규칙을 사용하여 조건을 정의하고 항목이 이러한 조건을 충족시킬 때 수행할 동작을 정의합니다. 규칙을 작성할 때 다음을 수행해야 합니다.
규칙 이름을 지정합니다.
이벤트를 선택합니다. 이벤트는 규칙을 시작하는 트리거입니다.
규칙을 적용할 항목의 유형을 선택합니다.
동작을 추가합니다. 동작은 규칙이 트리거될 때 수행할 작업입니다.
규칙을 저장합니다.
규칙을 활성화합니다.
규칙의 적용 대상 항목을 제한하는 다양한 옵션을 지정할 수 있습니다. 예를 들면 승인한 약속, 제목 상자에 특정 단어가 있는 항목 또는 중요도가 높은 항목에만 규칙을 적용할 수 있습니다. 규칙을 더 제한하려면 [조건 정의]를 사용합니다.
이 항목에서는 규칙이 수행할 수 있는 동작과 규칙을 트리거하는 이벤트에 대해 설명합니다.
규칙 조건이 충족될 때 준비된 메일 메시지를 지정한 수신인에게 보냅니다. 예를 들어, 다른 팀으로부터 월별 보고서를 받을 때마다 상사에게 알려야 하는 경우 보고서를 수신하는 즉시 규칙을 통해 메시지를 보낼 수 있습니다.
규칙 조건이 충족될 때 한 명 이상의 사용자에게 항목을 전달합니다. 예를 들어, 핵심 팀의 사용자가 규칙을 통해 회의 시간을 확장 팀 구성원에게 전달할 수 있습니다.
규칙 조건이 충족될 때 약속, 확인 메모 또는 업무를 다른 사용자에게 위임합니다. 예를 들어, 외부에 있는 동안 자신의 업무를 대신 담당할 사람에게 규칙을 통해 약속, 업무 또는 확인 메모를 위임할 수 있습니다.
규칙 조건이 충족될 때 준비된 답신을 발신인에게 보냅니다. 예를 들어, 몇 일 동안 회사를 비워야 하는 경우 규칙을 사용하여 돌아올 때를 알리는 답신을 수신 항목에게 보낼 수 있습니다.
조건 정의를 사용하여 답신이 메일 목록 서버나 다른 대규모 그룹으로 전달되는 것을 차단할 수도 있습니다.
규칙 조건이 충족될 때 약속, 확인 메모 또는 업무를 승인합니다. 예를 들어, 특정 사용자가 요청하는 모든 약속을 규칙을 통해 승인할 수 있습니다.
규칙 조건이 충족될 때 항목을 삭제하거나 거절합니다. 예를 들어, 특정 요일에 항상 회의 참석이 불가능한 경우 해당 요일에 예약되는 모든 약속을 규칙을 통해 거절할 수 있습니다.
규칙 조건이 충족될 때 휴지통에서 항목을 삭제합니다. 예를 들어, 정기적으로 정크 메일을 보내는 회사로부터 수신된 항목을 규칙을 통해 비울 수 있습니다.
규칙 조건이 충족될 때 항목을 폴더로 이동합니다. 예를 들어, 제목 상자에 특정 단어가 있는 모든 항목을 공통 폴더로 이동할 수 있습니다.
규칙 조건이 충족될 때 하나 이상의 폴더로 항목을 연결합니다. 폴더로 항목을 연결하면 여러 폴더에서 항목을 볼 수 있습니다. 예를 들어, 마케팅 및 인사 부서와 관련된 항목이 있는 경우 마케팅 폴더에 저장한 후 인사 폴더로 연결할 수 있습니다. 그러면 두 폴더 중 아무 폴더에서나 항목을 열 수 있습니다.
규칙 조건을 충족하는 모든 항목을 [개인]으로 표시합니다. 항목을 개인 항목으로 표시하면 프록시가 항목에 액세스하는 것을 제한할 수 있습니다. 예를 들어, 가족이 보내는 모든 항목을 규칙을 통해 개인 항목으로 표시할 수 있습니다.
규칙 조건에 맞는 모든 항목을 읽은 항목으로 표시합니다. 예를 들어, 공유 폴더에 있는 답신 스레드를 대충 읽는 동안 나머지 스레드를 계속 보지 않으려는 경우 규칙을 통해 모든 항목을 읽은 것으로 표시하여 항목 목록 위쪽에 정렬되지 않도록 할 수 있습니다.
규칙 조건이 충족될 때 항목을 보관합니다. 예를 들어, 규칙을 통해 특정 제목에 대한 모든 항목을 보관할 수 있습니다. 트리거하는 이벤트가 [새 항목] 또는 [폴더로 이동한 항목]인 경우 [보관]을 동작으로 사용할 수 없습니다.
규칙 조건을 충족하는 모든 항목을 읽지 않은 것으로 표시합니다. 예를 들어, 관리자로부터 받아서 이미 열어 본 모든 항목을 읽지 않은 항목으로 표시하는 사용자 활성 규칙을 만들어 해당 항목을 다시 읽거나 해당 동작을 수행하도록 상기시킬 수 있습니다.
규칙 조건을 충족하는 항목에 다른 규칙이 적용되는 것을 중지합니다. 규칙은 [규칙] 대화 상자에 나열된 순서로 실행됩니다. 이러한 항목에 정상적으로 적용되는 규칙이 아닌 다른 규칙이 있는 경우 이 규칙 동작은 다른 규칙이 실행되는 것을 막습니다.
GroupWise
특정 폴더로 항목을 이동할 때 규칙이 트리거됩니다. 폴더를 지정하지 않으면 어떤 폴더로든 항목을 이동하기만 하면 규칙이 트리거됩니다.
특정 폴더를 열 때 규칙이 트리거됩니다. 폴더를 지정하지 않으면 어떤 폴더든 열기만 하면 규칙이 트리거됩니다.
특정 폴더를 닫을 때 규칙이 트리거됩니다. 폴더를 지정하지 않으면 어떤 폴더든 닫기만 하면 규칙이 트리거됩니다.
GroupWise를 시작할 때 규칙이 트리거됩니다.
GroupWise를 종료할 때 규칙이 트리거됩니다.
[규칙] 대화 상자에서 규칙을 선택한 후 [실행]을 클릭해야만 수동으로 규칙을 트리거할 수 있습니다. 예를 들어, 특정 항목을 하나씩 폴더로 이동하는 규칙을 사용하는 것이 아니라 한 번에 모두 이동할 준비가 될 때까지 우편함에 항목을 계속 모을 수도 있습니다. 수동으로 규칙을 트리거하려면 먼저 우편함이나 달력 보기에서 규칙을 적용할 항목이나 폴더를 선택해야 합니다.
상표 기호(예: