تُستخدم "القواعد" لتحديد مجموعة من الشروط والإجراءات التي سيتم تنفيذها عند استيفاء العنصر لهذه الشروط. عند قيامك بإنشاء قاعدة، يجب أن تقوم بتنفيذ الآتي:
تسمية القاعدة.
تحديد حدث. الحدث هو المُشغل الذي يبدأ تشغيل القاعدة.
تحديد أنواع العناصر التي ستتأثر بالقاعدة.
إضافة إجراء. الإجراء هو ما تريد أن تقوم القاعدة بتنفيذه عند تشغيلها.
حفظ القاعدة.
التأكد من تمكين القاعدة.
يمكنك تحديد عدة خيارات لتحديد العناصر التي تتأثر بالقاعدة. على سبيل المثال، يمكنك تطبيق القاعدة على مواعيد مقبولة فقط أو عناصر يحتوي المربع "الموضوع" فيها على كلمة معينة أو عناصر ذات أولوية عالية. يُستخدم "تعريف الشروط" لتحديد القواعد بصورة أكبر.
يُوضح هذا الموضوع الإجراءات التي يمكن أن تنفذها القاعدة والأحداث التي تؤدي إلى تشغيل القاعدة.
إرسال رسالة بريدية تم تحضيرها إلى المستلمين المحددين في حالة استيفائهم شروط القاعدة. على سبيل المثال، إذا أردت إعلام رئيسك في كل مرة تستلم فيها تقريرًا شهريًا من مجموعة أشخاص آخرين، يمكنك تحديد قاعدة تنص على توجيه رسالة بمجرد استلام التقرير.
إعادة توجيه العناصر إلى مستخدم واحد أو أكثر في حالة استيفائها لشروط القاعدة. على سبيل المثال، إذا كنت عضوًا في فريق رئيسي، يمكن إنشاء قاعدة لإعادة توجيه ملاحظات الاجتماع إلى أعضاء الفرق الفرعية.
تفويض موعد أو ملاحظة تذكير أو مهمة إلى مستخدم آخر في حالة استيفائه شروط القاعدة. على سبيل المثال، إذا كان هناك شخص يحل محلك في حالة عدم وجودك في المكتب، تستطيع تحديد قاعدة تنص على تفويض المواعيد أو المهام أو ملاحظات التذكير لهذا الشخص.
إرسال رد تم تحضيره إلى المرسل في حالة استيفاء شروط القاعدة. على سبيل المثال، إذا تطلبت ظروف عملك وجودك خارج المكتب بضعة أيام، بإمكانك تحديد قاعدة تنص على الرد على العناصر الواردة مشيرًا إلى موعد عودتك.
قد تحتاج لاستخدام "تعريف الشروط" لعدم الرد على ملقمات القوائم البريدية أو المجموعات الكبيرة الأخرى.
قبول موعد أو ملاحظة تذكير أو مهمة في حالة استيفاء شروط القاعدة. على سبيل المثال، يمكن أن تقبل القاعدة كل المواعيد من فرد معين.
حذف أي عنصر أو رفضه في حالة استيفاء شروط القاعدة. على سبيل المثال، يمكن أن ترفض القاعدة أي موعد مجدول ليوم معين من الأسبوع في حالة عدم تواجدك بصورة دائمة لحضور الاجتماعات في ذلك اليوم.
حذف العناصر من "المحذوفات" في حالة استيفاء شروط القاعدة. على سبيل المثال، يمكن للقاعدة إفراغ العناصر المستلمة من شركة معينة عادةً ما ترسل لك بريدًا غير هام.
نقل العناصر إلى مجلد في حالة استيفاء شروط القاعدة. على سبيل المثال، قد تريد نقل كافة العناصر التي تحتوي على كلمات معينة في مربع "الموضوع" إلى مجلد عام.
ربط العناصر بمجلد واحد أو أكثر في حالة استيفاء شروط القاعدة. تتيح لك عملية ربط العنصر بمجلد إمكانية عرض العنصر من أكثر من مجلد. على سبيل المثال، إذا كان لديك عنصر مرتبط بكل من "التسويق" و"الموظفين"، يمكنك وضعه في المجلد "التسويق"، ثم ربطه بالمجلد "الموظفين". يمكنك حينئذ فتح العنصر من كلا المجلدين.
وضع العلامة "خاص" على كل العناصر التي تطابق شروط القاعدة. في حالة وضع العلامة "خاص" على أحد العناصر، يمكنك تقييد وصول وكلائك إلى ذلك العنصر. على سبيل المثال، يمكن للقاعدة وضع العلامة "خاص" على كل العناصر الواردة من أقاربك.
وضع علامة على كل العناصر التي تطابق شروط القاعدة كما لو كان قد تم قراءتها. على سبيل المثال، إذا كنت تلقي نظرة سريعة على مؤشر ترابط الرد في مجلد مشترك ولا ترغب في تتبعه أكثر من ذلك، يمكن للقاعدة وضع علامة مقروء على كل العناصر الموجودة في مؤشر الترابط بحيث لا يتم فرزها في مقدمة "قائمة العناصر".
أرشفة العناصر عند استيفائها شروط القاعدة. على سبيل المثال، تستطيع قاعدتك أرشفة كافة العناصر التي تدور حول موضوع معين. ولكن لا يمكن استخدام "الأرشيف" كإجراء إذا كان الحدث الذي يؤدي إلى تشغيله عبارة عن "عنصر جديد" أو "عنصر ملف".
وضع علامة على كل العناصر التي تطابق شروط القاعدة كما لو لم تتم قراءتها بعد. على سبيل المثال، يمكنك إنشاء قاعدة يستطيع المستخدم تنشيطها لوضع علامة غير مقروء على كافة العناصر التي استلمتها من مديرك وقمت بفتحها، كوسيلة لتذكيرك بإعادة قراءتها مرة أخرى أو اتخاذ الإجراء المناسب تجاهها.
إيقاف قيام القواعد الأخرى بمعالجة العناصر التي تستوفي شروط القاعدة. يتم تنفيذ القواعد بالترتيب الذي يتم سردها به في مربع حوار "القواعد". إذا كانت هناك قواعد أخرى سوف تؤثر بشكل طبيعي على تلك العناصر، يمنع إجراء هذه القاعدة تنفيذ القواعد الأخرى.
يتم تنشيط القاعدة عند وضع عنصر جديد في "علبة بريد GroupWise
يتم تشغيل القاعدة عند وضع عنصر في مجلد محدد. إذا لم تقم بتحديد مجلد، سيتم تشغيل القاعدة عند نقل عنصر إلى أي مجلد.
يتم تشغيل القاعدة عند فتح مجلد محدد. إذا لم يتم تحديد مجلد، يتم تشغيل القاعدة عند فتح أي مجلد.
يتم تشغيل القاعدة عند إغلاق مجلد محدد. إذا لم يتم تحديد مجلد، يتم تشغيل القاعدة عند إغلاق أي مجلد.
يتم تشغيل القاعدة عند بدء GroupWise.
يتم تشغيل القاعدة عند إنهاء GroupWise.
يمكن تشغيل القاعدة يدويًا فقط عن طريق تحديد القاعدة في مربع الحوار "قواعد"، ثم النقر فوق "تشغيل". على سبيل المثال، بدلاً من قيام القاعدة بنقل عناصر معينة داخل مجلد، قد تريد تراكم العناصر في "علبة البريد" حتى تستعد لنقلها مرة واحدة. لتشغيل قاعدة يدويًا، يجب أن تقوم أولاً بتحديد العناصر أو المجلدات التي ستؤثر عليها القاعدة في طريقة العرض "علبة البريد" أو "التقويم".
يدل رمز العلامة التجارية (