Met Regels definieert u een verzameling voorwaarden en acties die moeten worden uitgevoerd als een item aan die voorwaarden voldoet. U maakt een regel als volgt:
Geef de regel een naam.
Selecteer een gebeurtenis. Door deze gebeurtenis wordt de regel in werking gesteld.
Selecteer de rubrieken waarop de regel van toepassing is.
Voeg een actie toe. De actie is datgene wat moet gebeuren als de regel in werking is gesteld.
Sla de regel op.
Zorg ervoor dat de regel is ingeschakeld.
U kunt nog veel meer opties opgeven om het aantal items te beperken waarop een regel van toepassing is. U kunt een regel bijvoorbeeld alleen toepassen op geaccepteerde afspraken, op items met een bepaald woord in het vak Onderwerp of op items met een hoge prioriteit. Met Voorwaarden definiëren kunt u de regels nauwkeuriger specificeren.
Dit onderwerp beschrijft de acties die een regel kan uitvoeren en de gebeurtenissen die een regel activeren.
Als aan de regelvoorwaarden is voldaan, wordt een voorbereid bericht verzonden naar de ontvangers die u hebt opgegeven. Stel dat u telkens uw chef op de hoogte moet stellen wanneer u een maandrapport van een andere groep medewerkers ontvangt. U kunt een regel dan een bericht laten sturen zodra u het rapport ontvangt.
Als aan de regelvoorwaarden is voldaan, worden items doorgestuurd naar een of meer gebruikers. Als u bijvoorbeeld deel uitmaakt van het hoofdteam, kunt via een regel de agendapunten van de volgende vergadering doorsturen naar andere medewerkers.
Als aan de regelvoorwaarden is voldaan, wordt een afspraak, notitie of taak aan een andere gebruiker gedelegeerd. Als iemand bijvoorbeeld uw plaats inneemt terwijl u afwezig bent, kunt u via een regel afspraken, taken of notities delegeren aan die persoon.
Als aan de regelvoorwaarden is voldaan, wordt een voorbereid antwoord naar de afzender verzonden. Stel dat u een aantal dagen niet op kantoor komt, dan kunt u met een regel de inkomende items beantwoorden met een bericht waarin u aangeeft wanneer u terugkomt.
Met Voorwaarden definiëren kunt u voorkomen dat antwoorden naar mailservers en andere grote groepen worden verzonden.
Als aan de regelvoorwaarden is voldaan, wordt een afspraak, notitie of taak geaccepteerd. U kunt bijvoorbeeld met een regel alle afspraken met een bepaalde persoon accepteren.
Als aan de regelvoorwaarden is voldaan, worden de desbetreffende items verwijderd. Wanneer u bijvoorbeeld op een bepaalde dag van de week nooit beschikbaar bent voor vergaderingen, kunt u met een regel alle afspraken weigeren die voor die dag worden gepland.
Als aan de regelvoorwaarden is voldaan, worden alle desbetreffende items uit de prullenbak verwijderd. Via een regel kunt u bijvoorbeeld items uit de prullenbak verwijderen van een bedrijf dat ongewenste e-mail verstuurt.
Als aan de regelvoorwaarden is voldaan, worden items naar een map verplaatst. U kunt bijvoorbeeld alle items met bepaalde woorden in het vak Onderwerp naar een gemeenschappelijke map verplaatsen.
Als aan de regelvoorwaarden is voldaan, worden items gekoppeld met een of meer mappen. Wanneer u een item koppelt met een map, kunt u het item vanuit meer dan één map bekijken. Als u bijvoorbeeld een item hebt dat betrekking heeft op Marketing en op Personeelszaken, kunt u het in de map Marketing plaatsen en met de map Personeelszaken koppelen. U kunt het item dan vanuit beide mappen openen.
Als wordt voldaan aan de regelvoorwaarden, worden de desbetreffende items gemarkeerd als privé. Door een item te markeren als privé, kunt u voorkomen dat uw gemachtigden toegang hebben tot het item. U kunt met de regel bijvoorbeeld alle items van uw familieleden als privé markeren.
Als voldaan is aan de regelvoorwaarden, worden de desbetreffende items gemarkeerd als gelezen. Als u het overzicht niet meer wilt volgen als u in een gedeelde map een antwoordoverzicht bekijkt, kunt u met een regel alle items in het overzicht markeren alsof ze zijn gelezen, zodat ze niet meer boven aan de itemlijst worden geplaatst.
Als aan de regelvoorwaarden is voldaan, worden items geactiveerd. U kunt met de regel bijvoorbeeld alle items over een bepaald onderwerp archiveren. De optie Archief is niet beschikbaar als de regel wordt geactiveerd met de gebeurtenis Nieuw item of Opgeslagen item.
Als voldaan is aan de regelvoorwaarden, worden de desbetreffende items gemarkeerd alsof ze nog niet zijn gelezen. U kunt bijvoorbeeld een regel maken die door de gebruiker moet worden gestart om alle items als ongelezen te markeren die u hebt geopend vanuit de manager, om uzelf eraan te herinneren ze alsnog te lezen en ze eventueel uit te voeren.
Voorkomt dat andere regels worden geactiveerd voor items die voldoen aan de regelvoorwaarden. Regels worden uitgevoerd in de volgorde van de lijst in het dialoogvenster Regels. Als er andere regels zijn die in principe van toepassing zijn op deze items, voorkomt u met Verwerking van regel stoppen dat deze andere regels worden uitgevoerd.
De regel wordt geactiveerd zodra een nieuw item in de GroupWise
De regel wordt geactiveerd zodra een nieuw item in een specifieke map wordt geplaatst. Als u geen map opgeeft, wordt de regel geactiveerd wanneer een item in een willekeurige map wordt geplaatst.
De regel wordt geactiveerd zodra u een specifieke map opent. Als u geen map opgeeft, wordt de regel geactiveerd wanneer u een willekeurige map opent.
De regel wordt geactiveerd zodra u een specifieke map sluit. Als u geen map opgeeft, wordt de regel geactiveerd wanneer u een willekeurige map sluit.
De regel wordt geactiveerd zodra u GroupWise start.
De regel wordt geactiveerd zodra u GroupWise afsluit.
U kunt de regel alleen handmatig activeren door deze in het dialoogvenster Regels te selecteren en op Uitvoeren te klikken. Als u bijvoorbeeld niet wilt dat met een regel bepaalde items meteen naar een map worden verplaatst, kunt u de items verzamelen in uw postbus en op het gewenste moment alle items tegelijk verplaatsen. U kunt een regel pas handmatig activeren wanneer u de items of mappen hebt geselecteerd waarop de regel van toepassing is. Dit doet u in de postbus- of de agendaweergave.
Een handelsmerksymbool (