À propos des règles

Utilisez les règles pour définir un ensemble de conditions et d'opérations à effectuer lorsqu'un élément réunit ces conditions. Lorsque vous créez une règle, vous devez procéder comme suit :

Afin de limiter le nombre d'éléments affectés par une règle, vous pouvez indiquer de nombreuses options. Par exemple, vous pouvez appliquer une règle uniquement aux rendez-vous acceptés, aux éléments dont le champ Objet comporte un certain terme ou aux éléments de priorité élevée. Utilisez l'option Définir les critères de recherche pour limiter davantage vos règles.

Cette rubrique décrit les opérations qu'une règle peut effectuer et les événements qui déclenchent une règle.

Opérations effectuées par une règle

Envoyer un message

Envoie un message électronique préparé aux destinataires que vous avez indiqués lorsque les conditions de la règle sont réunies. Par exemple, si vous devez informer votre supérieur à chaque fois que vous recevez un rapport mensuel d'un autre groupe de personnes, vous pouvez créer une règle pour lui envoyer un message dès que vous recevez le rapport.

Faire suivre

Transmet les éléments à un ou plusieurs utilisateurs lorsque les conditions de la règle sont réunies. Par exemple, si vous faites partie du « noyau principal » d'une équipe, vous pouvez créer une règle qui fait suivre les comptes rendus des réunions à tous les membres de l'équipe.

Délégation

Confie un rendez-vous, une note ou une tâche à un autre utilisateur lorsque les conditions de la règle sont réunies. Par exemple, si une personne vous remplace lorsque vous n'êtes pas au bureau, vous pouvez créer une règle qui délègue vos rendez-vous, tâches ou notes à cette personne.

Répondre

Envoie une réponse préparée à l'expéditeur lorsque les conditions de la règle sont réunies. Par exemple, si vous devez vous absenter du bureau pendant plusieurs jours, vous pouvez créer une règle qui envoie en réponse aux éléments entrants la date de votre retour.

Vous pouvez utiliser la fonction Définir les critères de recherche pour éviter que des réponses ne soient envoyées à des serveurs de groupes de discussions ou à d'autres grands groupes.

Accepter

Accepte un rendez-vous, une note ou une tâche lorsque les conditions de la règle sont réunies. Vous pouvez par exemple définir une règle qui accepte tous les rendez-vous qui proviennent d'une personne en particulier.

Supprimer/Refuser

Supprime ou refuse un élément lorsque les conditions de la règle sont réunies. Par exemple, vous pouvez définir une règle qui refuse un rendez-vous prévu un certain jour de la semaine si vous n'êtes jamais disponible pour assister à une réunion ce jour-là.

Supprimer l'élément

Supprime les éléments de la corbeille lorsque les conditions de la règle sont réunies. Par exemple, vous pouvez définir une règle qui supprime les éléments provenant d'une société qui vous envoie régulièrement du courrier qui ne vous intéresse pas.

Placer dans un dossier

Transfère les éléments dans un dossier lorsque les conditions de la règle sont réunies. Par exemple, vous pouvez transférer dans un dossier commun tous les éléments dont le champ Objet comporte certains termes.

Lier à un dossier

Lie les éléments à un ou plusieurs dossiers lorsque les conditions de la règle sont réunies. Le fait de lier un élément à un dossier permet d'afficher cet élément à partir de plusieurs dossiers. Par exemple, si vous avez un élément qui concerne à la fois le marketing et le personnel, vous pouvez le placer dans le dossier Marketing, puis le lier au dossier Personnel. Vous pouvez ensuite ouvrir cet élément depuis l'un ou l'autre de ces dossiers.

Marquer Privé

Marque comme étant privés tous les éléments qui réunissent les conditions de la règle. Lorsqu'un élément est marqué comme Privé, vous pouvez en refuser l'accès à vos mandataires. Par exemple, votre règle peut marquer comme Privé tous les éléments provenant des membres de votre famille.

Marquer comme étant Lu

Marque comme étant lus tous les éléments qui réunissent les conditions de la règle. Par exemple, si vous effectuez un suivi de réponse dans un dossier partagé et que vous voulez cesser cette activité, vous pouvez définir une règle qui marque tous les éléments comme étant lus de façon à ce qu'ils n'apparaissent pas en haut de la liste des éléments.

Archiver

Archive les éléments lorsque les conditions de la règle sont réunies. Par exemple, votre règle peut archiver tous les éléments qui concernent un certain sujet. Cette opération n'est pas disponible lorsque l'événement qui déclenche la règle est Nouvel élément ou Élément classé.

Marquer comme étant Non lu

Marque comme étant non lus tous les éléments qui réunissent les conditions de la règle. Par exemple, vous pouvez créer une règle activée par l'utilisateur pour marquer comme étant non lus tous les éléments envoyés par votre supérieur, et ce même si vous les avez déjà ouverts, de façon à vous rappeler de les relire ou d'agir en fonction.

Arrêter le traitement de la règle

Interrompt l'exécution des autres règles sur les éléments qui réunissent les conditions de la règle. Les règles sont exécutées dans leur ordre d'apparition dans la boîte de dialogue Règles. Si d'autres règles affectent normalement ces éléments, cette opération empêche leur exécution.

Événements qui déclenchent une règle

Nouvel élément

La règle est déclenchée lorsqu'un nouvel élément est placé dans votre boîte aux lettres GroupWise®. Si vous cliquez sur Reçu, seuls les éléments entrants déclenchent la règle. Si vous cliquez sur Envoyé, seuls les éléments que vous envoyez déclenchent la règle. Si vous cliquez sur Publié, la règle se déclenche chaque fois que vous créez un , une note ou une tâche. Si vous cliquez sur Brouillon, seuls les éléments marqués comme inachevés ou comme brouillon déclenchent la règle.

Élément classé

La règle se déclenche lorsqu'un élément est placé dans un dossier spécifique. Si vous n'indiquez aucun dossier, la règle est déclenchée lorsqu'un élément est déplacé vers n'importe quel dossier.

Ouvrir un dossier

La règle se déclenche lorsque vous ouvrez un dossier spécifique. Si vous n'indiquez aucun dossier, la règle se déclenche lorsque vous ouvrez n'importe quel dossier.

Fermer un dossier

La règle se déclenche lorsque vous fermez un dossier spécifique. Si vous n'indiquez aucun dossier, la règle se déclenche lorsque vous fermez n'importe quel dossier.

Démarrage

La règle se déclenche lorsque vous démarrez GroupWise.

Quitter

La règle se déclenche lorsque vous quittez GroupWise.

Activée par l'utilisateur

Vous ne pouvez déclencher la règle que manuellement en la sélectionnant dans la boîte de dialogue Règles, puis en cliquant sur Exécuter. Par exemple, au lieu de définir une règle qui déplace systématiquement certains éléments dans un dossier, vous pouvez accumuler les éléments dans votre boîte aux lettres et les déplacer tous en même temps au moment que vous jugez opportun. Pour déclencher une règle manuellement, vous devez d'abord sélectionner les éléments ou les dossiers concernés par la règle dans la vue Boîte aux lettres ou Agenda.

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