אודות כללים

השתמש בכללים כדי להגדיר מערך של תנאים ופעולות שיבוצעו במקרה שפריט כלשהו עונה על התנאים שהוגדרו. בעת יצירת כלל, יש לבצע את הפעולות הבאות:

באפשרותך לציין אפשרויות רבות, כדי להגביל את הפריטים שמושפעים מהכלל. לדוגמה, ניתן ליישם כלל על פגישות שאושרו בלבד, על פריטים שמכילים מילה מסוימת בתיבה 'נושא' או על פריטים בעלי עדיפות גבוהה. השתמש באפשרות הגדרת תנאים כדי להגביל את הכללים אף יותר.

נושא זה מסביר את הפעולות שאותן יכול לבצע כלל ואת האירועים שגורמים להפעלת הכלל.

פעולות שאותן יכול לבצע כלל

שליחת דואר

כאשר מתקיימים תנאי הכלל, פעולה זו שולחת הודעת דואר מוכנה אל הנמענים שציינת. לדוגמה, אם עליך להודיע למנהל שלך בכל פעם שאתה מקבל דוח חודשי מקבוצה אחרת של אנשים, אתה יכול להגדיר כלל שישלח את ההודעה ברגע שאתה מקבל את הדוח.

העברה

כאשר מתקיימים תנאי הכלל, פעולה זו מעבירה פריטים לנמען אחד או יותר. לדוגמה, אם אתה בקבוצה מרכזית, אתה יכול להגדיר כלל שיעביר סיכומי ישיבה לחברי קבוצות אחרות.

האצלה

כאשר מתקיימים תנאי הכלל, פעולה זו מעבירה אל משתמש אחר פגישה, תזכורת או משימה. לדוגמה, אם מישהו ממלא את מקומך בזמן שאתה נעדר מהמשרד, הכלל יכול להאציל פגישות, משימות או תזכורות לאדם זה.

מענה

כאשר מתקיימים תנאי הכלל, פעולה זו שולחת מענה אל השולח. לדוגמה, אם עליך לשהות מחוץ למשרד במשך מספר ימים, הכלל יכול לשלוח מענה לכל הפריטים הנכנסים שלך שבו יהיה כתוב תאריך שובך למשרד.

ייתכן שתרצה להשתמש בהגדרת תנאים כדי להמנע ממענה היוצא אל שרתי רשימת דואר ולקבוצות גדולות אחרות.

אישור

כאשר מתקיימים תנאי הכלל, פעולה זו מאשרת פגישה, תזכורת או משימה. לדוגמה, הכלל שתיצור יכול לאשר את כל הפגישות שנשלחו מאדם מסוים.

מחיקה/דחייה

כאשר מתקיימים תנאי הכלל, פעולה זו מוחקת או דוחה כל פריט. לדוגמה, הכלל שתיצור יכול לדחות (כלומר - לא לאשר) כל פגישה שנקבעה ליום מסוים בשבוע, אם באופן קבוע אינך פנוי לפגישות ביום זה.

ריקון פריט

כאשר מתקיימים תנאי הכלל, פעולה זו מרוקנת פריטים מסל המיחזור. לדוגמה, הכלל יכול לרוקן פריטים המתקבלים מחברה ששולחת לך דואר זבל באופן קבוע.

העברה לתיקייה

כאשר מתקיימים תנאי הכלל, פעולה זו מעבירה פריטים לתיקייה. לדוגמה, ייתכן שתרצה להעביר לתיקייה אחת את כל הפריטים שמכילים מילים מסוימות בתיבה 'נושא'.

קישור לתיקייה

כאשר מתקיימים תנאי הכלל, פעולה זו יוצרת קישור של פריטים לתיקייה אחת או יותר. קישור פריט לתיקייה מאפשר לך להציג את הפריט ממספר תיקיות. לדוגמה, אם ברשותך פריט שקשור לשיווק ולכוח אדם, באפשרותך להציב אותו בתיקייה 'שיווק' ולאחר מכן לקשר אותו לתיקייה 'כוח אדם'. כך תוכל לפתוח את הפריט מכל אחת משתי התיקיות.

סימון כפרטי

פעולה זו מסמנת את כל הפריטים שעונים על תנאי הכלל כפרטיים. סימון פריט כפרטי מאפשר לך להגביל את הגישה של מיופי הכוח שלך אל הפריט. לדוגמה, הכלל יכול לסמן כפרטי את כל הפריטים המגיעים מבני משפחתך.

סימון כנקרא

פעולה זו מסמנת את כל הפריטים שעונים על תנאי הכלל כפריטים שנקראו. לדוגמה, אם אתה סוקר רצף מענה בתיקייה משותפת ואינך מעונין לעקוב עוד אחר הרצף, הכלל יכול לסמן את כל הפריטים ברצף כאילו הם נקראו כדי שפריטים אלה לא ימויינו בראש רשימת הפריטים.

העברה לארכיון

פעולה זו מעבירה פריטים לארכיון כאשר מתקיימים תנאי הכלל. לדוגמה, הכלל שתיצור יכול להעביר לארכיון את כל הפריטים שעוסקים בנושא מסוים. האפשרות 'העברה לארכיון' אינה זמינה לשימוש כפעולה במקרה שהאירוע המפעיל הוא פריט חדש או פריט מתויק.

סימון כלא נקרא

פעולה זו מסמנת את כל הפריטים שעונים על תנאי הכלל כפריטים שלא נקראו. לדוגמה, באפשרותך ליצור כלל המופעל על ידי המשתמש כדי לסמן כלא נקרא את כל הפריטים שפתחת מהמנהל שלך, כדי להזכיר לעצמך לקרוא אותם או לפעול לפיהם.

הפסקת עיבוד כללים

פעולה זו מונעת מכללים אחרים לפעול על פריטים שעונים לתנאי הכלל. כללים מבוצעים בסדר שבו הם רשומים בתיבת הדו שיח 'כללים'. אם קיימים כללים אחרים שאמורים להשפיע על פריטים אלה, פעולת כלל זו תמנע את ביצועם של הכללים האחרים.

אירועים הגורמים לכלל לפעול

פריט חדש

הכלל מופעל כאשר פריט חדש נוסף לתיבת הדואר של GroupWise®. לחיצה על 'התקבל' מאפשרת לפריטים נכנסים להפעיל את הכלל. לחיצה על 'נשלח' מאפשרת לפריטים ששלחת להפעיל את הכלל. לחיצה על 'פורסם' גורמת לכלל לפעול בכל פעם שאתה יוצר , תזכורת או משימה. לחיצה על 'טיוטה' מאפשרת לפריטים המסומנים כלא גמורים או כטיוטה לגרום לכלל לפעול.

פריט מתויק

הכלל מופעל כשפריט נוסף לתיקייה מסויימת. אם לא הגדרת תיקייה, הכלל מופעל כשפריט מועבר לתיקייה כלשהי.

פתיחת תיקייה

הכלל מופעל כאשר אתה פותח תיקייה מסויימת. אם לא ציינת תיקייה, הכלל מופעל כאשר אתה פותח תיקייה כלשהי.

סגירת תיקייה

הכלל מופעל כאשר אתה סוגר תיקייה מסויימת. אם לא ציינת תיקייה, הכלל מופעל כאשר אתה סוגר תיקייה כלשהי.

הפעלה

הכלל מופעל כאשר אתה מפעיל את GroupWise.

יציאה

הכלל מופעל כאשר אתה יוצא מ-GroupWise.

הפעלה על-ידי המשתמש

ניתן להפעיל את הכלל באופן ידני בלבד באמצעות בחירת הכלל בתיבת הדו-שיח 'כללים' ולאחר מכן לחיצה על 'הרצה'. לדוגמה, במקום שכלל יעביר תמיד פריטים מסוימים לתיקייה, ייתכן שתעדיף לצבור את הפריטים בתיבת הדואר שלך עד שתהיה מוכן להעביר אותם בפעם אחת. כדי להפעיל כלל באופן ידני, עליך לבחור תחילה בתיבת הדואר או בתצוגת לוח השנה את הפריטים או התיקיות עליהם ישפיע הכלל.

סמל סימן מסחרי (®, ™, וכו') מציין סימן מסחרי של Novell. כוכבית (*) מציינת סימן מסחר של צד שלישי. לקבלת מידע נוסף, ראה הודעות משפטיות.