaa tai hylkää kaikki viestit, joissa säännön ehdot täyttyvät. Sääntö voi esimerkiksi hylätä kaikki tietyksi viikonpäiväksi tehdyt ajanvaraukset, jos et yleensä pääse kokouksiin kyseisenä päivänä.

Hävitä viesti

Poistaa viestit roskakorista, kun säännön ehdot täyttyvät. Sääntö voi esimerkiksi poistaa viestit, joiden lähettäjänä on yritys, joka tavallisesti lähettää roskapostia.

Siirrä kansioon

Siirtää viestin kansioon, kun säännön ehdot täyttyvät. Voit esimerkiksi haluta siirtää samaan kansioon kaikki viestit, joiden Aihe-kentässä on tiettyjä sanoja.

Kytke kansioon

Linkittää viestejä yhteen tai useaan kansioon, kun säännön ehdot täyttyvät. Jos linkität viestin kansioon, voit tarkastella viestiä useammasta kuin yhdestä kansiosta. Jos sinulla esimerkiksi on viesti, joka liittyy sekä markkinointiin että henkilöstöön, voit sijoittaa sen Markkinointi-kansioon ja linkittää sen sitten Henkilöstö-kansioon. Näin voit avata viestin kummasta kansiosta tahansa.

Merkitse yksityiseksi

Merkitsee yksityisiksi kaikki viestit, jotka täyttävät säännön ehdot. Kun viesti on merkitty yksityiseksi, voit rajoittaa valtuutettujen henkilöiden valtuuksia lukea sitä. Voit esimerkiksi merkitä yksityisiksi kaikki perheenjäseniltäsi saamasi viestit.

Merkitse luetuksi

Merkitsee luetuiksi kaikki viestit, jotka täyttävät säännön ehdot, vaikka et ole lukenut niitä. Jos esimerkiksi olet seurannut jonkin keskustelun kulkua jaetussa kansiossa ja et enää halua seurata keskustelua, voit määrittää, että sääntö merkitsee keskustelun kaikki loput viestit luetuiksi, jolloin ne eivät enää näy ylimmäisinä viestiluettelossa.

Arkistoi

Arkistoi viestit, kun säännön ehdot täyttyvät. Sääntö voi esimerkiksi arkistoida kaikki tiettyyn aiheeseen liittyvät viestit. Arkistointitoiminto ei ole käytettävissä, jos käynnistävä tapahtuma on Uusi viesti tai Arkistoitu viesti.

Merkitse lukemattomaksi

Merkitsee kaikki säännön ehdot täyttävät viestit lukemattomiksi, vaikka olet lukenut ne. Voit esimerkiksi luoda itse käynnistettävän säännön, joka merkitsee lukemattomiksi kaikki esimieheltäsi vastaanottamasi viestit, jotta muistat käydä ne uudestaan läpi.

Lopeta säännön käsittely

Estää sääntöjä toimimasta, vaikka viesti täyttäisi jonkin säännön ehdot. Säännöt suoritetaan siinä järjestyksessä, jossa ne näkyvät Säännöt-valintaikkunassa. Tämä sääntö estää muita, tavallisesti viesteihin vaikuttavia sääntöjä toimimasta.

Tapahtumat, jotka käynnistävät säännön

Uusi viesti

Sääntö käynnistyy, kun GroupWise®-postilaatikkoosi sijoitetaan uusi viesti. Jos valitset Saapuneet, saapuvat viestit käynnistävät säännön. Jos valitset Lähetetyt, lähetetyt viestit käynnistävät säännön. Jos valitset Tallennetut, sääntö käynnistyy, kun luot , muistutuksen tai tehtävän. Jos valitset Luonnokset, keskeneräiset viestit eli luonnosviestit käynnistävät säännön.

Arkistoitu viesti

Sääntö käynnistyy, kun viesti sijoitetaan tiettyyn kansioon. Jos et määritä kansiota, sääntö käynnistyy, kun mihin tahansa kansioon siirretään viesti.

Avaa kansio

Sääntö käynnistyy, kun avaat tietyn kansion. Jos et määritä kansiota, sääntö käynnistyy, kun avaat minkä tahansa kansion.

Sulje kansio

Sääntö käynnistyy, kun suljet tietyn kansion. Jos et määritä kansiota, sääntö käynnistyy, kun suljet minkä tahansa kansion.

Käynnistys

Sääntö käynnistyy, kun käynnistät GroupWisen.

Lopeta

Sääntö käynnistyy, kun lopetat GroupWisen.

Itse käynnistettävä

Voit käynnistää säännön itse valitsemalla sen Säännöt-valintaikkunasta ja valitsemalla Käynnistä. Esimerkiksi sen sijaan, että sääntö aina siirtäisi tietynlaiset viestit johonkin kansioon, voitkin määrittää, että viestit kerääntyvät postilaatikkoon, kunnes haluat siirtää ne kaikki kerralla. Jotta voisit käynnistää säännön itse, sinun on ensin valittava postilaatikko- tai kalenterinäkymästä viestit tai kansiot, joihin haluat sääntöjen vaikuttavan.

Tavaramerkin symboli (®, ™ jne.) tarkoittaa Novellin tavaramerkkiä. Tähti (*) tarkoittaa kolmannen osapuolen tavaramerkkiä. Katso lisätiedot kohdasta Tekijänoikeustiedot.