Bruk Regler til å definere et sett av betingelser og handlinger som skal utføres når et element oppfyller disse betingelsene. Når du oppretter en regel, må du først gjøre følgende:
Navngi regelen.
Velg en hendelse. Hendelsen er utløseren som starter regelen.
Velg hva slags elementer som skal påvirkes av regelen.
Legg til en handling. Handlingen er det regelen skal gjøre når den utløses.
Lagre regelen.
Pass på at denne regelen er aktivert.
Du kan angi mange alternativer for å begrense hvilke elementer som påvirkes av en regel. Du kan for eksempel bruke en regel bare på godtatte avtaler, elementer med et bestemt ord i boksen Emne eller elementer med høy prioritet. Bruk Definer betingelser til å avgrense reglene ytterligere.
Dette emnet forklarer hvilke handlinger en regel kan utføre og hvilke hendelser som utløser en regel.
Sender en ferdigskrevet postmelding til angitte mottakere når regelbetingelsene oppfylles. Hvis du for eksempel må informere din overordnede hver gang du får en månedsrapport fra en annen gruppe, kan du få en regel til å sende en melding så snart du mottar rapporten.
Videresender elementer til en eller flere brukere når regelbetingelsene oppfylles. Hvis du for eksempel deltar i en kjernegruppe, kan du få en regel til å videresende møtereferater til mer perifere gruppemedlemmer.
Delegerer en avtale, en påminnelse eller en oppgave til en annen bruker når regelbetingelsene oppfylles. Hvis noen for eksempel tar over for deg mens du er borte fra kontoret, kan regelen din delegere avtaler, oppgaver eller påminnelser til den personen.
Sender et ferdigskrevet svar til avsenderen når regelbetingelsene oppfylles. Hvis du for eksempel må være borte fra kontoret i flere dager, kan regelen sende svar på innkommende meldinger og fortelle når du vil være tilbake.
Det kan hende at du vil bruke Definer betingelser til å forhindre at svarene går til postlisteserveren og andre store grupper.
Godtar en avtale, en påminnelse eller en oppgave når regelbetingelsene oppfylles. Regelen kan for eksempel godta alle avtaler fra en bestemt person.
Sletter eller avslår et hvilket som helst element når regelbetingelsene oppfylles. Regelen din kan for eksempel avslå alle avtaler som er fastsatt til en bestemt dag i uken, hvis du aldri er tilgjengelig for møter på den dagen.
Sletter elementer fra papirkurven når regelbetingelsene oppfylles. Regelen kan for eksempel tømme elementer som kommer fra et firma som jevnlig sender deg useriøs e-post.
Flytter elementer til en mappe når regelbetingelsene oppfylles. Du vil for eksempel kanskje flytte alle elementer som har bestemte ord i boksen Emne, til en fellesmappe.
Kobler elementer til en eller flere mapper når regelbetingelsene oppfylles. Når du kobler et element til en mappe, kan du se på elementet fra mer enn én mappe. Hvis du for eksempel har et element som gjelder markedsførings- og personalavdelingen, kan du plassere det i mappen Markedsføring og koble det til mappen Personal. Deretter kan du åpne elementet fra begge mappene.
Merker alle elementer som oppfyller regelbetingelsene, som private. Når et element er merket som privat, kan du forhindre at stedfortredere har tilgang til elementet. Regelen kan for eksempel merke alle elementer du mottar fra familien, som privat.
Merker alle elementer som oppfyller regelbetingelsene, som lest. Hvis du for eksempel skummer gjennom en diskusjonstråd i en delt mappe, og du ikke lenger ønsker å følge diskusjonen, kan regelen merke alle elementer i tråden som om de er lest, slik at de ikke står øverst på elementlisten.
Arkiverer elementer når regelbetingelsene oppfylles. Regelen kan for eksempel arkivere alle elementer som gjelder et bestemt emne. Arkivering er ikke tilgjengelig hvis den utløste handlingen er Nytt element eller Arkivert element.
Merker alle elementer som oppfyller regelbetingelsene, som ulest. Du kan for eksempel opprette en brukeraktivert regel som merker alle elementer du har åpnet fra kalenderen, som ulest, slik at du blir minnet på å lese dem på nytt eller utføre handlingen.
Forhindrer at andre regler virker på elementer som oppfyller regelbetingelsene. Regler utføres i den rekkefølgen som er angitt i dialogboksen Regler. Hvis det finnes andre regler som vanligvis vil påvirke disse elementene, forhindrer denne regelhandlingen at andre regler utføres.
Regelen utløses når et nytt element plasseres i GroupWise
Regelen utløses når et element plasseres i en bestemt mappe. Hvis du ikke angir en mappe, utløses regelen når et element flyttes til en mappe.
Regelen utløses når du åpner en bestemt mappe. Hvis du ikke angir en mappe, utløses regelen når du åpner en hvilken som helst mappe.
Regelen utløses når du lukker en bestemt mappe. Hvis du ikke angir en mappe, utløses regelen når du lukker en hvilken som helst mappe.
Regelen utløses når du starter GroupWise.
Regelen utløses når du avslutter GroupWise.
Regelen kan bare utløses manuelt ved å velge regelen i dialogboksen Regler og klikke Kjør. I stedet for at en regel alltid skal flytte visse elementer til en mappe, ønsker du for eksempel kanskje at elementene skal samles i postkassen din inntil du vil flytte alle under ett. Hvis du vil utløse en regel manuelt, må du først velge elementene eller mappene som regelen påvirker, i postkasse- eller kalendervisningen.
Et varemerkesymbol (