השתמש בכללים כדי להגדיר מערך של תנאים ופעולות שיבוצעו במקרה שפריט כלשהו עונה על התנאים שהוגדרו. בעת יצירת כלל, יש לבצע את הפעולות הבאות:
להעניק שם לכלל.
לבחור אירוע. האירוע הוא הגורם שמפעיל את הכלל.
לבחור את סוגי הפריטים שיושפעו על-ידי הכלל.
להוסיף פעולה. הפעולה היא מה שברצונך שהכלל יבצע עם הפעלתו.
שמור את הכלל.
ודא שהכלל פעיל.
באפשרותך לציין אפשרויות רבות, כדי להגביל את הפריטים שמושפעים מהכלל. לדוגמה, ניתן ליישם כלל על פגישות שאושרו בלבד, על פריטים שמכילים מילה מסוימת בתיבה 'נושא' או על פריטים בעלי עדיפות גבוהה. השתמש באפשרות הגדרת תנאים כדי להגביל את הכללים אף יותר.
נושא זה מסביר את הפעולות שאותן יכול לבצע כלל ואת האירועים שגורמים להפעלת הכלל.
כאשר מתקיימים תנאי הכלל, פעולה זו שולחת הודעת דואר מוכנה אל הנמענים שציינת. לדוגמה, אם עליך להודיע למנהל שלך בכל פעם שאתה מקבל דוח חודשי מקבוצה אחרת של אנשים, אתה יכול להגדיר כלל שישלח את ההודעה ברגע שאתה מקבל את הדוח.
כאשר מתקיימים תנאי הכלל, פעולה זו מעבירה פריטים לנמען אחד או יותר. לדוגמה, אם אתה בקבוצה מרכזית, אתה יכול להגדיר כלל שיעביר סיכומי ישיבה לחברי קבוצות אחרות.
כאשר מתקיימים תנאי הכלל, פעולה זו מעבירה אל משתמש אחר פגישה, תזכורת או משימה. לדוגמה, אם מישהו ממלא את מקומך בזמן שאתה נעדר מהמשרד, הכלל יכול להאציל פגישות, משימות או תזכורות לאדם זה.
כאשר מתקיימים תנאי הכלל, פעולה זו שולחת מענה אל השולח. לדוגמה, אם עליך לשהות מחוץ למשרד במשך מספר ימים, הכלל יכול לשלוח מענה לכל הפריטים הנכנסים שלך שבו יהיה כתוב תאריך שובך למשרד.
ייתכן שתרצה להשתמש בהגדרת תנאים כדי להמנע ממענה היוצא אל שרתי רשימת דואר ולקבוצות גדולות אחרות.
כאשר מתקיימים תנאי הכלל, פעולה זו מאשרת פגישה, תזכורת או משימה. לדוגמה, הכלל שתיצור יכול לאשר את כל הפגישות שנשלחו מאדם מסוים.
כאשר מתקיימים תנאי הכלל, פעולה זו מוחקת או דוחה כל פריט. לדוגמה, הכלל שתיצור יכול לדחות (כלומר - לא לאשר) כל פגישה שנקבעה ליום מסוים בשבוע, אם באופן קבוע אינך פנוי לפגישות ביום זה.
כאשר מתקיימים תנאי הכלל, פעולה זו מרוקנת פריטים מסל המיחזור. לדוגמה, הכלל יכול לרוקן פריטים המתקבלים מחברה ששולחת לך דואר זבל באופן קבוע.
כאשר מתקיימים תנאי הכלל, פעולה זו מעבירה פריטים לתיקייה. לדוגמה, ייתכן שתרצה להעביר לתיקייה אחת את כל הפריטים שמכילים מילים מסוימות בתיבה 'נושא'.
כאשר מתקיימים תנאי הכלל, פעולה זו יוצרת קישור של פריטים לתיקייה אחת או יותר. קישור פריט לתיקייה מאפשר לך להציג את הפריט ממספר תיקיות. לדוגמה, אם ברשותך פריט שקשור לשיווק ולכוח אדם, באפשרותך להציב אותו בתיקייה 'שיווק' ולאחר מכן לקשר אותו לתיקייה 'כוח אדם'. כך תוכל לפתוח את הפריט מכל אחת משתי התיקיות.
פעולה זו מסמנת את כל הפריטים שעונים על תנאי הכלל כפרטיים. סימון פריט כפרטי מאפשר לך להגביל את הגישה של מיופי הכוח שלך אל הפריט. לדוגמה, הכלל יכול לסמן כפרטי את כל הפריטים המגיעים מבני משפחתך.
פעולה זו מסמנת את כל הפריטים שעונים על תנאי הכלל כפריטים שנקראו. לדוגמה, אם אתה סוקר רצף מענה בתיקייה משותפת ואינך מעונין לעקוב עוד אחר הרצף, הכלל יכול לסמן את כל הפריטים ברצף כאילו הם נקראו כדי שפריטים אלה לא ימויינו בראש רשימת הפריטים.
פעולה זו מעבירה פריטים לארכיון כאשר מתקיימים תנאי הכלל. לדוגמה, הכלל שתיצור יכול להעביר לארכיון את כל הפריטים שעוסקים בנושא מסוים. האפשרות 'העברה לארכיון' אינה זמינה לשימוש כפעולה במקרה שהאירוע המפעיל הוא פריט חדש או פריט מתויק.
פעולה זו מסמנת את כל הפריטים שעונים על תנאי הכלל כפריטים שלא נקראו. לדוגמה, באפשרותך ליצור כלל המופעל על ידי המשתמש כדי לסמן כלא נקרא את כל הפריטים שפתחת מהמנהל שלך, כדי להזכיר לעצמך לקרוא אותם או לפעול לפיהם.
פעולה זו מונעת מכללים אחרים לפעול על פריטים שעונים לתנאי הכלל. כללים מבוצעים בסדר שבו הם רשומים בתיבת הדו שיח 'כללים'. אם קיימים כללים אחרים שאמורים להשפיע על פריטים אלה, פעולת כלל זו תמנע את ביצועם של הכללים האחרים.
הכלל מופעל כאשר פריט חדש נוסף לתיבת הדואר של GroupWise
הכלל מופעל כשפריט נוסף לתיקייה מסויימת. אם לא הגדרת תיקייה, הכלל מופעל כשפריט מועבר לתיקייה כלשהי.
הכלל מופעל כאשר אתה פותח תיקייה מסויימת. אם לא ציינת תיקייה, הכלל מופעל כאשר אתה פותח תיקייה כלשהי.
הכלל מופעל כאשר אתה סוגר תיקייה מסויימת. אם לא ציינת תיקייה, הכלל מופעל כאשר אתה סוגר תיקייה כלשהי.
הכלל מופעל כאשר אתה מפעיל את GroupWise.
הכלל מופעל כאשר אתה יוצא מ-GroupWise.
ניתן להפעיל את הכלל באופן ידני בלבד באמצעות בחירת הכלל בתיבת הדו-שיח 'כללים' ולאחר מכן לחיצה על 'הרצה'. לדוגמה, במקום שכלל יעביר תמיד פריטים מסוימים לתיקייה, ייתכן שתעדיף לצבור את הפריטים בתיבת הדואר שלך עד שתהיה מוכן להעביר אותם בפעם אחת. כדי להפעיל כלל באופן ידני, עליך לבחור תחילה בתיבת הדואר או בתצוגת לוח השנה את הפריטים או התיקיות עליהם ישפיע הכלל.
סמל סימן מסחרי (