Informazioni sulle regole

Utilizzare Regole per definire un insieme di condizioni e le azioni che devono essere eseguite quando un elemento soddisfa tali condizioni. Durante la creazione di una regola, occorre:

È possibile specificare numerose opzioni per limitare gli elementi interessati da una regola. Ad esempio, è possibile applicare una regola solo agli appuntamenti accettati, agli elementi contenenti una determinata parola nel campo Oggetto o agli elementi ad alta priorità. Utilizzare Definisci condizioni per restringere ulteriormente le regole.

In questa sezione vengono descritte le azioni che una regola può eseguire e gli eventi che attivano una regola.

Azioni eseguibili da una regola

Invia posta

Quando le condizioni della regola sono soddisfatte, invia un messaggio preparato in precedenza ai destinatari specificati. Ad esempio, se occorre informare il proprio superiore ogni volta che si riceve il rapporto mensile da un altro gruppo di lavoro, è possibile creare una regola che invii un messaggio appena si riceve il rapporto.

Inoltro

Quando le condizioni della regola sono soddisfatte, inoltra gli elementi a uno o più utenti. Ad esempio, se si appartiene a un team principale, è possibile creare una regola che inoltri i verbali delle riunioni ai membri del team esteso.

Delegato

Quando le condizioni della regola sono soddisfatte, delega un appuntamento, una nota o un compito a un altro utente. Ad esempio, è possibile creare una regola per delegare appuntamenti, compiti o note al proprio sostituto durante un periodo di assenza dall'ufficio.

Risposta

Quando le condizioni della regola sono soddisfatte, invia al mittente una risposta preparata in precedenza. Ad esempio, se ci si assenta dall'ufficio per più giorni, è possibile creare una regola che invii una risposta agli elementi ricevuti indicando quando si sarà di ritorno.

È possibile utilizzare Definizione delle condizioni per non inviare risposte a server di mailing list e altri gruppi di utenti estesi.

Accettazione

Quando le condizioni della regola sono soddisfatte, accetta un appuntamento, una nota o un compito. È possibile, ad esempio, creare una regola che accetti tutti gli appuntamenti richiesti da un determinato utente.

Cancella/Rifiuta

Quando le condizioni della regola sono soddisfatte, cancella o rifiuta gli elementi. È possibile, ad esempio, creare una regola che rifiuti tutti gli appuntamenti fissati per un determinato giorno della settimana in cui non si è mai disponibili.

Svuota elemento

Quando le condizioni della regola sono soddisfatte, cancella gli elementi dal cestino. Ad esempio, è possibile creare una regola che svuoti il cestino degli elementi ricevuti da una società che invia regolarmente posta indesiderata.

Sposta nella cartella

Quando le condizioni della regola sono soddisfatte, sposta gli elementi in una cartella. È possibile, ad esempio, fare in modo che tutti gli elementi contenenti determinate parole nel campo Oggetto vengano spostati in una cartella comune.

Collega alla cartella

Quando le condizioni della regola sono soddisfatte, collega gli elementi a una o più cartelle. Il collegamento degli elementi alle cartelle consente di visualizzare gli elementi da più cartelle. Ad esempio, se un elemento è relativo sia al marketing che al personale, è possibile inserirlo nella cartella Marketing e quindi collegarlo alla cartella Personale. L'elemento può quindi essere aperto da entrambe le cartelle.

Marca come privato

Contrassegna come Privato tutti gli elementi che soddisfano le condizioni della regola. È possibile impedire agli utenti incaricati l'accesso agli elementi contrassegnati come privati. Ad esempio, è possibile creare una regola che contrassegni come privati tutti gli elementi provenienti dai propri familiari.

Marca come letto

Contrassegna come letti tutti gli elementi che soddisfano le condizioni della regola. Ad esempio, se si sta esaminando rapidamente lo sviluppo di una risposta in una cartella condivisa e non si desidera seguire tutto lo sviluppo, creare una regola che contrassegni come letti tutti gli elementi dello sviluppo in modo che non vengano visualizzati in cima all'elenco di elementi.

Archiviazione

Quando le condizioni della regola sono soddisfatte, archivia gli elementi. È possibile, ad esempio, archiviare tutti gli elementi relativi a un determinato argomento. Archivia non è disponibile come azione se l'evento di attivazione è Nuovo elemento o Elemento archiviato.

Marca come non letto

Contrassegna come non letti tutti gli elementi che soddisfano le condizioni della regola. Ad esempio, è possibile creare una regola attivata dall'utente per contrassegnare come non letti tutti gli elementi aperti provenienti dal proprio superiore per ricordare di rileggerli o di intraprendere le azioni richieste.

Interrompi elaborazione regola

Interrompe l'azione di altre regole sugli elementi che soddisfano le condizioni della regola. Le regole vengono eseguite nell'ordine in cui sono elencate nella finestra di dialogo Regole. Se sono presenti altre regole applicabili a questi elementi, questa azione ne impedisce l'esecuzione.

Eventi che attivano una regola

Nuovo elemento

La regola viene attivata quando nella casella postale di GroupWise® appare un nuovo elemento. Se si fa clic su Ricevuto, gli elementi in entrata attivano la regola. Se si fa clic su Inviato, gli elementi inviati attivano la regola. Se si fa clic su Pubblicato, la regola viene attivata ogni volta che si crea un, una nota o un compito. Se si fa clic su Bozza, gli elementi contrassegnati come non completati o come bozza attivano la regola.

Elemento archiviato

La regola viene attivata quando un elemento viene inserito in una determinata cartella. Se la cartella non viene specificata, la regola si attiva quando un elemento viene spostato in qualsiasi cartella.

Apri cartella

La regola viene attivata quando si apre una cartella specifica. Se la cartella non viene specificata, la regola si attiva all'apertura di qualsiasi cartella.

Chiudi cartella

La regola viene attivata quando si chiude una cartella specifica. Se la cartella non viene specificata, la regola si attiva alla chiusura di qualsiasi cartella.

Avvia

La regola viene attivata all'avvio di GroupWise.

Esci

La regola viene attivata quando si esce da GroupWise.

Attivato dall'utente

La regola può essere attivata solo manualmente selezionandola dalla finestra di dialogo Regole e quindi facendo clic su Esegui. Ad esempio, anziché creare una regola che sposta sempre determinati elementi in una cartella, è possibile mantenere gli elementi nella casella postale fino a quando si desidera spostarli tutti insieme. Per attivare manualmente una regola, occorre selezionare gli elementi o le cartelle interessate dalla regola nella vista Casella postale o Calendario.

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