請使用「規則」定義一組條件以及在項目符合這些條件時要執行的動作。建立規則時必須進行下列程序:
為規則命名。
選擇事件。事件是啟動規則的觸發者。
選擇該規則影響的項目類型。
新增動作。該動作是在規則觸發時,您要規則執行的動作。
儲存規則。
請確定規則已開啟。
您可指定許多選項來限制規則所影響的項目。例如,可以僅將規則套用於已接受的約會、「標題」方塊中含特定單字的項目,或高優先程度的項目。請使用「定義條件」進一步限制規則。
當狀況符合規則條件時,將準備好的郵件訊息傳遞給您指定的收件者。例如,如果每次從其他群組人員收到月報時都必需通知您的上司,則您可以設定一個規則在收到報告時立即傳遞訊息。
當狀況符合規則條件時,將項目轉遞給一個或多個使用者。例如,如果您是核心小組的成員,可以設定規則將會議記錄轉遞給其他的小組成員。
當狀況符合規則條件時,將約會、備忘記事或任務委託給另一個使用者。例如,如果在您出差時,有人代理您的工作,可以設定您的規則將約會、任務或備忘記事委託給該代理人。
當狀況符合規則條件時,將預備好的回覆傳遞給寄件者。例如,如果您需要離開辦公室幾天,便可以設定規則傳遞回覆給收到的項目,指明您回來上班的時間。
您可能想要使用「定義條件」,以避免回覆傳遞到郵件清單伺服器和其他大型的群組。
當狀況符合規則條件時,接受約會、備忘記事或任務。例如,可以設定規則接受特定人士的全部約會。
當狀況符合規則條件時,刪除或謝絕項目。例如,如果您每週中固定有一日無法參加會議,可以設定規則來拒絕所有該日的約會。
當規則狀況符合時,從「垃圾筒」中刪除項目。例如,您可以設定規則,清除固定傳遞垃圾郵件公司的傳遞項目。
當狀況符合規則條件時,將項目移動至資料夾。例如,您可以將「標題」方塊中包含某些單字的所有項目搬到公用的資料夾中。
當狀況符合規則條件時,將項目連結至一個或多個資料夾。將項目連結至資料夾可讓您從一個以上的資料夾中檢視該項目。例如,有某個項目和「市場」與「人事」相關,則您可以將它放到「市場」資料夾中,然後再連結至「人事」資料夾。這樣您就可以從這兩個資料夾中任何一個來開啟?@個項目。
將所有符合規則條件的項目標記為「私人」。當某個項目標記為「私人」時,您可以限制代理對該項目的存取權限。例如,可以設定規則將所有家族成員的項目都標記為「私人」。
將所有符合規則條件的項目標記為已讀取。例如,如果您在快速瀏覽共享資料夾中的回覆路線時想要停止瀏覽,可以設定規則將路線中的所有項目標示為已看閱,這樣項目就不會從「項目清單」的頂端開始排序。
當狀況符合規則條件時將項目歸檔。例如,您可以設定規則將所有與某個主題相關的項目都歸檔。如果觸發事件為「新項目」或「已存檔項目」,則無法使用歸檔。
將所有符合規則條件的項目標記為未讀取。例如,您可以建立使用者啟動的規則,將所有從管理員處開啟的項目標記為未讀取,以提醒自己重讀項目或加以處理。
使其他的規則停止處理符合規則條件的項目。「規則」的執行是根據它們在「規則」對話方塊中的排列順序而定。如果有其他的規則會影響這些項目,這個規則動作會使其他的規則無法執行。
當 GroupWise
在特定的資料夾內放入項目時會觸發規則。如果不指定資料夾,則在將項目移到任一資料夾時都會觸發規則。
開啟特定資料夾時會觸發規則。如果不指定資料夾,則在開啟任一資料夾時都會觸發規則。
關閉特定的資料夾時會觸發規則。如果不指定資料夾,則在關閉任一資料夾時都會觸發規則。
啟動 GroupWise 時觸發規則。
離開 GroupWise 時觸發規則。
只有在選擇了「規則」對話方塊中的規則,再按一下「執行」後,才能以手動方式觸發規則。例如,您可能想要累積「信箱」中的項目,然後一次將它們移至資料夾,而不希望規則持續將某些項目移動至資料夾。若要以手動方式觸發規則,必須先在「信箱」或「行事曆」檢視窗內選擇規則?绊懙捻椖炕蛸Y料夾。
商標符號 (