使用“规则”可以定义一组条件以及在项目满足那些条件时要执行的操作。创建规则时,必须完成以下操作:
命名规则。
选择事件。事件是启动规则的触发器。
选择规则所影响的项目类型。
添加操作。该操作是在规则触发后需要规则采取的操作。
保存规则。
确保启用了规则。
可以指定多种选项来限制规则影响的项目。例如,可以对仅是已接受的约会、“主题”框中包含特定词的项目或具有高优先级的项目应用规则。使用“定义条件”可进一步限制规则。
满足规则条件时将准备好的邮件讯息发送给指定的收件人。例如,如果您需要在每次收到其他团队的月度报告时通知您的上司,可以让规则在您收到报告时立即发送讯息。
满足规则条件时将项目转发给一个或多个用户。例如,如果您处于核心团队,可以让规则将会议记录转发给外围队员。
满足规则条件时将约会、备忘记事或任务委托给另一个用户。例如,如果某人在您离开公司时接替您的工作,规则可以将约会、任务或备忘记事委托给那个人。
满足规则条件时将准备好的答复发送给寄件人。例如,如果您需要离开办公室几天,规则可以向进来的项目发送答复,说明您何时回来。
您可能需要使用“定义条件”来防止答复到达邮件列表服务器和其它大型组。
满足规则条件时接受约会、备忘记事或任务。例如,规则可以接受来自特定个人的所有约会。
满足规则条件时删除或谢绝任何项目。例如,如果您总是不能参加一星期中某一天的会议,规则可谢绝那天的任何约会安排。
满足规则条件时将项目从废物桶中清除。例如,规则可以清除所接收到的某家公司定期向您发送的垃圾邮件项目。
满足规则条件时将项目移动到文件夹。例如,您可能想将“主题”框中含有特定词的所有项目移动到一个公共文件夹中。
满足规则条件时将项目链接到一个或多个文件夹。将项目链接到文件夹允许您从多个文件夹中查看该项目。例如,如果您有一个与“营销”和“人事”相关的项目,可以将它放到“营销”文件夹,然后将它链接到“人事”文件夹。然后您可从这两个文件夹中的任何一个打开该项目。
将满足规则条件的所有项目标记为“私用”。当一个项目标记为“私用”时,可以限制代理访问该项目。例如,规则可以将来自您的家庭成员的所有项目标记为“私用”。
将满足规则条件的所有项目标记为已读。例如,如果您正在浏览共享文件夹中的某个答复线程,而您不想再继续,规则可以将该线程中的所有项目标记为好象已被读过,它们就不会在项目列表的顶部排序。
满足规则条件时将项目存档。例如,规则可以将关于特定主题的所有项目全部存档。当触发事件是“新项目”或“已归档项目”时,“存档”不能作为操作使用。
将满足规则条件的所有项目标记为未读。例如,您可以创建一个用户激活的规则,将所有来自您的经理的已打开项目标记为未读,以提醒自己重读这些项目或执行操作。
禁止其它规则对满足规则条件的项目执行操作。规则按照在“规则”对话框中列出的顺序执行。如果有其它通常会影响这些项目的规则,此规则操作将防止那些规则执行。
当有新项目放入 GroupWise
当有项目放入特定的文件夹中时触发规则。如果没有指定文件夹,则当项目移动到任何文件夹时都触发规则。
当打开特定的文件夹时触发规则。如果没有指定文件夹,则当打开任何文件夹时都触发规则。
当关闭特定的文件夹时触发规则。如果没有指定文件夹,则当关闭任何文件夹时都触发规则。
启动 GroupWise 时触发规则。
退出 GroupWise 时触发规则。
只有手工从“规则”对话框中选择规则然后单击“运行”,才能触发此规则。例如,您可能不想让规则总是将某些特定的项目移入某个文件夹,而是希望项目在邮箱中积累直到您准备将它们一次性移走为止。要手工触发规则,必须首先在邮箱或日历视图中选择该规则将要影响的项目或文件?小?/p>
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