Utilizzare Regole per definire un insieme di condizioni e le azioni che devono essere eseguite quando un elemento soddisfa tali condizioni. Durante la creazione di una regola, occorre:
Assegnare un nome alla regola.
Selezionare un evento che rappresenta il trigger che avvia la regola.
Selezionare i tipi di elementi interessati dalla regola.
Aggiungere un'azione che rappresenta l'operazione eseguita dalla regola quando attivata.
Salvare la regola.
Accertarsi che la regola sia abilitata.
È possibile specificare numerose opzioni per limitare gli elementi interessati da una regola. Ad esempio, è possibile applicare una regola solo agli appuntamenti accettati, agli elementi contenenti una determinata parola nel campo Oggetto o agli elementi ad alta priorità. Utilizzare Definisci condizioni per restringere ulteriormente le regole.
In questa sezione vengono descritte le azioni che una regola può eseguire e gli eventi che attivano una regola.
Quando le condizioni della regola sono soddisfatte, invia un messaggio preparato in precedenza ai destinatari specificati. Ad esempio, se occorre informare il proprio superiore ogni volta che si riceve il rapporto mensile da un altro gruppo di lavoro, è possibile creare una regola che invii un messaggio appena si riceve il rapporto.
Quando le condizioni della regola sono soddisfatte, inoltra gli elementi a uno o più utenti. Ad esempio, se si appartiene a un team principale, è possibile creare una regola che inoltri i verbali delle riunioni ai membri del team esteso.
Quando le condizioni della regola sono soddisfatte, delega un appuntamento, una nota o un compito a un altro utente. Ad esempio, è possibile creare una regola per delegare appuntamenti, compiti o note al proprio sostituto durante un periodo di assenza dall'ufficio.
Quando le condizioni della regola sono soddisfatte, invia al mittente una risposta preparata in precedenza. Ad esempio, se ci si assenta dall'ufficio per più giorni, è possibile creare una regola che invii una risposta agli elementi ricevuti indicando quando si sarà di ritorno.
È possibile utilizzare Definizione delle condizioni per non inviare risposte a server di mailing list e altri gruppi di utenti estesi.
Quando le condizioni della regola sono soddisfatte, accetta un appuntamento, una nota o un compito. È possibile, ad esempio, creare una regola che accetti tutti gli appuntamenti richiesti da un determinato utente.
Quando le condizioni della regola sono soddisfatte, cancella o rifiuta gli elementi. È possibile, ad esempio, creare una regola che rifiuti tutti gli appuntamenti fissati per un determinato giorno della settimana in cui non si è mai disponibili.
Quando le condizioni della regola sono soddisfatte, cancella gli elementi dal cestino. Ad esempio, è possibile creare una regola che svuoti il cestino degli elementi ricevuti da una società che invia regolarmente posta indesiderata.
Quando le condizioni della regola sono soddisfatte, sposta gli elementi in una cartella. È possibile, ad esempio, fare in modo che tutti gli elementi contenenti determinate parole nel campo Oggetto vengano spostati in una cartella comune.
Quando le condizioni della regola sono soddisfatte, collega gli elementi a una o più cartelle. Il collegamento degli elementi alle cartelle consente di visualizzare gli elementi da più cartelle. Ad esempio, se un elemento è relativo sia al marketing che al personale, è possibile inserirlo nella cartella Marketing e quindi collegarlo alla cartella Personale. L'elemento può quindi essere aperto da entrambe le cartelle.
Contrassegna come Privato tutti gli elementi che soddisfano le condizioni della regola. È possibile impedire agli utenti incaricati l'accesso agli elementi contrassegnati come privati. Ad esempio, è possibile creare una regola che contrassegni come privati tutti gli elementi provenienti dai propri familiari.
Contrassegna come letti tutti gli elementi che soddisfano le condizioni della regola. Ad esempio, se si sta esaminando rapidamente lo sviluppo di una risposta in una cartella condivisa e non si desidera seguire tutto lo sviluppo, creare una regola che contrassegni come letti tutti gli elementi dello sviluppo in modo che non vengano visualizzati in cima all'elenco di elementi.
Quando le condizioni della regola sono soddisfatte, archivia gli elementi. È possibile, ad esempio, archiviare tutti gli elementi relativi a un determinato argomento. Archivia non è disponibile come azione se l'evento di attivazione è Nuovo elemento o Elemento archiviato.
Contrassegna come non letti tutti gli elementi che soddisfano le condizioni della regola. Ad esempio, è possibile creare una regola attivata dall'utente per contrassegnare come non letti tutti gli elementi aperti provenienti dal proprio superiore per ricordare di rileggerli o di intraprendere le azioni richieste.
Interrompe l'azione di altre regole sugli elementi che soddisfano le condizioni della regola. Le regole vengono eseguite nell'ordine in cui sono elencate nella finestra di dialogo Regole. Se sono presenti altre regole applicabili a questi elementi, questa azione ne impedisce l'esecuzione.
La regola viene attivata quando nella casella postale di GroupWise
La regola viene attivata quando un elemento viene inserito in una determinata cartella. Se la cartella non viene specificata, la regola si attiva quando un elemento viene spostato in qualsiasi cartella.
La regola viene attivata quando si apre una cartella specifica. Se la cartella non viene specificata, la regola si attiva all'apertura di qualsiasi cartella.
La regola viene attivata quando si chiude una cartella specifica. Se la cartella non viene specificata, la regola si attiva alla chiusura di qualsiasi cartella.
La regola viene attivata all'avvio di GroupWise.
La regola viene attivata quando si esce da GroupWise.
La regola può essere attivata solo manualmente selezionandola dalla finestra di dialogo Regole e quindi facendo clic su Esegui. Ad esempio, anziché creare una regola che sposta sempre determinati elementi in una cartella, è possibile mantenere gli elementi nella casella postale fino a quando si desidera spostarli tutti insieme. Per attivare manualmente una regola, occorre selezionare gli elementi o le cartelle interessate dalla regola nella vista Casella postale o Calendario.
Un simbolo di marchio (