Utilizzare le cartelle per memorizzare e organizzare gli elementi di GroupWise
Tutte le cartelle nella finestra principale sono sottocartelle della cartella dell'utente. La cartella dell'utente rappresenta il database dell'utente. All'interno della cartella dell'utente sono presenti le cartelle Casella postale, Elementi inviati, Calendario, Contatti, Documenti, Elenco di controllo, Lavori in corso, Schedario e Cestino. È possibile espandere e comprimere le cartelle contenenti sottocartelle.
È possibile definire un set di proprietà differenti per ciascuna cartella della casella postale. Ad esempio, è possibile ordinare gli elementi in una cartella per data e quelli in un'altra cartella per società.
Accanto a ogni cartella, fatta eccezione per quelle condivise, il numero degli elementi non letti è riportato tra parentesi quadre.
La cartella Casella postale contiene tutti gli elementi ricevuti, ad eccezione degli elementi pianificati (appuntamenti, compiti e note) accettati o rifiutati dall'utente. Gli elementi pianificati accettati vengono spostati nel calendario.
La cartella Elementi inviati contiene tutti gli elementi inviati dalla casella postale e dal calendario. Tutti gli elementi inviati sono presenti in questa cartella, a meno che non vengano spostati in una cartella diversa da Casella postale o Calendario. Se un elemento inviato viene spostato in un'altra cartella, non sarà più visualizzato nella cartella Elementi inviati. È possibile inviare o pianificare nuovamente oppure ritirare gli elementi inviati da questa cartella.
La vista calendario nell'elenco di cartelle contiene diverse opzioni di visualizzazione del calendario. Se si nasconde l'elenco di cartelle facendo clic su Visualizza > Elenco di cartelle, nella finestra principale viene visualizzata una vista migliore del calendario.
Per default la cartella Contatti rappresenta la rubrica Contatti frequenti nella Rubrica. Le modifiche apportate nella cartella Contatti vengono applicate anche alla rubrica Contatti frequenti.
Questa cartella consente di visualizzare, creare e modificare contatti, risorse, organizzazioni e gruppi.
I riferimenti ai documenti sono organizzati nella cartella Documenti in modo da poter essere individuati con facilità.
La cartella Documenti contiene due cartelle Trova. La cartella Dell'autore contiene i riferimenti a tutti i documenti di cui si è l'autore. La cartella Libreria di default contiene i riferimenti a tutti i documenti a cui si ha accesso nella libreria di default.
La cartella Elenco di controllo consente di creare un elenco di compiti. È possibile spostare in questa cartella elementi di qualsiasi tipo (messaggi, telefonate, note, compiti o appuntamenti) e disporli nell'ordine desiderato. A ogni elemento è associata una casella di controllo, che è possibile selezionare per contrassegnare gli elementi una volta completati.
Nella cartella Lavori in corso vengono salvati i messaggi iniziati, ma che si desidera completare in un secondo momento.
La cartella Schedario contiene tutte le cartelle personali dell'utente.
La cartella Posta indesiderata contiene tutta la posta proveniente da utenti presenti nell'elenco dei mittenti indesiderati. Se si seleziona questa opzione, la posta proveniente da persone non presenti nella cartella personale e i cui indirizzi appartengono a indirizzi Internet esterni vengono inviati alla cartella Posta indesiderata.
Tutti i messaggi, le telefonate, gli appuntamenti, i compiti, i documenti e le note cancellati vengono memorizzati nella cartella Cestino. Gli elementi nel cestino possono essere visualizzati, aperti o ripristinati nella casella postale finché il cestino non viene svuotato. Lo svuotamento del cestino implica la rimozione degli elementi in esso contenuti dal sistema.
È possibile svuotare l'intero cestino oppure rimuovere soltanto gli elementi selezionati.
Una cartella condivisa non differisce dalle altre cartelle dello schedario se non per il fatto di essere accessibile anche ad altri utenti. È possibile creare cartelle condivise o condividere cartelle personali già presenti nel proprio schedario. È possibile scegliere gli utenti con cui condividere la cartella e i diritti da assegnare a ciascuno di essi. Tali utenti potranno quindi pubblicare messaggi nella cartella condivisa e creare sviluppi delle discussioni. Non è possibile condividere le cartelle di sistema, ovvero tutte le cartelle descritte in questo argomento della Guida.
Un simbolo di marchio (