ルールは、条件とそれらの条件に項目が合致したとき実行されるアクションの組み合わせを定義します。ルールの作成では、次の操作を行います。
ルールに名前を付けます。
動作を選択します。動作とは、ルールを起動する条件です。
ルールの対象となる項目のタイプを選択します。
アクションを追加します。アクションとは、ルールが起動されたときに実行する動作です。
ルールを保存します。
ルールが有効であることを確認します。
ルールの対象となる項目を制限するために、多くのオプションを指定することができます。たとえば、受諾されたアポイント、[件名]ボックスにある特定の語を含む項目、あるいは優先度の高い項目のみにルールを適用するように設定することができます。ルールをさらに制限するには、[条件定義]を使用してください。
ここでは、ルールが実行できるアクションと、ルールを起動する動作について説明します。
ルールの条件に合ったとき、作成済みのメールを指定された宛先に送信します。たとえば、他のグループから月間報告書を受け取るたびに、上司に通知する必要がある場合、報告書を受け取ったらすぐにメールを送信するルールを作成することができます。
ルールの条件に合ったとき、1人または複数のユーザに項目を転送します。たとえば、中心的なチームで仕事をしている場合、ミーティングの議事録を他のメンバーに転送するルールを作成することができます。
ルールの条件に合ったとき、アポイント、メモ、またはタスクを別のユーザに委任します。たとえば、オフィスを留守にした間に誰かが仕事を代わってくれる場合、アポイント、タスク、メモをその人に委任するルールを作成することができます。
ルールの条件に合ったとき、作成済みの返信を送信者に送ります。たとえば、数日間出張しなければならない場合、いつ帰ってくるかを受信した項目に対して返信するルールを作成することができます。
返信がメールリストサーバや大きなグループに送信されないようにしたい場合は、[条件定義]を使います。
ルールの条件に合ったとき、アポイント、メモ、タスクを受諾します。たとえば、特定の人からのすべてのアポイントを受諾するルールを作成することができます。
ルールの条件に合ったとき、それらの項目をすべて削除または拒否します。たとえば、週のある曜日のミーティングにいつも出席できない場合、その日にスケジュール設定されているアポイントをすべて拒否するルールを作成することができます。
ルールの条件に合ったとき、それらの項目をごみ箱から削除します。たとえば、定期的にジャンクメールを送りつけてくる会社からの項目をごみ箱から削除するルールを作成することができます。
ルールの条件に合ったとき、それらの項目をフォルダに移します。たとえば、[件名]ボックスにある単語を含む項目をすべて1つのフォルダに移動することができます。
ルールの条件に合ったとき、項目を1つまたは複数のフォルダにリンクします。項目をフォルダにリンクすると、2つ以上のフォルダで項目を表示することができます。たとえば、マーケティングと人事に関連した項目がある場合、その項目を[マーケティング]フォルダに入れ、[人事]フォルダにリンクします。そうすれば項目をどちらのフォルダからも開くことができます。
ルールの条件に合うすべての項目に、個人秘マークを付けます。項目に個人秘マークを付けると、その項目への代理人のアクセスを制限することができます。たとえば、家族からの項目にはすべて個人秘マークを付けるルールを作成することができます。
ルールの条件に合うすべての項目に、読んだことを示すマークを付けます。たとえば、共用フォルダ内の返信スレッドに目を通していて、履歴を最後まで読みたくない場合、これらの項目が項目リストの上部に表示されないように、履歴の中のすべての項目に読んだことを示すマークを付けるルールを作成できます。
ルールの条件に合ったとき、項目をアーカイブします。たとえば、件名にある語を含むすべての項目をアーカイブするルールを作成することができます。ルールを起動する動作が[新規項目]または[フォルダに保管]のときは、アーカイブをアクションとして使用できません。
ルールの条件に合うすべての項目に、まだ読んでいないことを示すマークを付けます。たとえば、上司から受け取った開封済みの項目すべてに未読マークを付けて、再読するようにしたり、それに基づいて行動するようにルールを作成することができます。
ルールの条件に合う項目に対して、他のルールがアクションを実行しないようにします。ルールは[ルール]ダイアログボックスのリストの順に実行されます。このアクションを指定することにより、ルールの条件に合致した場合、後に続くルールの実行を中断することができます。
新規項目がGroupWise
項目が特定のフォルダ内に入れられると、ルールが起動されます。フォルダを指定しない場合、項目がいずれかのフォルダに移動されると、ルールが起動されます。
特定のフォルダを開くと、ルールが起動されます。フォルダを指定しない場合、いずれのフォルダを開いてもルールが起動されます。
特定のフォルダを閉じると、ルールが起動されます。フォルダを指定しない場合、いずれのフォルダを閉じてもルールが起動されます。
GroupWiseを起動すると、ルールが起動されます。
GroupWiseを終了すると、ルールが起動されます。
[ルール]ダイアログボックスでルールを選択し、[実行]をクリックすることによって、手動でのみルールが起動されます。たとえば、ルールによって常に特定の項目をフォルダに移動するのでなく、メールボックスに項目をためておいてから、一度に全部の項目を移動することができます。ルールを手動で実行するには、まず、メールボックスまたはカレンダービューで、ルールの対象となる項目またはフォルダを選択しておかなければなりません。
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