Brug Regler til at definere et sæt betingelser og handlinger, der skal udføres, når et element opfylder de pågældende betingelser. Når du opretter en regel, skal du gøre følgende:
Giv reglen et navn.
Vælg en aktivitet. Aktiviteten er den faktor, der aktiverer reglen.
Vælg de typer elementer, som påvirkes af reglen.
Tilføj en handling. En handling er det, reglen skal udføre, når den aktiveres.
Gem reglen.
Kontroller, at reglen er aktiveret.
Du kan angive mange indstillinger for at begrænse det antal elementer, der påvirkes af reglen. Du kan f.eks. oprette en regel, der kun gælder for accepterede aftaler, for elementer med et bestemt ord i feltet Emne eller for elementer med høj prioritet. Brug Definer betingelser til at afgrænse reglerne yderligere.
Dette emne indeholder en beskrivelse af, hvilke handlinger der kan udføres med en regel, og hvilke aktiviteter der udløser en regel.
Sender en forberedt postmeddelelse til de modtagere, du angiver, når betingelserne i reglen er opfyldt. Hvis du f.eks. skal give din chef besked, hver gang du modtager en månedlig rapport fra en anden gruppe, kan du ved hjælp af en regel sende en meddelelse, så snart du har modtaget rapporten.
Sender elementer til en eller flere brugere, når betingelserne i reglen er opfyldt. Hvis du f.eks. er med i en kernegruppe, kan du ved hjælp af en regel videresende mødereferater til personer uden for denne gruppe.
Uddelegerer en aftale, en påmindelse eller en opgave til en anden bruger, når betingelserne i reglen er opfyldt. Hvis du f.eks. har nogen til at vikariere for dig, mens du er væk fra kontoret, kan du ved hjælp af en regel uddelegere aftaler, opgaver og påmindelser til denne person.
Sender et forberedt svar til afsenderen, når betingelserne i reglen er opfyldt. Hvis du f.eks. er væk fra kontoret i flere dage, kan du ved hjælp af en regel sende et svar på indgående elementer med besked om, hvornår du er tilbage.
Du kan evt. bruge Definer betingelser til at sikre, at der ikke sendes svar ud til adresselisteservere og andre store grupper.
Accepterer en aftale, en påmindelse eller en opgave, når betingelserne i reglen er opfyldt. Du kan f.eks. have en regel, der accepterer alle aftaler fra en bestemt person.
Sletter eller afviser et element, når betingelserne i reglen er opfyldt. Du kan f.eks. have en regel, som afviser alle aftaler, der er planlagt til en bestemt ugedag, hvis du aldrig er ledig den pågældende dag.
Sletter elementer fra papirkurven, når betingelserne i reglen er opfyldt. Ved hjælp af en regel kan du f.eks. tømme papirkurven for elementer fra et firma, som sender uønsket post til dig.
Overfører elementer til en mappe, når betingelserne i reglen er opfyldt. Det kan f.eks. være, at du vil overføre alle elementer med nogle bestemte ord i emnefeltet til en mappe.
Sammenkæder elementer med en eller flere mapper, når betingelserne i reglen er opfyldt. Når du sammenkæder et element med en mappe, kan du se elementet fra mere end én mappe. Hvis du f.eks. har et element, der er relateret til marketing- og personaleafdelingen, kan du placere det i marketingmappen og derpå sammenkæde det med personalemappen. Du kan derefter åbne elementet fra begge mapper.
Markerer alle de elementer, der opfylder betingelserne i reglen, som private. Når et element er markeret som privat, kan du forhindre de brugere, du har givet fuldmagt, i at åbne elementet. Ved hjælp af en regel kan du f.eks. markere alle elementer fra familiemedlemmer som private.
Markerer alle de elementer, der opfylder betingelserne i reglen, som læste. Hvis du f.eks. er ved at skimme en svartråd i en delt mappe og ikke ønsker at følge tråden mere, kan du ved hjælp af en regel markere alle elementerne i tråden som læste, så de ikke sorteres øverst på elementlisten.
Arkiverer elementer, når betingelserne i reglen er opfyldt. Du kan f.eks. have en regel, som arkiverer alle elementer om et bestemt emne. Arkiver kan ikke benyttes som handling, hvis den udløses af aktiviteten Nyt element eller Arkiveret element.
Markerer alle de elementer, der opfylder betingelserne i reglen, som ulæste. Du kan f.eks. oprette en brugeraktiveret regel, der markerer alle de elementer fra din chef, du har åbnet, som ulæste for at minde dig selv om, at du skal læse dem igen eller reagere på dem.
Forhindrer andre regler i at udføre handlinger i forbindelse med elementer, der opfylder betingelserne i reglen. Reglerne udføres i samme rækkefølge som i dialogboksen Regler. Hvis der findes andre regler, som normalt ville gælde for elementerne, vil denne regelhandling forhindre de andre regler i at blive udført.
Reglen aktiveres, når et nyt element placeres i GroupWise
Reglen aktiveres, når et element placeres i en bestemt mappe. Hvis du ikke angiver en mappe, aktiveres reglen, når et element flyttes til en hvilken som helst mappe.
Reglen aktiveres, når du åbner en bestemt mappe. Hvis du ikke angiver en mappe, aktiveres reglen, når du åbner en hvilken som helst mappe.
Reglen aktiveres, når du lukker en bestemt mappe. Hvis du ikke angiver en mappe, aktiveres reglen, når du lukker en hvilken som helst mappe.
Reglen aktiveres, når du starter GroupWise.
Reglen aktiveres, når du afslutter GroupWise.
Reglen kan kun aktiveres manuelt ved at vælge reglen i dialogboksen Regler og klikke på Udfør. I stedet for en regel, hvor bestemte elementer f.eks. altid overføres til en mappe, kan du samle elementerne i postkassen, indtil du er klar til at overføre dem alle på én gang. Hvis du vil aktivere en regel manuelt, skal du først vælge alle de elementer eller mapper, reglen skal gælde for, i postkassen eller kalenderen.
Et varemærkesymbol (