Använd regler när du vill definiera en uppsättning villkor och vilka åtgärder som ska utföras om en försändelse uppfyller dessa villkor. När du skapar en regel gör du följande:
Namnge regeln.
Välj en händelse. Det är händelsen som utlöser regeln.
Välj vilka typer av försändelser regeln ska gälla för.
Lägg till en åtgärd. Åtgärden är det du vill ska hända när regeln utlöses.
Spara regeln.
Kontrollera att regeln är aktiverad.
Du kan ange flera alternativ som avgör vilka försändelser som regeln ska påverka. Du kan till exempel ange att regeln bara ska gälla godkända bokningar, försändelser med ett visst ord i rutan Ärende eller försändelser med hög prioritet. Du använder Definiera villkor när du vill begränsa regeln ytterligare.
I det här avsnittet beskrivs vilka åtgärder som en regel kan utföra och vilka händelser som aktiverar en regel.
Skickar ett förberett meddelande till de mottagare du anger. Anta till exempel att du ska meddela din chef varje gång du får en månadsrapport från marknadsavdelningen. Du kan då låta en regel skicka ett meddelande så fort du får rapporten.
Vidarebefordrar försändelser till en eller flera användare. Anta till exempel att du tillhör kärngruppen i ett projekt. Du kan då låta en regel vidarebefordra mötesanteckningar till övriga projektmedlemmar.
Delegerar en bokning, anteckning eller uppgift till en annan användare. Anta till exempel att någon sköter dina uppgifter när du inte är på kontoret. Du kan då låta en regel delegera bokningar, uppgifter och anteckningar till den personen.
Skickar ett förberett svar till den som skickat försändelsen. Anta till exempel att du måste vara borta från kontoret några dagar. Du kan då definiera en regel så att inkommande försändelser besvaras med ett meddelande som anger när du är tillbaka.
Du kan använda Definiera villkor för att förhindra att svar skickas till hela adresslistor och andra stora grupper.
Godkänner en bokning, anteckning eller uppgift. Du kan till exempel definiera en regel som godkänner alla bokningar från en viss person.
Raderar eller avslår försändelser. Du kan till exempel skapa en regel som avslår alla bokningar på tisdagar om du vet att du alltid är upptagen med annat då.
Raderar försändelser från papperskorgen när regelns villkor är uppfyllda. Du kan till exempel definiera en regel som raderar försändelser från ett företag som skickar skräppost.
Flyttar försändelser till en mapp. Du kanske till exempel vill att alla försändelser som har ordet "budget" i rutan Ärende ska placeras i en egen mapp.
Länkar försändelser till en eller flera mappar när regelvillkoren är uppfyllda. Genom att länka en försändelse till en mapp kan du öppna försändelsen från fler än en mapp. Anta till exempel att du har en försändelse som berör både marknad och personal. Du kan då placera den i mappen Marknad och sedan länka den till mappen Personal. Du kan då öppna försändelsen i vilken som helst av mapparna.
Markerar alla försändelser som uppfyller regelvillkoren som privata. När en försändelse är markerad som privat kan du förhindra att fullmaktsinnehavare kommer åt den. Du kan till exempel låta regeln markera alla försändelser från din familj som privata.
Markerar försändelser som lästa. Om du till exempel skummar igenom svaren i en delad mapp och inte vill läsa samtliga försändelser i detta ärende kan du skapa en regel som markerar dem som lästa så att de inte hamnar överst i försändelselistan.
Arkiverar försändelser när regelvillkoren är uppfyllda. Du kan till exempel låta regeln arkivera alla försändelser som rör ett visst ärende. Arkivera får inte användas som åtgärd när händelsen som ligger till grund för åtgärden är Ny försändelse eller Försändelse flyttas.
Markerar försändelser som olästa när regelvillkoren är uppfyllda. Du kan till exempel skapa en användaraktiverad regel som markerar alla öppnade försändelser från din chef som olästa, så att du kommer ihåg att läsa dem på nytt eller att vidta andra åtgärder.
Förhindrar att andra regler tillämpas på de försändelser som uppfyller villkoren för denna regel. Regler tillämpas i den ordning de är listade i dialogrutan Regler. Om det finns regler som vanligtvis skulle påverka försändelserna, förhindrar den här regeln att att dessa regler utförs.
Regeln utlöses när en ny försändelse placeras i brevlådan i GroupWise
Regeln utlöses när en försändelse placeras i en viss mapp. Om du inte anger någon mapp utlöses regeln när en försändelse flyttas till en mapp, vilken som helst.
Regeln utlöses när du öppnar en viss mapp. Om du inte anger någon mapp utlöses regeln när du öppnar en mapp, vilken som helst.
Regeln utlöses när du stänger en viss mapp. Om du inte anger någon mapp utlöses regeln när du stänger en mapp, vilken som helst.
Regeln utlöses när du startar GroupWise.
Regeln utlöses när du avslutar GroupWise.
Regeln kan bara utlösas manuellt genom att användaren markerar den i dialogrutan Regler och klickar på Kör. I stället för att en regel alltid flyttar vissa försändelser till en mapp, vill du kanske att försändelsen ska ligga kvar i din brevlåda och sedan skickas när du själv tycker att det är dags. Innan du kan köra regeln manuellt måste du markera försändelserna eller mapparna som berörs av regeln.
Varumärkessymboler (