Příkaz Pravidla slouží k nastavení podmínek a akcí, které mají být provedeny, pokud položka tyto podmínky splňuje. Když vytváříte pravidlo, musíte učinit následující kroky:
Nazvat pravidlo.
Vybrat událost. Ta je nezbytná pro spuštění pravidla.
Vybrat typy položek, kterých se bude pravidlo týkat.
Přidat akci. Akce je činnost, kterou má pravidlo vykonat po spuštění.
Uložte pravidlo.
Zkontrolovat, zda je pravidlo zapnuto.
Položky, na které se má pravidlo vztahovat, můžete omezit mnoha způsoby. Pravidlo můžete například použít pouze pro schválené události, pro položky, které obsahují určité slovo v poli Věc, nebo pro položky s vysokou prioritou. Chcete-li pravidlo definovat podrobněji, klepněte na tlačítko Definovat podmínky.
Toto téma popisuje akce, které může pravidlo provádět, stejně jako události, které mohou pravidlo spustit.
Při splnění podmínek pravidla odešle zadaným příjemcům připravenou poštovní zprávu. Pokud například potřebujete informovat vedoucího pokaždé, když obdržíte měsíční výkaz od jiné skupiny pracovníků, můžete používat pravidlo, které po obdržení takového výkazu odešle zprávu.
Při splnění podmínek pravidla předá položku jednomu nebo více uživatelům. Pokud jste například členy nejvyššího vedení, můžete používat pravidlo, které předává informace o schůzích vedoucím pracovníkům na nižších úrovních.
Při splnění podmínek pravidla převede událost, připomenutí nebo úkol jinému uživateli. Pokud vás například někdo zastupuje v době vaší nepřítomnosti na pracovišti, pravidlo na něj může převádět události, úkoly a připomenutí.
Při splnění podmínek pravidla odešle odesilateli připravenou odpověď. Pokud například musíte být několik dní mimo pracoviště, můžete pomocí pravidla odesílat na příchozí položky odpověď, ve které odesilateli oznámíte, kdy se vrátíte.
Pomocí funkce Definovat podmínky můžete zabránit odesílání odpovědí do diskusních a jiných velkých skupin.
Při splnění podmínek pravidla schválí událost, připomenutí nebo úkol. Pravidlo může například schvalovat všechny události navržené určitou osobou.
Odstraní nebo odmítne jakoukoli položku splňující podmínky pravidla. Pravidlo může například odmítnout všechny události naplánované na určitý den v týdnu, pokud jste v tento den vždy zaneprázdněni.
Při splnění podmínek pravidla odstraní položku z koše. Pravidlo může například vysypávat položky přijaté od společnosti, která vám posílá nevyžádané zprávy.
Při splnění podmínek pravidla přesune položku do složky. Můžete například chtít, aby byly všechny položky s určitým slovem v poli Věc přesunuty do společné složky.
Při splnění podmínek pravidla propojí položky do jedné nebo více složek. Propojení položky do složky umožní zobrazit položku z více než jedné složky. Pokud máte například položku, která se vztahuje k marketingu a personalistice, můžete ji umístit do složky Marketing a potom ji propojit do složky Personalistika. Položku bude možné otevřít z obou složek.
Označí všechny položky splňující podmínky pravidla jako soukromé. Pokud je položka označena jako soukromá, můžete k ní svým zástupcům zamezit přístup. Pravidlo například může označit jako soukromé všechny položky od členů vaší rodiny.
Označí všechny položky splňující podmínky pravidla jako přečtené. Pokud například prolistujete historii odpovědí ve sdílené složce a v budoucnu se jí nechcete dále zabývat, pravidlem můžete označit všechny položky v historii jako přečtené, takže nebudou zařazeny na začátek seznamu položek.
Při splnění podmínek pravidla položky archivuje. Pravidlo například může archivovat všechny položky, týkající se určitého tématu. Příkaz Archivovat není dostupný jako akce, pokud je aktivující událostí Nová položka nebo Zařazení položky.
Označí všechny položky splňující podmínky pravidla jako nepřečtené. Můžete například vytvořit uživatelem aktivované pravidlo, které označí jako nepřečtené všechny již otevřené položky od vašeho vedoucího a připomene vám tak, abyste si je znovu přečetli nebo podle nich postupovali.
Při splnění podmínek pravidla zabrání pro tuto položku použití jiných pravidel. Pravidla jsou prováděna v pořadí, v jakém jsou uvedena v dialogovém okně Seznam pravidel. Pokud by na položky mohla být uplatněna další pravidla, tato akce provedení těchto pravidel zabrání.
Pravidlo se spustí při umístění nové položky do poštovní schránky aplikace GroupWise
Pravidlo se spustí při umístění položky do zvláštní složky. Pokud složku nezadáte, aktivuje se pravidlo při přesunutí položky do libovolné složky.
Pravidlo se spustí při otevření vybrané složky. Pokud složku nezadáte, pravidlo se aktivuje při otevření libovolné složky.
Pravidlo se spustí při zavření vybrané složky. Pokud složku nezadáte, pravidlo se aktivuje při zavření libovolné složky.
Pravidlo se spustí při spuštění aplikace GroupWise.
Pravidlo se spustí při ukončení aplikace GroupWise.
Pravidlo lze aktivovat pouze ručně vybráním pravidla v dialogovém okně Pravidla a klepnutím na příkaz Spustit. Například místo pravidla provádějícího přesun určitých položek do složky budete chtít, aby se položky hromadily ve schránce do té doby, než budete připraveni přesunout všechny najednou. Chcete-li spustit pravidlo ručně, musíte nejprve v zobrazení kalendáře nebo schránky vybrat položky nebo složky, pro které má pravidlo platit.
Symbol ochranné značky (