Über Vertretungen

Mithilfe der Option "Vertretung" können Sie die Mailbox und den Kalender eines anderen Benutzers verwalten. Als Vertretung können Sie verschiedene Aktionen durchführen, beispielsweise Nachrichten im Namen eines anderen Benutzers lesen, akzeptieren oder ablehnen, und zwar im Rahmen der Beschränkungen, die der andere Benutzer hierfür festgelegt hat.

Bevor Sie einen anderen Benutzer vertreten können, müssen zwei Schritte zur Vorbereitung ausgeführt werden. Zum einen muss Ihnen die Person, die Sie vertreten sollen, in der Zugriffsliste unter "Optionen" bestimmte Rechte einräumen. Zum anderen müssen Sie den Namen dieses Benutzers in die Popup-Liste "Vertretung" eintragen, um auf seine Mailbox oder seinen Kalender zugreifen zu können.

Nachdem Sie diese beiden Schritte ausgeführt haben, wählen Sie in der Vertretungsliste den Namen der Person aus, für die Sie die Vertretung übernehmen, wenn Sie auf ihre Mailbox oder ihren Kalender zugreifen möchten. Mit dem Mehrfachbenutzerlayout können Sie auch die Zeitpläne von Benutzern und Ressourcen verwalten, für die Ihnen Vertretungsrechte eingeräumt wurden.

Zuweisen von Vertretungsrechten für einen anderen Benutzer

Mithilfe der Zugriffsliste unter "Sicherheitsoptionen" können Sie andere Benutzer mit Rechten für die Vertretung ausstatten. Sie können den einzelnen Benutzern unterschiedliche Rechte für den Zugriff auf Ihre Kalender- und Nachrichteninformationen einräumen. Räumen Sie anderen Benutzern Lesezugriff auf Termine ein, damit sie bei der Suche nach freien Terminzeiten in Ihrem Kalender spezifische Informationen zu Ihren Terminen einsehen können.

In der folgenden Tabelle sind die Rechte beschrieben, die Sie den anderen Benutzern einräumen können.

Recht

Ermöglicht Ihrer Vertretung Folgendes

Lesen

Empfangene Nachrichten lesen Vertretungen mit diesem oder einem anderen Vertretungsrecht können Ihren Kontakteordner nicht anzeigen.

Schreiben

Nachrichten in Ihrem Namen erstellen und senden sowie Ihre Signatur hinzufügen (falls definiert). Nachrichten Kategorien zuordnen, den Betreff von Nachrichten ändern und Checklistenoptionen für Nachrichten ausführen.

Optionen/Regeln/Ordner ändern

Die Optionen in Ihrer Mailbox ändern. Die Vertretung kann jede Ihrer Optionseinstellungen bearbeiten, einschließlich der Zugriffsrechte, die Sie an andere Benutzer vergeben haben. Die Vertretung kann auch Regeln und Ordner erstellen und ändern, wenn sie über Zugriffsrechte auf Ihre Mails verfügt. Mit diesem Recht kann eine Vertretung Kategorien hinzufügen, löschen und bearbeiten.

Private Nachrichten lesen

Die von Ihnen als "Privat" gekennzeichneten Nachrichten lesen. Wenn Sie einer Vertretung keine privaten Rechte einräumen, bleiben alle in der Mailbox als "Privat" gekennzeichneten Nachrichten für die Vertretung unsichtbar.