Utilice Reglas para definir una serie de condiciones y acciones que se realizarán cuando un elemento cumpla esas condiciones. Para crear una regla debe hacer lo siguiente:
Asigne un nombre a la regla.
Seleccione un evento. El evento es el instrumento que inicia la regla.
Seleccione los tipos de elementos que se verán afectados por la regla.
Añada una acción. La acción es lo que usted desea que haga la regla al activarse.
Guarde la regla.
Compruebe que la regla está activada.
Puede especificar muchas opciones para limitar los elementos que se van a ver afectados por la regla. Por ejemplo, puede aplicar una regla sólo a las citas aceptadas, a los elementos que tengan determinada palabra en el recuadro Tema o a elementos con una prioridad alta. Utilice Definir condiciones para limitar más las reglas.
Este tema explica las acciones que puede realizar una regla y los eventos que activan las reglas.
Envía un mensaje de correo preparado a los destinatarios especificados cuando se cumplen las condiciones de la regla. Por ejemplo, si tiene que informar a su jefe cada vez que recibe un informe mensual de otro grupo, puede disponer de una regla que envíe un mensaje tan pronto como reciba el informe.
Remite elementos a uno o varios usuarios cuando se cumplen las condiciones de la regla. Por ejemplo, si está en un equipo principal, puede crear una regla que remita actas de reuniones a los miembros de otros equipos.
Delega una cita, un recordatorio o una tarea a otro usuario cuando se cumplen las condiciones de la regla. Por ejemplo, imagine que alguien va a hacer su trabajo mientras usted no está en la oficina, la regla puede delegar citas, tareas o recordatorios a esa persona.
Envía una respuesta preparada a un remitente cuando se cumplen las condiciones de la regla. Por ejemplo, si tiene que estar fuera de la oficina varios días, la regla puede enviar una respuesta a los remitentes de los elementos recibidos, indicando cuando volverá.
Puede utilizar Definir condiciones para evitar que las respuestas se dirijan a servidores de listas de correo y a otros grupos grandes.
Acepta una cita, recordatorio o tarea cuando se cumplen las condiciones de la regla. Por ejemplo, la regla puede aceptar todas las citas de una persona concreta.
Suprime o rechaza un elemento cuando se cumplen las condiciones de la regla. Por ejemplo, la regla puede rechazar las citas programadas para un día determinado de la semana si ese día nunca puede asistir a reuniones.
Suprime los elementos de la papelera cuando se cumplen las condiciones de la regla. Por ejemplo, la regla puede vaciar los elementos recibidos de una empresa que envíe constantemente correo basura.
Mueve los elementos a una carpeta cuando se cumplen las condiciones de la regla. Por ejemplo, puede que desee mover todos los elementos que tengan determinadas palabras en el recuadro Tema a una carpeta común.
Enlaza los elementos a una o varias carpetas cuando se cumplen las condiciones de la regla. Enlazar un elemento a una carpeta le permite ver el elemento desde más de una carpeta. Por ejemplo, si tiene un elemento relacionado con los departamentos de Marketing y Personal, puede colocarlo en la carpeta de Marketing y luego, enlazarlo a la carpeta de Personal. Luego podrá abrir el elemento desde cualquiera de las dos carpetas.
Marca como confidenciales todos los elementos que coincidan con las condiciones de la regla. Cuando marca un elemento como confidencial, restringe el acceso de sus apoderados al elemento. Por ejemplo, la regla puede marcar como confidencial todos los elementos provenientes de su familia.
Marca como leídos todos los elementos que cumplan las condiciones de la regla. Por ejemplo, si está examinando un hilo de respuestas de una carpeta compartida y desea dejar de seguirlo, la regla puede marcar todos los elementos del hilo como si los hubiese leído, para que no se clasifiquen en la parte superior de la lista de elementos.
Archiva los elementos cuando se cumplen las condiciones de la regla. Por ejemplo, una regla puede archivar todos los elementos relacionados con un tema determinado. Esta acción no está disponible como acción si el evento desencadenante es Elemento nuevo o Elemento archivado.
Marca como no leídos todos los elementos que cumplan las condiciones de la regla. Por ejemplo, puede crear una regla activada por el usuario para marcar como no leídos todos los elementos del administrador que haya abierto, a modo de recordatorio para volver a leerlos o para actuar sobre ellos.
Detiene otras reglas para que no actúen sobre los elementos que cumplan determinadas condiciones. Las reglas se ejecutan en el orden en el que aparecen en el cuadro de diálogo Reglas. Si existen otras reglas que puedan afectar a estos elementos, la acción de esta regla evitará su ejecución.
La regla se activa al colocar un nuevo elemento en el buzón de GroupWise
La regla se activa al colocar un elemento en una carpeta determinada. Si no especifica ninguna carpeta, la regla se activará al mover un elemento a cualquier carpeta.
La regla se activa al abrir una carpeta determinada. Si no especifica ninguna carpeta, la regla se activará al abrir cualquier carpeta.
La regla se activa al cerrar una carpeta determinada. Si no especifica ninguna carpeta, la regla se activará al cerrar cualquier carpeta.
La regla se activa al iniciar GroupWise.
La regla se activa al salir de GroupWise.
La regla sólo puede activarse manualmente seleccionándola en el recuadro de diálogo Reglas y haciendo clic en Ejecutar. Por ejemplo, en lugar de que una regla mueva siempre algunos elementos a una carpeta, puede hacer que se acumulen en el buzón hasta que usted esté listo para moverlos todos al mismo tiempo. Para activar una regla manualmente, primero debe seleccionar en el buzón o en el calendario los elementos o carpetas a los que va afectar la regla.
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